Differenza tra caparra ed acconto per hotel: come comportarsi con il cliente?

differenza tra caparra ed acconto in hotel

Molto spesso serpeggia tra gli albergatori la confusione tra caparra ed acconto, causando dubbi e perplessità anche tra gli addetti ai lavori.

Come sappiamo, la prenotazione di una camera può avvenire tramite diversi canali: telefono, canali OTA, e-mail o booking engine del sito. 

Dopo aver effettuato la prenotazione, il gestore della struttura può voler richiede una somma di denaro a garanzia della prenotazione con delle regole di restituzione in caso di cancellazione che variano.

L’acconto è un anticipo sul totale dovuto, che il cliente versa per soggiornare presso una struttura. Tale acconto conferma la volontà del cliente, nel caso di disdetta il cliente ha il diritto di riceverlo indietro. L’acconto tutela in maniera completa il cliente.

La caparra è una somma versata a garanzia di un contratto, se è versata una caparra e il cliente cancella la sua prenotazione, la struttura ricettiva ha il diritto di trattenere la caparra, tranne in un caso che vedremo successivamente.

La caparra può essere di 2 tipi: confirmatoria e penitenziale.

Caparra confirmatoria

La caparra confirmatoria è prevista dalla legge secondo il Codice Civile (art. 1385 c.c.), è una somma versata a fini di garanzia, dove il cliente versa all’albergatore una cifra che solitamente non supera il 25-30%, al fine di confermare la prenotazione.

Nell’eventualità in cui il cliente dovesse cancellare, non solo andrà a perdere la caparra, ma potrebbe essere costretto a risarcire interamente l’albergatore per il mancato guadagno.

La caparra confirmatoria ha infatti una triplice funzione di prevenzione del danno, di autotutela e di garanzia dell’obbligazione.

Nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti, il cliente potrà richiedere il doppio di quanto versato, fatto salvo che il cliente accetti di essere ricollocato presso una struttura ricettiva limitrofa di uguale o superiore categoria. In caso di ricollocamento, le spese per il trasferimento ad altra struttura e l’eventuale differenza di prezzo della stessa sono a carico dell’albergo che non è in grado di fornire i servizi confermati.

Caparra penitenziale

La caparra penitenziale è prevista dalla legge secondo il Codice Civile (art. 1386 c.c.) ed è una somma versata dal cliente a fini di garanzia che va a confermare la prenotazione. Nel caso in cui il cliente disdica la prenotazione, l’albergatore tratterrà la somma che il cliente ha versato, senza però richiedere il risarcimento dell’intero guadagno.

Come viene stabilito il versamento della caparra?

L’Unione Nazionale dei Consumatori afferma che in generale l’importo da versare come caparra non debba superare il 25% del prezzo complessivo, tuttavia l’importo della caparra dovrebbe essere stabilito da un accordo tra le parti.

Il versamento della caparra si può effettuare tramite bonifico bancario indicando esplicitamente nella causale la parola “caparra”.

Nell’ipotesi in cui l’albergatore voglia un’alternativa al versamento della caparra, si può richiedere una carta di credito a garanzia su cui potrà essere applicata una penale in caso di disdetta della prenotazione.

Che cosa fare quando ricevo il pagamento per una caparra?

Va emesso un documento con valenza fiscale (documento commerciale online o fattura elettronica) che attesti la ricezione dell’importo.

Terminato il soggiorno si andrà ad emettere una fattura elettronica per il restante importo, e nella causale si andrà ad inserire la dicitura “X € (importo già pagato con bonifico) al netto della Caparra confirmatoria già versata”.

Ad esempio tramite il software Slope emettere un documento fiscale per una prenotazione è facilissimo, basta accedere al dettaglio della prenotazione direttamente nel PMS, inserire i dati del cliente e il suo codice di identificazione o PEC.

Slope si occuperà di tutto il resto, anche all’invio al sistema di interscambio tramite un partner certificato AgID si occuperà della firma ed invio della fattura elettronica in XML al Sistema di Interscambio (SDI).

