Come scegliere un gestionale per albergo e perché dovresti pensionare il tuo attuale software gestionale

come scegliere software gestionale albergo e hotel

Un software gestionale per albergo o per hotel è senza dubbio uno strumento fondamentale per l’albergatore e per il suo team. Senza un software moderno è praticamente impossibile gestire in modo efficiente ed economicamente conveniente una qualsiasi struttura ricettiva.

Se potessimo scegliere un solo concetto da passare ad un lettore che non ha intenzione di continuare a leggere oltre a questo periodo, allora sceglieremmo questo:

Se sei il gestore o direttore di un albergo e NON UTILIZZI un software gestionale moderno in modo corretto, beh allora con grande probabilità stai perdendo denaro, molto denaro!

È noto agli addetti ai lavori che il settore dell’ospitalità funziona così: una camera vuota ha un costo, ogni giorno che un alloggio rimane invenduto non si ha solamente un mancato guadagno ma anche una serie di inevitabili costi fissi che vanno a sommarsi.

Se anche tu sei uno di quegli albergatori che pensa:

Il mio software gestionale è una “Ferrari”, ma noi ne usiamo solo 10% perché fa tante cose e ci vorrebbe una vita ad impararle tutte.

Ehm ci dispiace dirvelo ma probabilmente il vostro software NON è una “Ferrari”!

La nostra idea di semplicità quando parliamo di gestionale alberghiero

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Gettate il manuale d’istruzioni!

Steve Jobs era fermamente convinto che un prodotto non dovesse avere un manuale di istruzioni. Se un prodotto della tecnologia ha bisogno di un manuale o di una guida allora significa che questo è stato disegnato e progettato male.

Per avere un prodotto che non abbia bisogno di un manuale c’è però bisogno di minuzioso lavoro di progetto, studio di interfacce e rigore implementativo.

La disposizione logica degli elementi deve rendere l’esperienza utente naturale, intuitiva ed immediata perché solo così un utente riesce ad utilizzare uno strumento nella sua interezza.

Basti pensare che le più grandi innovazioni del nuovo millennio nascono come sintesi di semplicità ed immediatezza, solo grazie a questa caratteristica fondamentale sono nati e si sono diffusi strumenti come: portali social, software di lavoro, tablet, smartphone e negozi virtuali. Questi strumenti vengono utilizzati quotidianamente da persone di ogni età grazie alla loro immediatezza e facilità d’uso.

Tornando quindi al concetto cardine dell’articolo anche un software gestionale per albergo per essere veramente potente, una vera “Ferrari”, deve essere un software che:

  • sia facile da utilizzare;
  • abbia un’ottima usabilità (esperienza utente);
  • offra funzionalità che siano sfruttate pienamente da tutti i membri del tuo team. In pratica, un software che ti aiuti nelle operazioni quotidiane e possa guidare te ed i tuoi collaboratori nei task giornalieri.

Software gestionale albergo: come sceglierlo?

Il personale in hotel non è fisso, si hanno periodi di alta stagione in cui c’è più bisogno di aiuto, proprio per questo il software gestionale non deve essere un freno nella scelta di un receptionist o di una figura ibrida che si occuperà sia del front desk ma anche di altre mansioni.

Per tale motivo si ha il bisogno di adottare soluzioni software con cui un operatore possa prendere dimestichezza in mezza giornata, senza la necessità di acquistare pacchetti o corsi formativi.

Parlando di software gestionale si vanno quindi a definire quelle che sono le funzionalità di base che rientrano a pieno titolo nella sfera di competenza del gestionale albergo:

  • Calendario delle prenotazioni (planning);
  • Gestione check-in e check-out;
  • Schede alloggiati ed ISTAT;
  • Gestione delle tariffe, prezzi e restrizioni;
  • Sistema di fatturazione;
  • Reportistica fiscale;
  • Reportistica statistica;
  • Invio di preventivi; 
  • Listini;
  • Tariffe;
  • Condizioni di prenotazione.

L’elenco sopra è un’idea di massima relativamente alle funzionalità che devono essere svolte da un software di gestione alberghiera, ma è importante ricordare che un PMS non può essere preso da solo ma deve essere collegato ad un booking engine ed ad un channel manager.
Creando quindi un ecosistema di strumenti software integrati e connessi fra loro si riesce a semplificare drasticamente il proprio lavoro e ridurre la possibilità di commettere errori.

