Che cosa sono gli iCal? Ecco come utilizzarli per il tuo hotel

iCal Slope Airbnb Homeaway

Che cos’è un iCalendar?

In termini generali, un iCalendar (noto a tutti come iCal) è un formato di file per computer, solitamente con estensione .ics (ma possiamo trovarne anche con estensioni diverse, quali .ical / .ifb / .icalendar) in grado di rappresentare informazioni aggregate su base temporale, nel nostro caso in un calendario.

Questo strumento è molto utilizzato nell’ambito dell’Hôtellerie perchè permette di riportare in un calendario snello e facilmente fruibile informazioni circa le disponibilità di una tipologia di alloggio per un determinato lasso temporale.

Le informazioni che possono essere salvate all’interno di un file iCal sono limitate, in questo articolo vi spiegheremo quali sono le informazioni utili per la gestione di disponibilità di camere ed appartamenti che possono essere veicolate tramite un iCal.

Abbiamo dedicato una puntata del nostro podcast al tema dell’iCalendar

Sincronizzare i portali di vendita online (OTA) tramite iCal

In alcuni casi l’iCal può essere usato come un degno sostituto per sincronizzare il vostro PMS con un portale di distribuzione online, agenzia o tour operator.

Ovviamente la soluzione ideale per sincronizzare disponibilità, tariffe, prezzi e prenotazioni tra il vostro gestionale e il canale di vendita prevede l’utilizzo di un channel manager con connessione a 2 vie, tuttavia, nel caso in cui il portale non offra un’interfaccia Channel Manager a 2 vie è possibile ricorrere all’iCal per sincronizzare la disponibilità.

Come funziona l’iCal?

Come accennato sopra questa soluzione ha delle limitazioni, per esempio gli iCal permettono di salvare solamente la disponibilità di un alloggio su un determinato portale.

Tramite iCalendar non è possibile tenere traccia di quante unità di un alloggio specifico sono disponibili per un dato giorno, ma è in grado di salvare informazioni sul suo stato di disponibilità (disponibile o non disponibile).

Facciamo un esempio:
Nella mia struttura ho una tipologia di alloggio chiamata Camera matrimoniale con 3 unità a disposizione. Inserendo il mio calendario in un portale, lo stesso portale riceverà informazioni solamente circa la disponibilità o meno dell’alloggio (non delle unità nello specifico).

  • Se, per un determinato giorno, delle mie 3 camere matrimoniali ne ho libere 3 > l’iCal indicherà che c’è disponibilità.
  • Se, per un determinato giorno, delle mie 3 camere matrimoniali ne ho libere 2 > l’iCal indicherà che c’è disponibilità.
  • Se, per un determinato giorno, delle mie 3 camere matrimoniali ne ho libera 1 > l’iCal indicherà che c’è disponibilità.
  • Se, per un determinato giorno, delle mie 3 camere matrimoniali ne ho libere 0 > l’iCal indicherà che non c’è disponibilità.

La comunicazione è quindi solamente unidirezionale (ad 1 via): quindi è possibile aggiornare le disponibilità dal mio PMS al portale in cui ho inserito l’iCalendar ma non posso far si che il portale aggiorni il calendario quando si riceve una prenotazione.

Quali sono i casi pratici in cui può essere conveniente utilizzare un iCal?

Può essere conveniente utilizzarlo nel caso in cui si voglia ottenere la sincronizzazione di portali “secondari”, ossia di portali che generano al di sotto del 5% delle prenotazioni annuali e sui quali non si intende investire per una connessione a due vie.

Può essere utile anche nel caso di agenzie che non hanno un portale OTA, ma che intendono conoscere la disponibilità della struttura, nel caso vogliano inviare un gruppo.

Quali sono i principali portali su cui posso sincronizzare aperture e chiusure tramite iCal?

I portali più conosciuti che possono essere aggiornati tramite iCal sono i colossi Airbnb e Homeaway, è infatti possibile utilizzare l’iCal per aggiornare automaticamente aperture e chiusure su entrambi i portali.