Nel caso in cui il soggiorno venga meno e la caparra debba essere restituita (nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti o diversi accordi tra le parti) , nella causale del bonifico che si va ad effettuare al cliente si inserirà “restituzione caparra confirmatoria versata con bonifico del ___________”.

Che cosa fare se il cliente non inserisce la dicitura caparra nella causale del bonifico?

Altro caso che ci si può prospettare è quello in cui un cliente ci invia un bonifico per una caparra, ma nella causale non inserisce la dicitura Caparra, in questo caso possiamo:

  • emettere una fattura corrispondente al bonifico ricevuto, considerando la caparra come acconto. 

Terminato il soggiorno si andrà a fatturare il restante importo concordato per il soggiorno (comprensivo di eventuali extra e tasse), al netto dell’acconto già ricevuto e fatturato.

Nel caso in cui il soggiorno venga meno, “per eventuali inadempienze da parte della Struttura” la caparra verrà restituita e quindi si procederà all’emissione della Nota di Credito per l’importo ricevuto.

In questo articolo abbiamo parlato spesso di nota di credito, sappiamo tutti che è un documento fiscale con gli stessi requisiti di una fattura e deve riportare tutti i dati presenti nella fattura emessa, importo e il numero della fattura da stornare.

Una volta compilata può essere inviata al sistema di interscambio. 

Quando si può emettere una nota di credito? 

Cerchiamo di capire quali sono i motivi in cui possiamo emettere una nota di credito:

  1. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore (in genere questi dati si trovano nella fattura  in alto a destra) 
  2. importo sbagliato nella fattura precedentemente emessa
  3. data di emissione di emissione errata nella fattura precedente emessa
  4. rescissione di un contratto
  5. il cliente, che precedentemente ha effettuato il pagamento e per cui ho precedentemente emesso una fattura, successivamente non si presenta nella struttura.
nota di credito in Slope

Il gestionale Slope consente di emettere una nota di credito in pochi minuti e senza errori, come già detto per le fatture, si ha la possibilità di emettere una nota di credito automaticamente.

Esempio della creazione di una nota di credito

La nota di credito Parziale può essere inviata se si vuole stornare l’importo in eccesso e la relativa IVA già calcolata nella fattura precedentemente emessa.

Nel caso in cui il cliente procede con bonifico per acconto come ci dobbiamo comportare?

Nel caso in cui un cliente procede con un bonifico per acconto nei nostri confronti, siamo tenuti ad emettere entro e non oltre la data in cui l’importo è stato pagato dal cliente una fattura.

Nella fattura di acconto dobbiamo inserire il servizio (es acconto per soggiorno) e l’importo effettuato dal cliente.

Quando il cliente procede al saldo della fattura, verrà emessa una fattura completa,  con descrizione analitica dei servizi, importo complessivo dal quale si detrarrà quello precedentemente incassato a titolo di acconto. 

Nel caso in cui il soggetto venga meno, si può procedere con l’emissione della Nota di credito sopra descritta.

Nello schema allegato è possibile trovare un riepilogo di quanto scritto sopra.


AccontoCaparra
Da restituire in caso di cancellazione?SISoltanto nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti.
Devo emettere un documento fiscale quando lo incasso?SISI
Bisogna emettere una nota di Credito?SISi nel caso di restituzione

È possibile annullare uno scontrino telematico ?

Lo scontrino telematico viene emesso in tutti i casi in cui non si ha l’obbligo di invio della fattura elettronica. 

Il sistema Slope utilizza un sistema di comunicazione con Epson per l’invio dei corrispettivi.

