Pickup report Hotel: cos’è e come leggerlo per una corretta pianificazione alberghiera

Pickup Report Hotel Software Gestionale Slope come leggerlo e come funziona

Il pickup report è uno dei principali strumenti di analisi dei dati che mettono a disposizione dell’albergatore un set di dati chiaro e fruibile circa l’anticipo temporale con cui vengono registrate prenotazioni per un determinato lasso temporale.

In altre parole possiamo vedere il report pickup come una fotografia della situazione delle prenotazioni ricevute per un certo periodo in un determinato giorno preso in esame per l’analisi.

Da un punto di vista pratico, per generare il pickup report l’utente deve andare a specificare due intervalli di date:

  1. Il periodo di pickup;
  2. Il periodo di analisi;

Il periodo di pickup è il lasso temporale durante il quale si sono ricevute le prenotazioni per il periodo di analisi.

L’informazione presentata dal report è quindi utile perché permette di mettere in relazione eventuali modifiche tariffarie avvenute durante il periodo di pickup con incrementi o decrementi di prenotazioni per il periodo in analisi.

A cosa serve il Pickup Report in Hotel? Impariamo a leggerlo

Il pickup report serve per dare visibilità all’albergatore circa le tempistiche con cui sono stati venduti determinati alloggi per un certo periodo, rispondendo quindi a due domande apparentemente banali: “quando?” e “perché?” vengono effettuate determinate prenotazioni per un dato periodo.

Per capirlo meglio, mettiamoci nei panni di un albergatore e poniamoci alcune domande di esempio:

  1. Con quanto anticipo sono arrivate le prenotazioni per il periodo di Ferragosto dello scorso anno? Com’è il trend di prenotazione di Ferragosto di quest’anno rispetto all’anno precedente?
  2. Ho introdotto una tariffa non rimborsabile con prenotazione anticipata di almeno 2 mesi. Ha influito sul pickup delle prenotazioni per il periodo estivo?
  3. In quali giorni della settimana arrivano il maggior numero di prenotazioni?

Caso di studio – Analisi del trend di prenotazioni

È la prima settimana di Maggio e l’albergatore Mario Rossi vuole capire se il trend di prenotazione per il Ferragosto è in linea o meno con quanto desiderato.
Il suo obiettivo è avere dei dati che gli permettano di capire se la stagione corrente ha registrato un numero di prenotazioni in linea con lo storico degli anni precedenti o se questa stagione sta performando sopra o sotto media.

L’albergatore aprirà quindi il suo software gestionale per hotel (nel nostro caso Slope), accederà alla sezione “Report” e andrà quindi a generare il report pickup impostando:

  • intervallo di date in analisi: dal 13 Agosto 2019 al 15 Agosto 2019
  • intervallo di date di pickup: dal 1 gennaio 2019 al 31 marzo 2019

Il report mostrerà per ciascun giorno del periodo di pickup una riga valorizzata con:

  • Il numero di nuove prenotazioni registrate in quel giorno per il periodo di analisi;
  • Il numero di cancellazioni registrate in quel giorno per il periodo di analisi;
  • Il numero totale di prenotazioni presenti a quel giorno per il periodo di analisi;
  • l’ADR;
  • produzione del giorno.

Quindi per ciascun giorno dei report avremo visibilità sullo stato delle prenotazioni e la produzione che si erano ottenute fino a quel giorno.

Pickup report e grafico booking curve

La lettura del report può essere resa più agevole da un grafico molto noto nell’ambito alberghiero: il “booking curve”.

Il grafico booking curve è la rappresentazione su diagramma cartesiano dei dati contenuti nel pickup report: sull’asse delle ordinate (y) abbiamo il numero di prenotazioni e sulle ascisse (x) i giorni di pickup.

Il grafico booking curve, quindi, sarà caratterizzato da una linea tendenzialmente crescente che mostrerà le prenotazioni registrate nel lasso temporale di pickup per un periodo di riferimento.

Nell’esempio mostrato di seguito potete trovare il grafico booking curve prodotto dal gestionale Slope.

Il periodo di analisi è dal 1 agosto al 31 agosto e il periodo di pickup è un lasso temporale di 3 mesi durante il quale si evidenziano le singole prenotazioni registrate per singolo giorno, le cancellazioni registrate per singolo giorno e il numero totale di prenotazioni con il relativo trend crescente che lo caratterizzano.

Pickup Report Hotel Software Gestionale Slope

Slope ed il Pickup Report

Il software gestionale Slope mette a disposizione dell’utente strumenti di reportistica avanzata che permettono di visionare dati complessi sotto una forma semplice e fruibile.
Questi dati permettono all’albergatore di conoscere la domanda turistica e segmentare ancora meglio la distribuzione del proprio mercato.

Il pickup report, insieme ad altri report di vendita o finanziari, permettono all’albergatore di misurare e prendere decisioni consapevoli basate su metriche reali e non su impressioni.

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Software Schedine Alloggiati: come generare ed inviare schedine alloggiati

Software segnalazione Portale Alloggiati come generare ed inviare schedine alloggiati

L’invio delle schedine alloggiati è uno degli obblighi di chi gestisce una struttura ricettiva.

Tutti i gestori di hotel, agriturismi e bed and breakfast hanno l’obbligo di comunicare alla Questura attraverso il Portale Alloggiati Web le schedine alloggiati, ossia le generalità degli ospiti che stanno soggiornando presso le proprie strutture.

La segnalazione degli ospiti, oltre ad essere accurata, deve essere effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura.