Non solo iCal Airbnb oppure iCal Homeaway, ma anche altri portali come FlipKey, Ownsdirect, FeWo-direkt oppure 9Flats possono  essere aggiornati tramite questa tecnologia.

Come posso importarlo nei portali OTA?

Gli iCal possono essere importati nei vari portali in 2 modalità diverse:

Importazione tramite file

Un file iCal può essere generato e importato di volta in volta nel portale che si desidera aggiornare.

Questo approccio è assolutamente sconsigliato, in quanto il file non ha la capacità di auto-aggiornarsi: bisognerebbe importarlo ogni volta che cambia la disponibilità nei nostri alloggi, appare quindi chiaro come l’importazione tramite file sia altamente sconsigliata perchè poco espandibile.

✔️ Importazione tramite URL

Alcuni software gestionali per hotel offrono la possibilità di accedere ad un indirizzo pubblico (url) dove viene caricato un iCal che viene aggiornato ogni tot minuti.

Inserendo quindi in un eventuale portale l’URL dell’iCal, il portale potrà fare una richiesta a quell’indirizzo ogni qual volta desideri essere aggiornato sullo stato di occupazione dell’alloggio. Questo è un processo automatico decisamente vantaggioso perché non necessita di operazioni manuali.

È bene ricordare come il lasso di tempo che l’iCal impiega per l’auto-aggiornamento dipende da due fattori:

  1. dal portale sul quale viene caricato (ogni quanto tempo il portale controlla l’URL per vedere se è disponibile una versione aggiornata dell’iCal);
  2. dalla frequenza di aggiornamento del PMS (ogni quanto tempo il gestionale genera il calendario).

Per importare gli iCalendar sui vari portali è sufficiente seguire le procedure indicate dagli stessi portali circa, appunto, l’importazione dei calendari.
Ecco ad esempio la procedura da eseguire su Airbnb oppure HomeAway:

Dove trovo gli iCal dei miei alloggi?

I PMS più evoluti offrono alle strutture ricettive link ai calendari iCal di ciascun alloggio creto nel sistema gestionale.

Il software gestionale Slope, oltre alla connettività tramite channel manager a 2 vie, offre ai propri clienti la possibilità di generare degli URL iCal che possono essere utilizzati a completa discrezione dell’albergatore.

Per maggiori informazioni sul formato iCal o sul software Slope non esitate a contattarci.

Black Friday per Hotel: 7 consigli per realizzare la tua strategia

Black Friday Hotel Gestionale Slope

Il Black Friday negli ultimi anni è sbarcato sempre con più prepotenza anche in Italia. Centri commerciali e grandi marchi internazionali propongono una giornata di sconti, che negli Stati Uniti corrisponde alla giornata successiva al Giorno del Ringraziamento, e tradizionalmente dà inizio alla stagione dello shopping natalizio.

Come possono hotel e strutture ricettive realizzare una strategia di marketing per sfruttare il Black Friday?

Se non l’avete ancora fatto, ecco qualche consiglio utile per preparare una strategia di promozione.

1. Specifica termini e condizioni della tipologia di sconti da offrire per il Black Friday

Prima di capire come pubblicizzare la vostra promozione, pensate a cosa offrire e a come offrirlo.

Alcune grandi catene alberghiere, ad esempio, permettono di prenotare nel weekend del Black Friday offrendo uno sconto del 40%. Il soggiorno non è vincolato al weekend del Black Friday come molti potrebbero pensare: l’offerta è valida per soggiorni da effettuare in un periodo specifico, magari inserendola in un arco temporale di bassa stagione, così da ottimizzare i guadagni.

Specificate che l’offerta è valida solo prenotando sul sito web e non sui portali OTA, aggiungendo che la tariffa prepagata non è rimborsabile, in quanto modifiche o cancellazioni non sono consentite.

2. Scegli un target di riferimento

Chi è il target di riferimento della vostra promozione?