Per quanto riguarda lo scontrino elettronico (o ricevuta fiscale) è possibile procedere all’annullamento dello stesso, in base al momento in cui viene emesso lo scontrino:

  1. Se lo scontrino viene emesso errato, ma non è ancora stato consegnato al cliente, si può annullare emettendo uno scontrino con segno opposto, che annulli il precedente e si può procedere all’emissione del nuovo scontrino corretto (al registro elettronico dei corrispettivi va allegato lo scontrino errato con l’indicazione di una barra e la dicitura “annullato”;
  2. Se lo scontrino viene emesso errato e già è stato consegnato al cliente, va attuata la procedura di annullamento dello scontrino in giornata, prima della chiusura di cassa e va indicato nel registro il numero dello scontrino da annullare, al netto dell’importo annullato;
  3. Se lo scontrino è già stato emesso e la chiusura di cassa è già stata effettuata, allora il giorno successivo (o comunque appena ci si rende conto dell’errore) va annullato lo scontrino  elettronico con la procedura di storno di “annullamento o reso”  prevista su ogni RT telematico oppure online nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

Cosa sono upsell e cross sell, strategie di revenue per l’hotel

Cosa sono upsell e cross sell, strategie di revenue per l’hotel

Negli ultimi venti anni la tecnologia ha cambiato il mondo turistico ed il settore alberghiero in maniera sostanziale, apportando dei cambiamenti a tratti rivoluzionari.

A differenza del passato in cui si percepiva un certo imbarazzo nel proporre servizi aggiuntivi, strumenti come le email hanno messo a maggior frutto tecniche di vendita a caldo come l’up-selling e il cross-selling, in cui vengono offerti passaggi a camere di livello superiore o acquisto di servizi extra.

Up-selling e cross-selling sono nobili arti, la cui bravura sta nel far spendere più denaro al cliente di quanto avesse stabilito in precedenza.

Prima di entrare nello specifico, spieghiamo brevemente il significato di questi termini:

Cosa significano upselling e cross selling

L’upselling è una pratica di vendita per cui si cerca di offrire al potenziale cliente un prodotto superiore alla sua idea di partenza, si vuole proporre qualcosa di maggiore rispetto alla scelta iniziale. Ad esempio viene offerto l’upgrade ad una stanza superiore, magari applicando uno sconto rispetto al prezzo di listino.

Il cross selling invece, è una tecnica di vendita che consiste nell’offrire un servizio di una categoria diversa in aggiunta al prodotto già acquistato, facendolo però risultare complementare.

Alcuni esempi di cross selling ci vengono mostrati da alcuni portali di prenotazione online che oltre a permettere la prenotazione del volo, vanno poi ad offrire prodotti complementari come il noleggio di un’auto o il pernottamento.

Altro esempio ci arriva dalle compagnie aeree low cost, che dopo aver completato la prenotazione del volo, permettono di acquistare ulteriori servizi a pagamento come la scelta del posto a sedere o la possibilità di imbarcare un bagaglio in stiva.

La differenza tra upsell e upgrade

La differenza sta solamente nel fatto che l’upgrade è il passaggio gratuito ad una camera di livello superiore, mentre l’upsell è la vendita dello stesso. Molti si chiedono quale sia la migliore strategia da adottare, intimoriti dal dubbio che troppe opportunità possano portare a nessuna scelta.

La chiave per il successo in entrambe sta nel cercare di comprendere ciò che vogliono maggiormente i clienti, preferiscono l’upgrade ad una camera superiore oppure vogliono aggiungere un extra come una passeggiata a cavallo?

Da sottolineare è che l’upselling permette di creare un rapporto di amicizia e di fidelizzazione con il cliente, il quale sarà “onorato”, sentendosi come il prescelto che è riuscito ad usufruire di una camera superior ad un prezzo scontato.

Come e quando proporre un buon upsell

L’upselling è un suggerimento delicato, non un pressing asfissiante che il cliente deve accettare, va proposto in maniera strategica e sottile.

Esempio: Manca una settimana al 14 febbraio e Mario Rossi ha già pagato 150€ per soggiornare nella vostra struttura con la sua dolce metà per la nottata di San Valentino.

