Software gestionale albergo, 4 consigli per il tuo albergo

Il software gestionale per albergo è senza dubbio lo strumento fondamentale per la gestione di una struttura ricettiva, piccola o grande che essa sia.
Tuttavia, durante la fase di scelta e valutazione di un software gestionale spesso ci si limita a prendere in considerazione e valutare solo alcuni aspetti, quando in realtà le funzionalità fondamentali per l’albergatore e il suo team sono molte.

In questo articolo cerchiamo di spiegare quali sono gli aspetti, le funzionalità e le caratteristiche che non possono mancare in un gestionale per albergo.

1. Il gestionale alberghiero deve aiutarti ad aumentare il revenue del tuo albergo

Un errore comune commesso da molti albergatori è quello di vedere il gestionale come uno strumento necessario al solo scopo di inserire prenotazioni, registrare check-in e gestire la fatturazione… e poco altro.

Questo è riduttivo e sbagliato, soprattutto perché un gestionale moderno deve offrire delle metriche e delle funzionalità fondamentali su cui basare la strategia di business dell’hotel.
Il gestionale non deve essere quindi visto come uno strumento che si acquista e che può rimanere tale e quale senza evolvere. Questo perché il mercato dell’ospitalità è in continuo cambiamento e rimanere ancorati ad un sistema statico significa rimanere indietro e perdere competitività su un mercato molto agguerrito.

È evidente come negli ultimi anni i compiti che deve poter svolgere il gestionale sono aumentati e la linea di demarcazione tra ciò che è compito del gestionale e ciò che invece è compito di strumenti di marketing, promozione o revenue diventa sempre meno netta.

Gli albergatori sono alla ricerca di soluzioni software integrate in grado di elaborare dati, creare campagne email marketing, definire promozioni e inviare preventivi da un unico punto.

Un PMS gestionale deve aiutare chi lavora in albergo a proporre ai propri clienti offerte e soluzioni di post vendita che possono essere acquistate dopo la prenotazione del soggiorno. Ci riferiamo a strategie di revenue come quella del cross sell (vendita di servizi aggiuntivi dopo il soggiorno) e di upsell (ossia la vendita di camere di livello superiore).

Esempio di upselling automatizzato

Mario Rossi decide di prenotare per il weekend di Capodanno una matrimoniale.
Una settimana prima del suo arrivo gli viene inviata una email nella quale lo si informa della possibilità di usufruire della Junior Suite con un’aggiunta del 20% .

Mario Rossi non deve far altro che accettare l’upgrade e la prenotazione si aggiornerà automaticamente.

2. Il PMS deve rendere il lavoro in albergo più semplice!

A cosa serve un PMS se poi alcuni albergatori continuano ad utilizzare il supporto cartaceo o fogli di calcolo esterni come excel per svolgere alcune operazioni?


Un PMS deve consentire di semplificare alcuni task come:

  • generare in automatico i file per la segnalazione delle schedine alloggiati alla polizia di stato;
  • generare i documenti ISTAT;
  • gestire la tassa di soggiorno, specificando fasce d’età e categoria di esenzioni;
  • gestire lo stato di pulizia degli alloggi;
  • e molto altro ancora!.

Un altro requisito fondamentale è però la “dinamicità”.
Un pms dinamico e versatile permette di inserire prenotazioni di gruppo o di singoli in maniera facile e veloce.
Basti pensare a chi gestisce una struttura nei pressi di stazioni ferroviarie o aeroporti e riceve telefonate da clienti business che in meno di un minuto vogliono conoscere disponibilità e prezzi. Un pms quindi deve rendere accessibili questi dati in pochissimi clic ed in maniera intuitiva, perché questo è uno di quei casi in cui “il tempo è denaro”.

Inoltre in fase di registrazione delle prenotazioni deve essere possibile scegliere se applicare sconti, supplementi, aggiungere servizi extra, codici sconto.

3. La reputazione è in gioco ogni giorno con ogni ospite

Un gestionale completo e basato sul cloud consente di monitorare la soddisfazione e le recensioni dei clienti, che al giorno d’oggi hanno un ruolo chiave nella brand reputation.

Il PMS gestionale può aiutare l’albergo nella gestione delle recensioni collegandosi con il gestore di un canale, permettendo di rimanere maggiormente aggiornato su ciò che gli ospiti dicono relativamente alla struttura ricettiva su alcuni siti come TripAdvisor o Booking.com.

Essere proattivi nella gestione delle recensioni, riuscendo a cogliere punti di debolezza e punti di forza, aiuterà l’albergo a guadagnare maggiore credibilità e, possibilmente, più ospiti!

4. Il PMS gestionale dell’albergo deve essere tutt’uno con il Channel Manager

In che modo il gestionale può e deve aiutare lo staff dell’albergo nella gestione delle OTA?

Il channel manager che ha come scopo quello di far dimenticare all’albergatore le operazioni manuali di sincronizzazione di tariffe e disponibilità sui vari portali come Booking.com, Expedia o Hotels.com, permette di lavorare con efficacia solo se questo è integrato con il PMS gestionale, consentendo così di gestire tutto da un’unica interfaccia.

Tale opzione tende ad azzerare l’overbooking, ma soprattutto permette di avere una gestione trasparente e centralizzata del flusso di prenotazioni.

Cosa vogliamo dire?

Se il cliente Mario Rossi effettua una prenotazione su un portale OTA, questa viene inviata al channel manager che di conseguenza la invierà al gestionale che mostrerà tutti i dettagli ed i dati del caso.
Se invece un cliente chiama in albergo e prenota una camera, il software gestionale PMS informerà il channel manager (e di conseguenza i portali OTA) che il numero di alloggi in vendita si è ridotto di 1 unità, evitando così lo spauracchio dell’overbooking.

In che modo il software gestionale Slope può aiutare il tuo albergo?

Slope è un software gestionale per albergo completo, cloud e “tutto in uno”.
Quindi l’albergatore ed il suo staff troverà in un’unica piattaforma tutti gli strumenti software di cui ha bisogno sia per gli aspetti prettamente gestionali che per quelli più orientati al marketing ed al revenue.

Un albergo che utilizza un software gestionale obsoleto perde ogni giorno denaro per due motivi:

  1. riduce in modo significativo il suo guadagno;
  2. aumenta quelli che sono i costi di gestione.

Se anche tu per gestire la tua struttura:

  • non stai utilizzando nessun software;
    oppure
  • stai utilizzando un software vecchio;
    oppure
  • stai utilizzando un software che non sai usare perché è macchinoso o lento.

Chiamaci e scopri come Slope può semplificare la tua vita e farti guadagnare di più!

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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