Software gestionale hotel, come sceglierlo?

come scegliere software gestionale hotel

Se sei un albergatore alla ricerca di un nuovo software gestionale hotel per la tua struttura ricettiva (hotel, agriturismo, country house, b&b…) sarai sicuramente pieno di domande e probabilmente starai cercando di capire quali sono le funzionalità di cui non potrai fare a meno.

Esistono molte soluzioni software che sbandierano lunghe liste di funzioni, moduli aggiuntivi, connessioni con servizi e tanto altro; quello che faremo in questo articolo sarà cercare di capire quali sono i blocchi funzionali principali di cui non puoi fare a meno.

Come prima cosa partiamo dal concetto imprescindibile che per gestire in modo efficiente la propria struttura ricettiva è fondamentale avere un software gestionale hotel che sia in grado di semplificare sia il lavoro quotidiano che quello di pianificazione.

Per questa ragione il software gestionale PMS (dall’inglese Property Management System) ha bisogno di essere integrato con 4 funzionalità cardine che sono:

  • booking engine;
  • channel manager;
  • strumenti di analisi e revenue;
  • strumenti di marketing.

Nelle prossime righe andremo ad analizzare come questi strumenti debbano essere collegati al software gestionale.

1) Booking engine integrato con software gestionale PMS;

Il booking engine è lo strumento alla base della disintermediazione alberghiera, è la colonna portante per poter definire una strategia di vendita che non affondi le sue radici solamente nella vendita tramite i portali OTA.

Apriamo una breve parentesi solo per ricordare che se la vostra struttura dipende in modo massivo dai portali OTA, ossia il numero di prenotazioni che ricevete provengono principalmente da questi canali… allora avete un problema (anche abbastanza serio).

Un passo verso la soluzione di questo problema è sicuramente quello di munirsi di un booking engine.

Come scelgo un buon booking engine?

Per prima cosa il booking engine deve offrire un’interfaccia accattivante che sia allo stesso tempo semplice e veloce; in grado di registrare una prenotazione in pochi passaggi anche da utenti senza particolari conoscenze del web.
Secondo fattore fondamentale è che questo sia integrato con il software gestionale PMS.

Che cosa significa booking engine integrato con il PMS?

  1. Tariffe, offerte, condizioni di vendita, restrizioni, camere etc vengono specificate direttamente nel software gestionale PMS;
  2. Ogni prenotazione ricevuta attraverso il booking engine deve essere inserita automaticamente nel planning del pms gestionale.
  3. I dati delle prenotazioni devono essere salvati nella banca dati clienti del gestionale (CRM) in automatico.

2) Channel Manager sincronizzato con il gestionale

Lo scopo del channel manager è quello di far dimenticare all’albergatore le operazioni manuali di sincronizzazione ed aggiornamento di tariffe e disponibilità sui vari portali OTA come Booking.com, Expedia o Hotels.com.

Un buon channel manager combatte ogni giorno al fianco dell’albergatore per evitare problematici overbooking, che altrimenti porterebbero a situazioni alquanto spiacevoli che potrebbero intaccare la professionalità della struttura.
Questa battaglia diventa decisamente più facile se le regole di vendita (prezzi, disponibilità e restrizioni) possono essere specificate in un unico software, ovviamente ci riferiamo al PMS gestionale.

Per questa ragione, per permettere all’albergatore di lavorare in maniera eccelsa e di ridurre a zero la possibilità di commettere errori, è necessario che il channel manager sia integrato in un’unica soluzione software.

Dal punto di vista puramente pratico, gli scenari che possono verificarsi sono:

  • L’albergo riceve una prenotazione da un portale OTA, questa verrà inviata al channel manager che si occuperà di gestirla inviandola al software gestionale hotel che ne mostrerà i dettagli del caso;
    oppure
  • L’albergo inserisce nel proprio sistema gestionale una prenotazione ricevuta direttamente, appena inserita la prenotazione in automatico il software gestionale PMS deve informare il channel manager che il numero di camere in vendita si è ridotto di 1 unità, il channel manager aggiornerà quindi i portali OTA con la riduzione di disponibilità.

3) Software gestionale per il controllo del revenue hotel

Non si possono prendere scelte di natura tariffaria basandosi su impressioni.

Quando si gestisce un’impresa che opera nel settore dell’ospitalità prima di tutto bisogna conoscere i propri numeri, solo in questo modo è possibile analizzarli con attenzione, potendo così definire strategie di vendita e budget.
Non è quindi umanamente pensabile l’idea di improvvisare delle politiche di revenue basate sul sesto senso o su analisi sommarie.

Come prima cosa è necessario iniziare con il conoscere i costi fissi ed i costi variabili della struttura ricettiva, questi sono la base per tracciare una riga nella sabbia che rappresenti il vostro break even point (prezzo al di sotto del quale non è più conveniente vendere).
È fuori dallo scopo di questo articolo spiegare quali sono i criteri e le strategie con cui definire le bottom rate del vostro hotel, quello che vogliamo però trasmettere è la necessità di avere una soluzione software in grado di presentare numeri e indici all’albergatore così che si possano fare scelte consapevoli in ambito tariffario.

Per questa ragione un software gestionale per hotel deve essere in grado di mettere in risalto dati comparativi su intervalli temporali personalizzati, deve inoltre essere agile e semplice a tal punto da dar modo all’albergatore di adattare BAR e disponibilità OTA in pochi click.

4) Strumenti di Marketing alberghiero nel tuo software gestionale hotel

Il diktat è uno ed uno soltanto:

Non cercare di seguire le tendenze, creale!

Un software gestionale hotel ben progettato deve integrare strumenti di marketing in grado di promuovere sito, promozioni, tariffe e social in modo efficace e mirato. Lo scopo è quello di offrire al potenziale cliente il soggiorno che ha sempre desiderato, analizzando tassi di apertura e conversioni delle campagne inviate.

In questo discorso rientra anche la possibilità di inviare preventivi in maniera semplice ma estremamente professionale, creando template che possano incantare i futuri clienti ancora prima che arrivino in struttura.
Troppo spesso si vedono hotel (anche di buon livello) inviare email preventivo con formattazioni fantasiose dovute a rimasugli di copia ed incolla con errori di battitura che possono creare imbarazzanti qui pro quo con i loro futuri clienti. Per non parlare dell’incredibile quantità di tempo necessario per creare offerte su misura ad ogni cliente che contatta il front desk (specialmente nei periodi di alta stagione).

Conclusioni

Possiamo quindi affermare che al giorno d’oggi per rimanere al passo in un mercato così competitivo sia fondamentale avere un software gestionale che in un unico ambiente dia la possibilità di gestire ogni aspetto della propria struttura (sincronizzazione prenotazioni, check-in, fatturazione, campagne di email).

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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