L’allegra famigliola con figli al seguito oppure la coppia romantica che vuole godersi un weekend di puro relax?
Chi sarà maggiormente disposto a spendere dei soldi nella follia generale del Black Friday? Pensate bene su chi conviene investire denaro per campagne Adwords e Facebook Ads.
Una volta completata questa scelta, è il momento di entrare nel vivo della vostra strategia.

3. Affila le armi, è tempo di Black Friday!

L’attività di pianificazione, anche in occasione del Black Friday, è utile per tracciare una rotta da seguire, una strada da percorrere per ottimizzare e programmare i passi che seguiranno nei prossimi frenetici giorni.

Cosa bisogna preparare al meglio prima di mettersi in gioco nel Black Friday?
Banner e testi da utilizzare contenenti la tipologia dello sconto;
Mailing list di contatti interessati a cui inviare le newsletter;
Budget da investire in campagne su Google Adwords e Facebook Ads.

4. Affidati ad una piattaforma di email marketing professionale

Per l’invio della vostra newsletter affidatevi ad una piattaforma di invio professionale, in modo tale da avere un servizio di report su tassi di apertura delle email e click per ciascuna campagna. I servizi più conosciuti sono Mailup, Contactlab e Mailchimp, che ci permettono di usufruire di template preimpostati così da evitare di incorrere nel filtro anti-spam.

Grazie a Slope, software gestionale per hotel, è possibile creare delle campagne di email marketing professionali in pochissimi passaggi:

  • costruisci il template più adatto per la tua mail, inserendo foto e testi e collegando offerte speciali;
  • seleziona i clienti ai quali inviare le mail, filtrandoli per data o tipo di soggiorno, provenienza o tag;
  • invia la campagna;
  • monitora i risultati tramite report e statistiche, analizzando bounce e tempo di lettura.

Sito ottimizzato per dispositivi mobile

Sembra scontato dirlo di nuovo, ma “repetita iuvant”.

Molti utenti utilizzano il proprio smartphone per finalizzare gli acquisti: quindi, testi e immagini devono essere quanto mai chiari e puliti, la prenotazione della promozione attraverso il booking engine deve essere semplice ed i bottoni devono essere di dimensioni maggiori rispetto alla desktop version, così da evitare click accidentali.

Il sito mobile friendly è un fattore da non sottovalutare, dato che nel 2017 circa il 48% degli ordini  è arrivata tramite questi dispositivi. 

5. Premia i clienti più fedeli tramite offerte esclusive

Chi l’ha detto che il Black Friday è per tutti?

La vostra strategia può puntare a premiare i clienti più fedeli. Prendete in considerazione l’idea di offrire un lauto sconto a coloro che sono clienti fidelizzati da anni oppure a chi ha lasciato semplicemente una gran bella recensione su di voi e volete ricompensarlo in qualche modo.
Può darsi che questi clienti non accetteranno lo sconto, ma di sicuro rimarranno piacevolmente attratti e coccolati da questa sorpresa inaspettata.

6. Scegli il Social giusto per comunicarlo

Non esiste il social network perfetto: esistono però dei social network dove l’engagement è maggiore.
Ad esempio, su Instagram si potrà dare spazio all’elemento visuale (banner), mentre su Facebook si potrà dare maggiore spazio al contenuto e alla condivisioneProprio su questo aspetto Facebook è ancora un passo avanti a tutti, dato che circa 27 milioni di italiani sono iscritti al social ideato da Zuckerberg, nato con lo scopo di instaurare rapporti e creare comunicazione tra le persone.

Non dimenticatevi di attivare il Facebook Pixel per monitorare e re-targettizzare coloro che visualizzeranno le promozioni che andrete a proporre. 

7. Attività di follow-up e cross-sell

Se tutto è andato secondo i piani, alcuni dei vostri clienti avranno aderito alla vostra promozione e si troveranno a soggiornare presso la vostra struttura. Quale migliore occasione per proporre alcuni servizi di cross-sell attraverso dei follow up?
Può essere offerta al cliente l’aggiunta di servizi contingenti al soggiorno, come un pacchetto centro benessere, una passeggiata a cavallo o una degustazione di vini, magari applicando ulteriori sconti.