In questo articolo andremo a spiegare meglio come funziona la segnalazione alloggiati (PS) e come semplificare il processo di creazione delle schedine alloggiati per evitare errori e ritardi negli invii.

Indice

Le basi: che cos’è la Schedina Alloggiati?
Come creare la Schedina Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato
Generare ed inviare Schedine Alloggiati tramite un software gestionale
Come evitare gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope

Breve guida su come generare ed inviare Schedina Alloggiati al portale Web Alloggiati

Le basi: che cos’è la Schedina Alloggiati?

Il Portale Alloggiati, presente ormai dal 2006, permette di inviare le famose Schedine Alloggiati, un documento in cui sono contenuti i dati anagrafici degli ospiti che soggiornano presso la vostra struttura.

I dati che vengono inseriti nella scheda alloggiati sono:

  • Data di Arrivo;
  • Tipo Alloggiato (ospite singolo, capo famiglia, capogruppo);
  • Cognome e nome:
  • Sesso;
  • Data di nascita e luogo di nascita;
  • Cittadinanza.

È interessante notare i due campi “capo gruppo” e “capo famiglia”.

Il capogruppo viene utilizzato nel caso di soggiorni di gruppi di persone che non appartengono allo stesso nucleo familiare, dove è appunto sufficiente un capogruppo che sia in possesso di un documento di riconoscimento valido in Italia.

Nel caso di alloggiati che appartengono allo stesso nucleo familiare si può indicare invece un capofamiglia.

Alloggiati Web: come creare Schedine Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato

Per chi non avesse un software gestionale, la Polizia di Stato offre la possibilità di compilare e inviare le schedine alloggiati direttamente nel loro portale. La maschera di inserimento dati è simile a quella mostrata nell’immagine sotto:

schedine alloggiati segnalazione polizia di stato

Il procedimento di inserimento del dato è semplice, basta infatti inserire manualmente i dati dell’ospite, ma bisogna fare attenzione per evitare errori di trascrizione.

Inoltre, nel caso di inserimento di più ospiti la procedura può diventare particolarmente lunga.

Generare ed inviare schedine alloggiati tramite un software gestionale

I migliori software gestionali permettono di inserire i dati direttamente nel sistema di prenotazione e sincronizzare automaticamente un file contenente le generalità degli ospiti.

Slope, software gestionale per hotel, permette di semplificare il processo di invio delle schedine alloggiati e di generare in maniera automatica il file da inviare al portale.

Slope permette all’albergatore di inserire i dati degli ospiti in modo veloce con la possibilità di ricercare anagrafiche di clienti precedentemente profilati ed inseriti nel CRM e successivamente sincronizzare il file con tutti i dati.

Invio schedine alloggiati Slope

Per farvi capire meglio il funzionamento del motore di generazione del file .txt vi mostriamo i semplici passaggi da compiere per esportare il file alloggiati:

1) Generare il file Alloggiati Web all’interno del gestionale Slope

Con Slope, per scaricare le schedine alloggiati ed importarle nel Portale Alloggiati Web occorre accedere alla dashboard, cliccare su “Portale Alloggiati (Polizia)

2) Inviare il file alloggiati nel Portale Alloggiati Web

A questo punto non si deve far altro che sincronizzare automaticamente il file alloggiati, senza bisogno di esportarlo o di caricarlo manualmente.

Evita gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope

Può capitare che registrando manualmente gli ospiti nel Portale Alloggiati ne vengano dimenticati alcuni.

Slope evita che ciò accada, notificando l’errore e permettendo comunque di esportare il file solamente per alcuni tipi di alloggi.

Esempio pratico – Come registrare un ospite con Slope ed inviare le schedine alloggiati

Ok, diamo un po’ di contesto e mettiamoci nei panni di un albergatore.

È il 1 Marzo ed il cliente Mario Rossi insieme alla moglie Michela Gialli si presentano per il check-in presso la struttura Relais Villasole.

1) Registrazione della scheda anagrafica

Come primo passo l’albergatore registra le generalità e va a completare le rispettive schede anagrafiche.

Dopo aver inserito correttamente i dati degli ospiti, vedrà così il riepilogo della prenotazione.

segnalazione portale alloggiati schedine alloggiati polizia di stato software Slope 2

Nel corso della giornata l’albergatore registrerà anche il check-in di altre due coppie, inserendo le rispettive anagrafiche o ricercando le anagrafiche esistenti.

2) Generazione del file da importare o sincronizzare nel portale alloggiati web

La segnalazione alloggiati va effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo dei clienti in struttura, così l’albergatore decide di generare il file ed importarlo nel portale Alloggiati Web.

Per farlo è sufficiente accedere alla dashboard di Slope, cliccare su File Alloggiati Polizia e decidere se inviare manualmente o sincronizzare automaticamente le schedine alloggiati.

Sincronizzazione automatica PS

(FAQ) – Alcune domande frequenti

È possibile far firmare le vecchie schedine cartacee ai clienti?

No.

L’inoltro delle presenze tramite le schedine cartacee è stato abrogato dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’ Art. 109 c. 3 T.U.L.P.S. dall’ Art. 40 c. 1 del D.L. 06/12/2011 nr. 201. Le presenze in struttura devono essere segnalate ESCLUSIVAMENTE con il sistema telematico Alloggiati Web.

Nel caso in cui vi siano dei problemi tecnici, occorre contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio.

La partenza va segnalata nel Portale Alloggiati?

No, va segnalato solamente l’arrivo.