Appena si apre una piccola struttura ricettiva come un agriturismo o un bed and breakfast si cerca di contenere i costi e molto spesso si cerca un gestionale B&B gratis.
Oggi vi vogliamo parlare di un progetto molto smart e intuitivo che può fare al caso di quelle strutture ricettive (come bed and breakfast, agriturismi o country house) che hanno bisogno di un programma semplice e gratuito per la gestione della propria struttura.
Vi parliamo dell’applicazione Mole.
Scopriamo MOLE, l’app per smartphone e tablet
Un’applicazione come Mole permette all’agriturismo o al bed and breakfast di registrare prenotazioni attraverso un calendario semplice ed estremamente intuitivo, pensato per gestire comodamente anche una decina di camere o appartamenti.
Mole è un’applicazione disponibile sia per cellulari smartphone iOS che Android, ottima per chi cerca un app gratuita per gestire il proprio bed and breakfast.
La funzionalità principale di Mole è di offrire all’albergatore una visione d’insieme dello stato delle prenotazioni attraverso un calendario che mette in evidenza quelli che sono gli ospiti che soggiorneranno presso la propria struttura, permettendo di etichettare ciascun cliente ed inserire note nella prenotazione.
Vantaggi di Mole, app bed and breakfast gratis
Dotarsi di un’applicazione come Mole porta una serie di vantaggi per chi è alle prime armi con la gestione di una piccola struttura ricettiva:
- Facile nella configurazione iniziale
- Semplicità d’utilizzo nella registrazione di prenotazioni
- Fruibile da smartphone e tablet
Come funziona Mole, gestionale bed and breakfast
Quando si apre l’applicazione per la prima volta viene chiesto all’utente di indicare il numero di alloggi che si desidera gestire. Inserito il numero viene subito presentato un calendario che mette in relazione ciascuna camera con le date sia nel futuro che nel passato (per avere uno storico di chi ha soggiornato).
Prima di inserire le prenotazioni vi suggeriamo di configurare l’applicazione andando nella sezione impostazioni e dando un nome a ciascun alloggio (camera o appartamento) della vostra struttura.
Dare un nome alle camere vi permette di gestire in modo facile l’inserimento delle prenotazioni sul giusto alloggio, evitando così errori di assegnazione.
Inserimento di una prenotazione
Per inserire una nuova prenotazione è sufficiente fare tap con il dito su una cella del calendario, si aprirà una schermata in cui inserire le generalità della prenotazione come ad esempio:
- intervallo di date del soggiorno
- camera o appartamento
- prezzo
- eventuale importo della caparra
- numero di ospiti (suddivisi in adulti, bambini e neonati)
- note
- nominativo del prenotante
- recapito telefonico del prenotante
- e… un codice colore
Il codice colore (o tag) è uno strumento che rende l’applicazione molto flessibile perché vi permette di distinguere le prenotazioni in base al colore facendo riferimento ad una convenzione a vostra scelta.
Ad esempio alcuni utenti possono decidere di cambiare il colore della prenotazione in base allo stato del pagamento, alla tariffa scelta (Bed and Breakfast, Mezza Pensione o Pensione Completa) oppure in base al canale di provenienza della prenotazione stessa (per discriminare una prenotazione ricevuta direttamente tramite email, telefono oppure tramite i portali di distribuzione online come Booking.com, Expedia, AirBnb o BedAndBreakfast.it ).
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Tuttavia essendo Mole un’applicazione gratuita ha delle limitazioni, e non può essere considerata un sostituto ad un PMS o CRS specialmente se la struttura a dover utilizzare questo tipo di software gestionale è un albergo.
Un’applicazione come Mole non permette infatti di gestire alcuni aspetti fondamentali della gestione come:
- Istat
- Segnalazione portale alloggiati
- Tassa di soggiorno
- Sincronizzazione con portali OTA (channel manager)
- Emittente documenti fiscali
- Reportistica avanzata
Un errore comune commesso da alcuni gestori è quello di vedere il software come poco più di uno strumento per inserire prenotazioni e registrare check-in.
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