Bisogna strutturare il processo di vendita in modo che ciascuna fase risponda a una domanda o risolva un problema del cliente, o più semplicemente cerchi di coinvolgere emotivamente.

Fatturazione elettronica Hotel: 3 consigli per gestirla al meglio

Fatturazione Elettronica Hotel Agriturismo Bed And Breakfast consigli

Caro albergatore,
l’avvento della nuova fatturazione elettronica è sempre più vicino!

Dal 1 gennaio 2019, infatti, entrerà in vigore la nuova legge che renderà obbligatorio per imprese e professionisti dotarsi di questa nuova tipologia di fattura, abbandonando così i vecchi file excel o addirittura il metodo “carta e penna”.

Fatturazione elettronica Fogli di Excel Slope

Ma che cos’è una fattura elettronica?

E’ una fattura predisposta digitalmente, trasmessa elettronicamente al cliente tramite SDI, ovvero il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Questo SDI controlla se la fattura è stata emessa seguendo tutti i crismi necessari e, in caso positivo, la recapita al cliente destinatario.

Il formato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML.

Ora che abbiamo introdotto nuovamente l’argomento, andiamo a vedere quali sono i 3 consigli per gestire al meglio la fatturazione elettronica in hotel.

1- Il cartaceo non avrà più valore

Sia ben chiaro che le fatture elettroniche ricevute dal 1° gennaio 2019, se stampate e conservate su carta, non avranno alcun valore legale. É importante sottolineare come le fatture elettroniche trasmesse e ricevute tramite SdI infatti dovranno essere conservate in formato digitale secondo le disposizioni DMEF 17/6/2014 e DPCM 3/12/2013.

2- Perché utilizzare un PMS gestionale per hotel che integri la fatturazione elettronica

Compilare una fattura elettronica potrebbe rivelarsi più difficile del previsto, e gestire il proprio hotel con un semplice foglio excel non basta più. Tantomeno pensare di delegare tutto al proprio commercialista:

Riuscite ad immaginare di dover chiamare il vostro commercialista ogni qualvolta occorre emettere una fattura elettronica?

Per generare una fattura elettronica in hotel devono essere seguiti degli appositi standard (formato XML, firma digitale..) che possono mandare in confusione l’albergatore.
Diventa quindi indispensabile avere un PMS che possa adeguarsi alla normativa e sia in grado di adempiere a tutte le richieste e con cui gestire tutto il flusso.

3- Gestione dal PMS del ciclo attivo e passivo del tuo hotel

Come già detto, la scelta migliore per gestire la fatturazione elettronica è quella di affidarsi ad una soluzione integrata che possa gestire l’intero ciclo di fatturazione (attivo e passivo) e che sia in grado di conservare digitalmente la fattura, dato che dovrà essere conservata digitalmente per 10 anni.

Va sottolineato come creare, inviare, ricevere e conservare sono
4 passaggi fondamentali per la fatturazione elettronica.

Abilita i cookie per vedere questo contenuto.

Stai vedendo questo avviso perché il servizio “YouTube” utilizza cookie di terze parti. Per visualizzare questo contenuto, abilita i cookie cliccando su “Ok” nella barra dei cookie oppure apri le preferenze.

? FATTURAZIONE ELETTRONICA CON SLOPE ?

Slope, software gestionale per hotel, è in grado di rispondere all’esigenza di emettere una fattura elettronica, può infatti:

1) Prendere in carico la creazione del file XML della fattura elettronica, automatizzando la gestione del ciclo attivo, passivo e della conservazione a norma di legge per 10 anni presso un ente autorizzato.

2) Generare e scaricare la fattura elettronica in formato XML, lasciando poi all’albergatore la possibilità di inviarla e salvarla a norma di legge per 10 anni, tramite un servizio terzo a scelta dell’albergatore stesso.