Come abbiamo spiegato in altri articoli di questo blog, il software gestionale non è l’unica cosa di cui ha bisogno un albergatore per stare al passo dei continui cambiamenti del settore turistico.
Al gestionale è fondamentale affiancare degli strumenti che permettano all’hotel di aumentare i propri guadagni incrementando il numero di prenotazioni dirette e la propria presenza online.

Basti pensare agli strumenti di marketing che se una volta erano visti come strumenti ausiliari e di contorno, oggi sono diventati strumenti primari per vendere di più e rosicchiare quella marginalità economica che alla fine dell’anno sposta notevolmente i bilanci dell’albergo verso segni positivi.
Campagne di email marketing vanno definite in periodi di calma e l’invio va programmato per il giorno esatto in cui si crede che avrà maggior successo.

È importante avere un CRM, uno strumento unico che tenga traccia di tutti i clienti e che in un’unica schermata mostri:

  • I dettagli del cliente;
  • I documenti;
  • Le prenotazioni passate e future;
  • Note;
  • Campagne email inviate;
  • Preventivi inviati;
  • Tag e gruppi di appartenenza;

Acquistare quindi un software gestionale per albergo che sia fine a se stesso (non collegato con strumenti in grado di aumentare il numero di prenotazioni) costituisce una limitazione grande che può risultare una notevole perdita economica per l’hotel.

Il software gestionale per hotel è anche conosciuto con il nome di PMS, questo è l’acronimo di Property Management System un termine molto diffuso nel settore alberghiero che però spesso viene intercambiato in modo inesatto con il termine CRS che invece significa Central Reservation System.

Qual è la differenza tra PMS e CRS?

Un software CRS è un sistema centralizzato di gestione delle prenotazioni, questo è creato per connettere una struttura a tutti i suoi canali di vendita (GDS, Booking Engine, OTA, Metasearch… ) mentre un PMS è la parte di software dedicata alla gestione della struttura ricettiva.
Una struttura ricettiva ha bisogno di entrambi gli strumenti ed ha la necessità che questi lavorino in simbiosi fra loro, per questa ragione è fondamentale scegliere una soluzione software che racchiuda entrambi.

Qual è la differenza tra un gestionale per albergo cloud based ed uno non cloud (on premise)?

Un software gestionale cloud è accessibile tramite una connessione ad internet perchè le macchine server che eseguono l’applicazione sono “remote” ossia situate fisicamente al di fuori dello stabile della struttura ricettiva.

Un software non cloud (on premise) viene invece installato su di un server di proprietà dell’albergatore. L’albergatore ed il suo staff sono quindi responsabili della manutenzione, tenuta in sicurezza ed aggiornamento della macchina server.

Scegliere una soluzione gestionale cloud rispetto ad una non cloud offre una serie di notevoli vantaggi, ed alcuni di questi sono:

  • Azzerare il rischio di danneggiamenti e guasti del server;
  • Possibilità di accedere alle informazioni da più postazioni anche dislocate;
  • Non dover gestire la manutenzione del server;
  • Velocità nella ricezione di aggiornamenti della piattaforma da parte del fornitore;
  • Backup automatico dei dati;
  • Costi ridotti non dovendo acquistare e gestire macchine server;
  • Drastica riduzione del rischio di perdita di dati (virus, errori umani, danni alla macchina).

Perché NON dovresti scegliere un software gestionale per albergo “economico”

Mi serve qualcosa di semplice, senza troppi fronzoli, una cosa immediata che faccia 4 cose ma le faccia bene.

Fate attenzione a questa frase, valutatela bene perchè la gestione è alla base del vostro business, talvolta scegliere il risparmio è molto più costoso che selezionare una soluzione software per le vostre esigenze.

Un software gestionale moderno è un investimento, e come tale un imprenditore alberghiero ne deve misurare il ROI.
Misurare il ROI non è sempre facile ed immediato e per questa ragione molti albergatori incappano nell’errore di scegliere una soluzione inadeguata per le proprie esigenze.

Nel caso specifico di una soluzione software di gestione per l’hotel, c’è il rischio che investendo poco, quindi acquistando una soluzione gestionale non adeguata, alla fine dei conti ci sia una notevole rimessa economica per mancato guadagno, insomma per dirla con un popolare proverbio: “chi poco spende, assai spende”.

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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