È il 12 febbraio e vi rendete conto che le camere standard che avete a disposizione sono tutte occupate, mentre le suite non hanno registrato nessuna prenotazione. È il momento di giocare la carta up-sell.Inviate una mail a Mario Rossi in cui gli dite che “per soli 40€ in più potrà dormire nella suite”.

Mario Rossi ci pensa un po’ ed accetta, sentendosi doppiamente contento per l’upselling:

  1. Con pochi euro in più potrà godere della suite;
  2. Farà un’ulteriore sorpresa alla sua dolce metà, regalando così un’immagine ancora più bella della vostra struttura attraverso il passaparola.

Diverso è il discorso di upselling “face to face” che avviene quando la persona si registra al desk della struttura. In questo caso, oltre all’evidente imbarazzo di chi propone un servizio aggiuntivo a pagamento, si nota come il cliente tenda a declinare l’offerta, questo perché si era già prefissato di spendere una determinata cifra.

Upsell strumento di revenue fondamentale

L’upsell può rivelarsi uno strumento di revenue fondamentale per due motivi:

  1. Liberando camere di livello più basso si aumenta la possibilità di ottenere nuove prenotazioni poiché le camere di livello “inferiori” sono mediamente più facili da vendere;
  2. Si guadagna sul costo di una camera “superior” che altrimenti sarebbe rimasta probabilmente invenduta.

L’upsell può essere proposto da tutte quelle strutture che dispongono di un ventaglio di tipologie di camere e che vogliono aumentare i propri ricavi in maniera intelligente, massimizzando ogni risorsa della propria struttura.

Può essere utilizzato con maggiore intensità nei periodi di bassa stagione per aumentare i ricavi e fidelizzare qualche cliente, oppure nei periodi di alta stagione quando le camere standard sono prese d’assalto e si ha l’esigenza di dirottare qualcuno nella suite.

Come e quando proporre il cross sell di servizi

Il cross selling a differenza dell’up-selling può essere proposto con maggiore frequenza, e come già detto, consiste nella vendita di servizi aggiuntivi.

Questo vuol dire che al momento della prenotazione o alcuni giorni dopo, può essere offerta al cliente l’aggiunta di servizi contingenti al soggiorno come:

  • pacchetto centro benessere
  • passeggiata a cavallo
  • degustazione di vini.

EsempioMario Rossi dopo lo splendido San Valentino nella vostra struttura decide di tornare per il ponte del 2 giugno. Una settimana prima del suo arrivo gli viene inviata una mail di pre-stay nella quale lo si informa della possibilità di usufruire di alcuni trattamenti del vostro centro benessere con uno sconto del 30% rispetto al prezzo di listino.

Esempi di cross sell in hotel

Ecco un elenco di alcuni servizi di cross sell da proporre durante il soggiorno dell’ospite:

  • Trattamenti e messaggi del centro benessere ad un prezzo scontato

  • Late check out

  • Servizio di lavanderia

  • Colazione o cena in camera

  • Attività ed escursioni da proporre con tariffe dedicate

Il triangolo magico: Slope e gli strumenti di upselling e cross selling

Slope mette a disposizione strumenti di revenue per massimizzare i guadagni della propria struttura in modo automatico e configurabile.
L’ albergatore può definire delle regole di upsell e cross sell da impostare a priori, come ad esempio:

“Offri a tutti gli ospiti della camera standard la possibilità di passare in suite qualora la suite sia ancora disponibile 2 giorni prima del checkin per X€ in più”.

L’upsell della camera viene proposto al cliente ed acquistato ancora prima che questo arrivi in struttura. Lo staff della struttura sarà notificato in anticipo del passaggio di camera ed avrà sempre la situazione sotto controllo.

Il cross sell, allo stesso modo permette di automatizzare la vendita di servizi aggiuntivi come: trattamenti SPA, ristorazione, intrattenimento e tanto altro. Si offre così la possibilità ai propri clienti di rendere il loro soggiorno unico, proponendo loro l’acquisto di servizi aggiuntivi in modo professionale ed elegante, ciò li renderà più felici, migliorando di conseguenza la reputazione del vostro hotel.

