Il vademecum dei preventivi | Podcast Ep.53

Il vademecum dei preventivi in hotel

Quali sono le linee guida per formulare i preventivi? Ci sono delle strategie che possono portare ad ottenere più prenotazioni? 

Nella cinquantatreesima puntata del podcast Ospitalità 4.0 Marco ed Edoardo cercheranno di intavolare un vademecum dei preventivi, una sorta di formulario contenente suggerimenti e strategie per migliorare la creazione dei preventivi.

Come si crea un preventivo?

Per un receptionist le modalità di creazione un preventivo possono essere molteplici. 

Si può effettuare un preventivo telefonico, andando quindi a fornire telefonicamente le informazioni richieste dal cliente e comunicando quello che è il prezzo del soggiorno e le relative condizioni di prenotazioni.

Un’altra modalità può avvenire attraverso la posta elettronica in cui il cliente attraverso un’email chiede disponibilità e prezzi per una determinata data. In questo caso il receptionist andrà a rispondere formulando la miglior proposta per il periodo richiesto. 

La terza via è invece quella di affidarsi ad un software gestionale che permetta di automatizzare l’intero ciclo di gestione del preventivo, dalla sua creazione, passando per il monitoraggio dell’apertura ed infine all’accettazione.

Gli errori da non commettere nella gestione dei preventivi

I primi due metodi elencati (telefonici e via posta elettronica) non sono esenti da errori in quanto, specialmente nel caso di un elevato numero di preventivi a cui rispondere, tali meccanismi diventano ridondanti e poco automatizzati. 

Nel caso di un preventivo inviato tramite email spesso si vedono allegare foto non professionali, sono referenziati prezzi non chiari o sbagliati rispetto alle offerte che si trovano sul sito oppure i caratteri testuali non sono formattati in modo consistente (per esempio: pezzi di testo rosso in Times New Roman 12 che si alterna ad Arial 14 etc…). 

Inoltre, qualora l’offerta sia interessante per il cliente, non vi è un modo per confermare istantaneamente il preventivo e procedere con il pagamento, ma si dovrà aspettare la conferma e le indicazioni del receptionist. 

Ultimo punto, ma non di minore importanza, è l’impossibilità di tracciare l’apertura del preventivo e di monitorare con statistiche dedicate quanti preventivi sono stati inviati in un determinato arco temporale con la percentuale media di conversione.

Velocità di creazione + interfaccia semplice = maggiori conversioni

Per molti receptionist creare un preventivo è un meccanismo ridondante in cui si vanno a copiare blocchi di testo, andando semplicemente a correggere il periodo di riferimento e il prezzo da proporre al cliente.
Il consiglio è quello di utilizzare degli strumenti software che permettano attraverso pochi click di:

  • Inserire le date indicate dal cliente (evitando preventivi già in “overbooking”);
  • Fornire automaticamente disponibilità, quotazione, testo, immagini e preview delle camere in cui andrà a soggiornare il cliente;
  • Creare un preventivo con più proposte di soggiorno e con flessibilità nei metodi di pagamento
  • Spedire il preventivo; 
  • Monitorare tassi di apertura o eventuali bounce;
  • Inviare il follow up automatico al cliente qualora non abbia risposto dopo un determinato numero di giorni.

E voi? Come tenete traccia dei preventivi inviati?

Fatecelo sapere scrivendoci il vostro punto di vista all’indirizzo email podcast@slope.it o sulla nostra Pagina Facebook.

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

Articoli consigliati