Come scegliere un gestionale per albergo e perché dovresti pensionare il tuo attuale software gestionale

come scegliere software gestionale albergo e hotel

Un software gestionale per albergo o per hotel è senza dubbio uno strumento fondamentale per l’albergatore e per il suo team.

Senza un software moderno è praticamente impossibile gestire in modo efficiente ed economicamente conveniente una qualsiasi struttura ricettiva.

Se potessimo scegliere un solo concetto da passare ad un lettore che non ha intenzione di continuare a leggere oltre a questo periodo, allora sceglieremmo questo:

Se sei il gestore o direttore di un albergo e NON UTILIZZI un software gestionale moderno in modo corretto, allora con grande probabilità stai perdendo denaro, molto denaro!

È noto agli addetti ai lavori che il settore dell’ospitalità funziona così: una camera vuota ha un costo, ogni giorno che un alloggio rimane invenduto non si ha solamente un mancato guadagno, ma anche una serie di inevitabili costi fissi che vanno a sommarsi.

Come scegliere un gestionale per albergo e perché dovresti pensionare il tuo attuale software gestionale
Scena tratta dal film Grand Budapest Hotel

Software gestionale albergo: come sceglierlo?

Il personale in hotel non è fisso, si hanno periodi di alta stagione in cui c’è maggiore bisogno di aiuto.

Proprio per questo il software gestionale non deve essere un freno nella scelta di un receptionist o di una figura ibrida che si occuperà sia del front desk ma anche di altre mansioni.

Per tale motivo si ha il bisogno di adottare soluzioni software con cui un operatore possa prendere dimestichezza in mezza giornata, senza la necessità di acquistare pacchetti o corsi formativi.

Parlando di software gestionale si vanno quindi a definire quelle che sono le funzionalità di base che rientrano a pieno titolo nella sfera di competenza del gestionale albergo:

  • Calendario delle prenotazioni (planning);
  • Gestione delle disponibilità nei diversi canali di vendita (canali OTA, metasearch e sito ufficiale);
  • Gestione check-in e check-out;
  • Schedine alloggiati ed ISTAT (anche ASTAT);
  • Gestione delle tariffe, prezzi e restrizioni;
  • Fatturazione elettronica e corrispettivi elettronici;
  • Reportistica fiscale;
  • Motore di report;
  • Invio di preventivi; 
  • Listini;
  • Tariffe;
  • Condizioni di prenotazione.

L’elenco sopra è un’idea di massima relativamente alle funzionalità che devono essere svolte da un software di gestione alberghiera, ma è importante ricordare che un PMS non può essere preso da solo ma deve essere collegato ad un booking engine ed ad un channel manager.

Creando quindi un ecosistema di strumenti software integrati e connessi fra loro si riesce a semplificare drasticamente il proprio lavoro e ridurre la possibilità di commettere errori.

Come abbiamo spiegato in altri articoli di questo blog, il software gestionale non è l’unico strumento di cui ha bisogno un albergatore per stare al passo dei continui cambiamenti.

Al gestionale è fondamentale affiancare degli strumenti che permettano all’hotel di aumentare i propri guadagni incrementando il numero di prenotazioni dirette e la propria presenza online.

Basti pensare agli strumenti di marketing che se una volta erano visti come strumenti ausiliari e di contorno, oggi sono diventati strumenti primari per vendere di più e rosicchiare quella marginalità economica che alla fine dell’anno sposta notevolmente i bilanci dell’albergo verso segni più che positivi.

Campagne di email marketing vanno definite in periodi di bassa stagione e l’invio va programmato per il giorno esatto in cui si crede che avrà maggior successo.

A tal proposito è importante avere un CRM, uno strumento unico che tenga traccia di tutti i clienti e che in un’unica schermata mostri:

  • dettagli del cliente;
  • documenti registrati;
  • le prenotazioni passate e future;
  • eventuali note;
  • campagne email inviate;
  • preventivi inviati e tasso di apertura;
  • Tag e gruppi di appartenenza.

Acquistare quindi un software gestionale per albergo che sia fine a se stesso (non collegato con strumenti in grado di aumentare il numero di prenotazioni) costituisce una limitazione grande che può risultare una notevole perdita economica per l’hotel.

Come scegliere il miglior gestionale per albergo?

Quando un albergatore ed il suo team si mettono alla ricerca del software gestionale hotel vogliono trovare il giusto compromesso tra funzionalità e prezzo.

Basarsi soltanto su questi 2 aspetti potrebbe rivelarsi però pericoloso, infatti ci sono delle caratteristiche che vanno tenute in considerazione se si vuole scegliere davvero il migliore.

É importante che il gestionale sia:

  • facile da utilizzare;
  • abbia un’ottima usabilità (esperienza utente);
  • offra funzionalità che siano sfruttate pienamente da tutti i membri del tuo team.

Steve Jobs era fermamente convinto che un prodotto non dovesse avere un manuale di istruzioni. Se un prodotto della tecnologia ha bisogno di un manuale o di una guida allora significa che questo è stato disegnato e progettato male.

Per avere un prodotto che non abbia bisogno di un manuale c’è però bisogno di minuzioso lavoro di progetto, studio di interfacce e rigore implementativo in termini di UI/UX.

La disposizione logica degli elementi deve rendere l’esperienza utente naturale, intuitiva ed immediata perché solo così un utente riesce ad utilizzare uno strumento nella sua interezza.

Slope – Gestionale alberghiero “tutto in uno” e cloud

Qualora doveste avere ancora le idee un po’ confuse su come funzioni davvero un gestionale per albergo, vi invitiamo a dare uno sguardo a questo breve video in cui vengono riportate le funzionalità del software gestionale Slope.

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Panoramica delle funzionalità di Slope, software gestionale per albergo

Quali sono i vantaggi del cloud?

Qual è la differenza tra un gestionale per albergo cloud based ed uno non cloud (on premise)?

Un software gestionale cloud è accessibile tramite una connessione ad internet perché le macchine server che eseguono l’applicazione sono “remote” ossia situate fisicamente al di fuori dello stabile della struttura ricettiva.

Un software non cloud (on premise) viene invece installato su di un server di proprietà dell’albergatore.
L’albergatore ed il suo staff sono quindi responsabili della manutenzione, tenuta in sicurezza ed aggiornamento della macchina server.

Scegliere una soluzione gestionale cloud rispetto ad una non cloud offre una serie di notevoli vantaggi, ed alcuni di questi sono:

  • Azzerare il rischio di danneggiamenti e guasti del server;
  • Possibilità di accedere alle informazioni da più postazioni anche dislocate;
  • Non dover gestire la manutenzione del server;
  • Velocità nella ricezione di aggiornamenti della piattaforma da parte del fornitore;
  • Backup automatico dei dati;
  • Costi ridotti non dovendo acquistare e gestire macchine server;
  • Drastica riduzione del rischio di perdita di dati (virus, errori umani, danni alla macchina).

Perché non dovresti scegliere un software gestionale per albergo “economico”

Chi poco spende, assai spende.

Talvolta scegliere il risparmio è molto più costoso che selezionare una soluzione software per le vostre esigenze.

Un software gestionale moderno è un investimento, e come tale un imprenditore alberghiero ne deve misurare il ROI.

Nel caso specifico di una soluzione software di gestione per l’hotel, c’è il rischio che investendo poco, quindi acquistando una soluzione gestionale non adeguata, alla fine dei conti ci sia una notevole rimessa economica per mancato guadagno.

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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