Se siete curiosi di vedere l’interfaccia che si trova davanti il vostro cliente una volta aperta l’e-mail in cui viene notificato della possibilità di acquistare un upsell, potete inviarci una mail a info@slope.it

Hai poche camere e tanto lavoro? Ecco il “receptionist virtuale” che lavora per te e ti fa risparmiare denaro

receptionist virtuale

La gestione di una struttura ricettiva anche piccola come un agriturismo o un bed and breakfast richiede spesso un grande impegno lavorativo perché gli aspetti da tenere sotto controllo sono molti: prenotazioni, accoglienza del cliente e gestione della struttura sono solo alcune delle cose che si trova ad affrontare chi gestisce un’attività ricettiva.

Molti addetti ai lavori lamentano la necessità di dover passare molto tempo davanti al pc, tra registrazione delle prenotazioni, sincronizzazione dei portali OTA, aggiornamento di tariffe, extra richiesti dai clienti, emissione delle fatture e generazione di schede alloggiati. Mansioni che richiederebbero l’aiuto e l’assunzione di un collaboratore, ma ovviamente la struttura da gestire ha poche camere ed assumere personale è impossibile per via dei costi da sostenere.

Quindi come può un piccolo albergatore lavorare meglio ed automatizzare parte del lavoro?

Noi di Slope crediamo che ci sia bisogno di un receptionist virtuale!
Che cosa si intende per “receptionist virtuale”?
Il receptionist virtuale è in grado di automatizzare le operazioni di gestione dell’hotel, svolgendo senza errori il lavoro che altrimenti dovrebbe essere fatto da una persona.

Ti è mai capitato di …

Caso pratico n°1 – La spesa al supermercato.

Stai spingendo il carrello, le corsie sono affollate oltremodo e tuo figlio non vuole proprio ascoltarti. Ad un tratto suona il telefono, numero sconosciuto, rispondi ed è un tuo potenziale cliente che chiama dall’altra parte dell’Italia per registrare una prenotazione telefonica.
Cerchi un foglio di carta ed una penna, ti accontenti della lista della spesa, e tra petto di pollo, latte e chili di mele da comprare, annoti le generalità del cliente. I dati li hai registrati, però ora non riesci più a leggere cosa dovevi comprare.
Il receptionist virtuale ti assiste e ti permette di registrare la prenotazione direttamente dal cellulare, in pochi passaggi. Il calendario delle prenotazioni è veloce e facile da usare, si possono registrare aperture e chiusure camere in pochi secondi. Elementare, no?

Caso pratico n°2 – Smetti di correre dietro alle cancellazioni!

La stagione estiva è alle porte, la tua piccola struttura ha registrato il tutto esaurito e vuoi che sia tutto perfetto per accogliere gli ospiti.
La giornata è fitta di impegni, c’è da fare un po’ di manutenzione in piscina e bisogna passare dal commercialista per sbrigare alcune pratiche.
Si prevede una giornata davvero frenetica, quando ad un tratto ti arriva la notifica della cancellazione di una prenotazione sotto data. Disastro, ora bisogna correre in ufficio, aprire i portali OTA e reinserire le date manualmente. Mentre sei in auto pensi a quanto sarebbe comodo che qualcuno si occupi di aprire automaticamente le date al posto tuo così da occuparle nuovamente e salvare del prezioso fatturato.
Il receptionist virtuale lo fa per te, facendoti guadagnare tempo e aumentando le possibilità di vendere nuovamente la camera. Magia!

