Qual è stata l’evoluzione tecnologica del planning per hotel? Quali sono i motivi che hanno portato il tableau cartaceo a diventare un complesso e potente planning digitale? Quali possono essere vantaggi e svantaggi che ne sono derivati?
Nella diciannovesima puntata del podcast Ospitalità 4.0 vi parleremo dell’evoluzione di uno strumento molto specifico della gestione alberghiera, il planning, lo strumento cardine di qualsiasi receptionist.
Edoardo e Marco cercheranno di capire e ripercorrere quale è stata la sua evoluzione nel corso degli anni.
Che lo si chiami tableau, calendario delle prenotazioni o planning stiamo comunque parlando di un’interfaccia tabellare composta da righe su cui vengono riportati gli alloggi e colonne dove sono invece indicate date come in calendario.
Il planning è il fulcro da dove il receptionist esegue il proprio lavoro:
- inserisce nuove prenotazioni;
- modifica prenotazioni esistenti;
- annota il nome dell’ospite;
- registra check-in;
- inserisce eventuali note;
- contrassegna la prenotazione come confermata, opzionata, di gruppo e così via.
In principio era il tableau cartaceo
Tutto è iniziato da un tableau cartaceo, un tabellone dove l’albergatore annotava a penna tutto ciò che veniva prenotato nella propria struttura.
Post-it colorati, prenotazioni disegnate e colorate a penna, altre a matita per poi essere cancellate con la gomma e molto altro ancora.
Il tableau dava piena libertà di prendere appunti e note, tuttavia con l’avvento di un contesto di ospitalità così poliedrico e digitalizzato, carta e penna hanno (ma in alcune strutture sono ancora presenti, ahimè) lasciato spazio ai primi rudimentali fogli di calcolo come Excel.
La prima digitalizzazione del planning: il foglio di calcolo
Successivamente al tableau cartaceo, gli albergatori più al passo con i tempi hanno iniziato a digitalizzarsi ed a utilizzare fogli di calcolo come il versatile excel per registrare le prenotazioni e tenere nota di eventuali operazioni.
Tuttavia anche il foglio di calcolo presenta diversi limiti, tra cui:
- impossibilità di essere accessibile tramite internet;
- lavoro manuale e non automatizzabile per inserire prenotazioni provenienti da qualsiasi canale di distribuzione;
- rischio di perdere i dati in caso di rottura hard disk, virus, ecc;
- impossibilità di sincronizzare prezzi e disponibilità con canali di vendita come agenzie o canali OTA;
- zero controllo in caso di overbooking.
E alla fine fu il planning!
Uno degli strumenti che mette a disposizione ogni buon PMS cloud che si rispetti è un planning digitale.
Il planning di un PMS cloud, oltre che essere accessibile online da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi posizione, fa guadagnare l’albergatore in diversi fattori.
Sicurezza
I dati delle prenotazioni sono salvati nel cloud e soggetti a backup continui. Non c’è rischio di perdere le prenotazioni ed i dati sono GDPR compliance.
Velocità
Quando si registrano i dati degli ospiti su un planning di un pms cloud si automatizzano diversi task giornalieri come ISTAT, schedine alloggiati e tassa di soggiorno.
Precisione
Nel planning è possibile registrare note sugli ospiti, extra ed altre note che permettono di evitare errori manuali e sviste al momento del check-out. Inoltre il planning, dove vengono scaricate le prenotazioni provenienti da altri canali di distribuzione come agenzie online o canali OTA, mette al riparo dal pericolo dell’overbooking.
Talvolta ci si sente ripetere che carta e penna sono strumenti migliori di un software gestionale considerato da alcuni albergatori “difficile da imparare”.
Il nostro consiglio è quello di provare un PMS cloud, quando vi renderete conto della semplicità con cui si può controllare la propria struttura, di quanti processi si automatizzano e quanto tempo si risparmia, non tornerete più indietro!
E voi? Avete un planning oppure girate ancora con carta e penna?
Fatecelo sapere scrivendoci il vostro punto di vista all’indirizzo email podcast@slope.it o sulla nostra Pagina Facebook.
