Hai poche camere e tanto lavoro? Ecco il “receptionist virtuale” che lavora per te e ti fa risparmiare denaro

receptionist virtuale

La gestione di una struttura ricettiva anche piccola come un agriturismo o un bed and breakfast richiede spesso un grande impegno lavorativo perché gli aspetti da tenere sotto controllo sono molti: prenotazioni, accoglienza del cliente e gestione della struttura sono solo alcune delle cose che si trova ad affrontare chi gestisce un’attività ricettiva.

Molti addetti ai lavori lamentano la necessità di dover passare molto tempo davanti al pc, tra registrazione delle prenotazioni, sincronizzazione dei portali OTA, aggiornamento di tariffe, extra richiesti dai clienti, emissione delle fatture e generazione di schede alloggiati. Mansioni che richiederebbero l’aiuto e l’assunzione di un collaboratore, ma ovviamente la struttura da gestire ha poche camere ed assumere personale è impossibile per via dei costi da sostenere.

Quindi come può un piccolo albergatore lavorare meglio ed automatizzare parte del lavoro?

Noi di Slope crediamo che ci sia bisogno di un receptionist virtuale!
Che cosa si intende per “receptionist virtuale”?
Il receptionist virtuale è in grado di automatizzare le operazioni di gestione dell’hotel, svolgendo senza errori il lavoro che altrimenti dovrebbe essere fatto da una persona.

Ti è mai capitato di …

Caso pratico n°1 – La spesa al supermercato.

Stai spingendo il carrello, le corsie sono affollate oltremodo e tuo figlio non vuole proprio ascoltarti. Ad un tratto suona il telefono, numero sconosciuto, rispondi ed è un tuo potenziale cliente che chiama dall’altra parte dell’Italia per registrare una prenotazione telefonica.
Cerchi un foglio di carta ed una penna, ti accontenti della lista della spesa, e tra petto di pollo, latte e chili di mele da comprare, annoti le generalità del cliente. I dati li hai registrati, però ora non riesci più a leggere cosa dovevi comprare.
Il receptionist virtuale ti assiste e ti permette di registrare la prenotazione direttamente dal cellulare, in pochi passaggi. Il calendario delle prenotazioni è veloce e facile da usare, si possono registrare aperture e chiusure camere in pochi secondi. Elementare, no?

Caso pratico n°2 – Smetti di correre dietro alle cancellazioni!

La stagione estiva è alle porte, la tua piccola struttura ha registrato il tutto esaurito e vuoi che sia tutto perfetto per accogliere gli ospiti.
La giornata è fitta di impegni, c’è da fare un po’ di manutenzione in piscina e bisogna passare dal commercialista per sbrigare alcune pratiche.
Si prevede una giornata davvero frenetica, quando ad un tratto ti arriva la notifica della cancellazione di una prenotazione sotto data. Disastro, ora bisogna correre in ufficio, aprire i portali OTA e reinserire le date manualmente. Mentre sei in auto pensi a quanto sarebbe comodo che qualcuno si occupi di aprire automaticamente le date al posto tuo così da occuparle nuovamente e salvare del prezioso fatturato.
Il receptionist virtuale lo fa per te, facendoti guadagnare tempo e aumentando le possibilità di vendere nuovamente la camera. Magia!

Caso pratico n°3 – Viva il bollettino autostrade, addio webmaster

Il prossimo mese ci sarà un ponte che farà mettere in viaggio tantissimi italiani, senti già riecheggiare il bollettino autostrade che preannuncia bollino nero e traffico da esodo.
L’equazione è elementare, traffico da esodo = persone che devono soggiornare.
È il momento giusto per attivare un’offerta speciale per vendere le ultime camere rimaste.
Tuttavia per creare una promozione sai che devi chiamare il tuo webmaster Mario e chiedergli di aggiornare il sito. Mario ha sempre molti impegni e se va bene inserirà l’offerta tra qualche giorno… sempre che se ne ricordi senza doverlo ricontattare almeno 10 volte.
Problema risolto. Il receptionist virtuale ti permette di creare pacchetti ed offerte direttamente dal gestionale, il widget promozioni aggiornerà in automatico il tuo sito web e gli altri canali di vendita, permettendo al cliente di prenotare direttamente la soluzione. In pratica non dovrai più ricordarti di aggiornare manualmente il tuo sito. Super!

Caso pratico n°4 – Tutta la comodità dal tuo divano

È stata una giornata davvero estenuante tra richieste assurde dei clienti e il tram tram quotidiano, vuoi solo sederti sul divano con l’iPad e goderti la tua serie preferita.
Ad un tratto ti arriva una notifica: è una mail con cui ti viene richiesto un preventivo. Lo invii domani mattina oppure ti alzi e vai in ufficio a prendere il pc? Sei uno stacanovista e decidi di farlo subito.
Il receptionist virtuale ti permette di rimanere comodamente seduto sul tuo divano, con l’iPad (o con qualsiasi altro dispositivo) potrai creare comodamente il preventivo in pochi secondi dal tuo cellulare o dal tablet senza rinunciare ad una veste grafica accattivante e d’impatto. Un sogno!

Come faccio ad avere un receptionist virtuale?

Slope non è un semplice software gestionale ma una soluzione completa che automatizza il tuo lavoro e lo semplifica, ci piace pensare che sia come un receptionist virtuale ed è per questo che Slope è la soluzione ideale non solo per grandi hotel ma anche per strutture ricettive a conduzione familiare che hanno bisogno di un assistente e non di un software complicato da usare.

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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