Caso pratico n°3 – Viva il bollettino autostrade, addio webmaster

Il prossimo mese ci sarà un ponte che farà mettere in viaggio tantissimi italiani, senti già riecheggiare il bollettino autostrade che preannuncia bollino nero e traffico da esodo.
L’equazione è elementare, traffico da esodo = persone che devono soggiornare.
È il momento giusto per attivare un’offerta speciale per vendere le ultime camere rimaste.
Tuttavia per creare una promozione sai che devi chiamare il tuo webmaster Mario e chiedergli di aggiornare il sito. Mario ha sempre molti impegni e se va bene inserirà l’offerta tra qualche giorno… sempre che se ne ricordi senza doverlo ricontattare almeno 10 volte.
Problema risolto. Il receptionist virtuale ti permette di creare pacchetti ed offerte direttamente dal gestionale, il widget promozioni aggiornerà in automatico il tuo sito web e gli altri canali di vendita, permettendo al cliente di prenotare direttamente la soluzione. In pratica non dovrai più ricordarti di aggiornare manualmente il tuo sito. Super!

Caso pratico n°4 – Tutta la comodità dal tuo divano

È stata una giornata davvero estenuante tra richieste assurde dei clienti e il tram tram quotidiano, vuoi solo sederti sul divano con l’iPad e goderti la tua serie preferita.
Ad un tratto ti arriva una notifica: è una mail con cui ti viene richiesto un preventivo. Lo invii domani mattina oppure ti alzi e vai in ufficio a prendere il pc? Sei uno stacanovista e decidi di farlo subito.
Il receptionist virtuale ti permette di rimanere comodamente seduto sul tuo divano, con l’iPad (o con qualsiasi altro dispositivo) potrai creare comodamente il preventivo in pochi secondi dal tuo cellulare o dal tablet senza rinunciare ad una veste grafica accattivante e d’impatto. Un sogno!

Come faccio ad avere un receptionist virtuale?

Slope non è un semplice software gestionale ma una soluzione completa che automatizza il tuo lavoro e lo semplifica, ci piace pensare che sia come un receptionist virtuale ed è per questo che Slope è la soluzione ideale non solo per grandi hotel ma anche per strutture ricettive a conduzione familiare che hanno bisogno di un assistente e non di un software complicato da usare.

Fatture e ricevute fiscali: l’abc per hotel e B&B

Fatture o ricevute fiscali? Ecco alcuni consigli per la loro giusta compilazione nel settore alberghiero.
Partiamo dall’a,b,c: la differenza principale tra la fattura e la ricevuta fiscale è che quest’ultima si emette nei confronti di soggetti privati (non titolari di partita IVA) ed è paritetica allo scontrino, mentre la prima si emette a soggetti con partita IVA, che generalmente possono essere professionisti e aziende.

Per tutti coloro i quali offrono prestazioni alberghiere, è ovviamente obbligatoria l’emissione della ricevuta fiscale o dello scontrino fiscale, mentre non è obbligatoria l’emissione della fattura che viene fatta solo se richiesta dal cliente.

 

COME E QUANDO EMETTERE LA RICEVUTA FISCALE

La compilazione della ricevuta fiscale è più semplice rispetto alla fattura, va emessa in duplice copia, al cliente va consegnata l’originale, mentre all’albergatore resterà la copia, che dovrà poi consegnare al commercialista.
La ricevuta va emessa su un modulo stampato e pre-numerato dove occorre inserire:

  1. Denominazione della struttura alberghiera, indirizzo, luogo, partita IVA e volendo telefono ed email;
  2. Numero progressivo e data della ricevuta fiscale;
  3. Descrizione della prestazione che viene rilasciata dalla struttura alberghiera, specificando la durata del soggiorno e il trattamento offerto;
  4. Importo dovuto, comprensivo di IVA e tassa di soggiorno.

COME EMETTERE LA FATTURA

La fattura fiscale si emette nei confronti di soggetti con partita IVA e va emessa in due copie, una per il cliente e una per l’albergatore. La funzionalità della fattura è quello di attestare una prestazione e richiederne il pagamento al soggetto con partita IVA, di fatto serve a comprovare l’avvenuta prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo.
Di seguito ecco gli elementi contenuti in una fattura:

  • il numero progressivo (ogni anno solare deve partire da uno);
  • la data di emissione del documento;
  • i dati identificativi dell’emittente e del cliente che sono: nome o ragione sociale con partita IVA, codice fiscale, indirizzo e iscrizione al Registro delle Imprese;
  • descrizione della prestazione che viene rilasciata dalla struttura alberghiera, specificando la tipologia, la tassa di soggiorno e la quantità dei beni ceduti con il loro prezzo unitario e complessivo;
  • la modalità di pagamento (bonifico, contanti, assegno, ecc);
  • l’aliquota e l’ammontare dell’IVA;
  • eventuali sconti;
  • il totale della fattura, che costituisce l’importo totale a debito del cliente.

Può capitare l’eventualità in cui un cliente che ha soggiornato presso la struttura possa chiedere l’emissione della fattura anche se non ha la partita IVA, questo perché ha la necessità di documentare e rendicontare i costi. In tal caso è sufficiente integrare la ricevuta fiscale con le generalità del cliente (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale).

FATTURE E RICEVUTE CON IL GESTIONALE SLOPE

Il gestionale alberghiero Slope permette di emettere documenti fiscali (fatture e ricevute) in maniera semplice e veloce direttamente dal gestionale (PMS), attraverso un sistema di creazione delle fatture in grado di emettere ricevute e fatture in pochi secondi.

Le voci in fattura come le generalità del cliente, la durata del soggiorno e la tipologia di camera vengono inserite automaticamente nel momento della prenotazione così da rendere ancora più lineare il successivo processo di fatturazione.
Basta scegliere il tipo di documento fattura/ricevuta fiscale e la tipologia di cliente persona fisica/azienda e la fattura verrà generata automaticamente, pronta per essere scaricata e stampata.

Slope offre inoltre massima flessibilità nella divisione delle voci di una prenotazione e servizi aggiuntivi acquistati durante il soggiorno su diversi documenti fiscali.

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Che cosa è un Booking Engine? Come scegliere un Booking Engine?

Immagine del booking engine di un hotel

Un booking engine è un software web che viene collegato al sito web di una struttura ricettiva e permette ai visitatori del sito di prenotare un soggiorno.

Un booking engine è un’applicazione “sicura” in grado di trasmettere i dati personali e dati di carta di credito tramite un protocollo https quindi criptato.

Oltre alle funzionalità del channel manager di cui abbiamo già parlato, andiamo ad analizzare le caratteristiche di base di un buon booking engine.

Il booking engine è uno strumento alla base delle principali strategie di disintermediazione turistica proprio perché grazie a questo software l’albergatore può ricevere prenotazioni direttamente dal cliente finale senza la necessità di intermediari.

Moltissimi booking engine chiedono all’albergatore un canone fisso annuale, indipendentemente dal numero di prenotazioni e dall’importo delle prenotazioni registrate.

Altri booking engine chiedono invece una percentuale su ogni prenotazione, la commissione può oscillare dal 5% al 10%, a secondo da chi fornisce il servizio.
Tale soluzione se inizialmente sembra comportare un risparmio, a fine anno risulta in realtà più costosa.

Esempio di un booking engine nella fase di prenotazione del soggiorno
Esempio del booking engine di Slope

Per quanto riguarda l’efficacia dei booking engine, la maggior parte dei booking engine presenti sul mercato hanno un tasso di conversione (prenotazioni che vanno a buon fine) che preso in modo assoluto può sembrare basso, stiamo parlando infatti del 3-4% delle prenotazioni totali.

Tuttavia questo numero va però interpretato sotto una chiave più ampia, infatti molti visitatori utilizzano il booking engine come “motore di preventivo” per capire se l’hotel ha disponibilità in una certa data e per valutare se i costi del soggiorno sono in linea con il loro budget.

Una volta che il potenziale cliente ha visionato disponibilità e costi, molto spesso procede alla prenotazione telefonica o in certi casi compilando il form di contatto.

Come aumento il numero di prenotazioni provenienti dal mio booking engine?

Per capire le ragioni che stanno dietro ad un basso numero di prenotazioni dirette, è necessario analizzare i dati di traffico del sito web della struttura.

Sulla base della nostra esperienza abbiamo notato che la maggior parte delle strutture che lamentano poche prenotazioni dal sito ufficiale spesso hanno:

  • booking engine non collegato correttamente, quindi la call to action per accedere a questo strumento è nascosta o non immediata;
  • il sito web non è mobile friendly, quindi non accessibile da dispositivi mobili, perdendo quindi una fatta di visitatori in media superiore al 50%;
  • il sito web è lento ed impiega più di 5 secondi per caricarsi;
  • non stanno investendo in campagne AdWords.

clienti non arrivano da soli ed investire parte del budget in alcuni canali, come il web, per promuovere la propria struttura è cosa buona e giusta. Se nel sito non c’è traffico di utenti, il booking engine da solo non può fare miracoli.

Quel budget che un tempo veniva speso per stampare centinaia e centinaia di brochure cartacee, oggi va catalizzato verso altri canali, citando Henry Ford:

Chi smette di fare pubblicità per risparmiare soldi è come se fermasse l’orologio per risparmiare il tempo.

Quali sono le tariffe che andate ad offrire?

Ma non basta avere un sito performante e ben strutturato per far lavorare bene il booking engine.
Altre accortezze fondamentali sono:

  • Offrire sempre una tariffa non rimborsabile con uno sconto che va dal 5% al 10%;
  • Offrire promozioni e tariffe speciali (pacchetti) riservati a chi prenota dal sito o direttamente;
  • Inserire foto e descrizioni delle camere che siano accattivanti

Quali metodo di pagamento vengono messi a disposizione nel booking engine?

Oltre alle tariffe, un aspetto su cui prestare attenzione è quali sono i sistema di pagamento con cui un cliente può acquistare un soggiorno.

Il booking engine deve offrire metodi di pagamento molteplici: dal bonifico bancario alla carta di credito a garanzia, al pagamento immediato attraverso note piattaforme come Stripe o Paypal.

Quali sono i sistemi di prenotazione più avanzati?

I BE più avanzati, permettono di vendere delle tariffe speciali che non richiedono la carta di credito a garanzia, queste tariffe in genere vengono rese disponibili solo in periodi media o bassa stagione (quando il tasso di occupazione difficilmente raggiunge il 100%).

Queste tariffe senza acconto permettono agli ospiti di prenotare camere in modo semplice e veloce inserendo solamente le proprie generalità.

Tale strategia di vendita è caldeggiata dalle principali OTA che spingono gli albergatori a non richiedere una carta di credito, proprio al fine di aumentare il numero di prenotazioni.

Noi suggeriamo di utilizzare questo approccio con attenzione, valutare bene in quali periodi si vuole rendere possibile questo genere di prenotazione e in quali periodi invece no, così da evitare spiacevoli cancellazioni last minute e perdita di revenue.

Comparativa Booking Engine

Il Booking Engine di Slope segue tutti i canoni di qualità in termini di velocità di caricamento, funzionamento sui vari dispositivi fissi e mobili e si adatta alla lingua del browser del cliente che lo visiona.

Direttamente dal vostro pannello di gestione è possibile impostare in quali periodi dell’anno si desidera ricevere prenotazioni con carta di credito a garanzia e in quali periodi invece la carta di credito non è necessaria.

Creando una promozione o un’offerta speciale, grazie a widget HTML o wordpress, Slope è in grado di aggiornare automaticamente il vostro sito web collegando ciascuna promozione alla pagina di prenotazione del booking engine.

Come per magia creerete offerte e promozioni in un solo punto e tutti i vostri canali di vendita e promozione si aggiorneranno, contattaci per scoprirne di più!