Scanner documenti per hotel: come velocizzare il check-in

Immagine di scanner documenti hotel per hotel che permette di leggere documenti d'identità elettronici e passaporti attraverso applicazione iD Scan

Per registrare un ospite che arriva nel nostro albergo è necessario richiedere al cliente il proprio documento di identità, le informazioni del documento devono essere inserite nel nostro software gestionale alberghiero (PMS) e successivamente utilizzato per adempiere alle comunicazioni ISTAT e polizia di stato. 

Per velocizzare e automatizzare il check-in degli ospiti in struttura si può utilizzare uno scanner di documenti per hotel

Un lettore di documenti d’identità e passaporti permette di leggere le informazioni contenute nel documento (le generalità del cliente) e inviarle in forma digitale direttamente nella scheda del cliente. 

Come ridurre gli errori e le attese al momento del check-in 

Nel caso di check-in di gruppo o di documenti d’identità dai caratteri poco leggibili può capitare di commettere errori di trascrizione. Questi errori poi si vanno a ripercuotere al momento della comunicazione delle informazioni del cliente.

Quindi inserire i dati “a mano” facendo un inserimento da tastiera oltre ad essere molto laborioso in termini di tempo è anche molto rischioso perché è soggetto a errori di trascrizione (specialmente nel caso di ospiti stranieri).

Immaginiamo di dover inserire i dati di un gruppo di ospiti che è arrivato tutto insieme nella hall del nostro hotel, questi cliente potrebbero essere stanchi e irascibili provenienti da un viaggio più o meno stancante. Il nostro obiettivo in fase di check in è quello di registrare le informazioni di ciascun cliente e assegnare le camere nel minor tempo possibile e senza commettere errori.

In un contesto caotico come questo appena descritto è fondamentale utilizzare uno strumento che permetta di snellire e semplificare tutto il lavoro.

L’errore più comune: la fotocopia del documento di identità

Un errore che viene commesso da molti albergatori è quello di fotocopiare il passaporto o il documento di identità del cliente. Questo viene fatto per evitare di dover trattenere il documento originale (e procedere alla trascrizione successivamente) oppure per evitare che il cliente si trovi ad aspettare che il receptionist trascriva tutti i dati mentre questo aspetta.

Nonostante il fine della fotocopia sia un fine “nobile”, ossia quello di evitare di far aspettare il cliente, può creare dei problemi con i clienti più fiscali che non gradiscono l’idea di far girare copie del proprio documento. 

La copia del documento di identità è un dato sensibile che l’albergo non è autorizzato a richiedere. Secondo il Garante della Privacy esistono soltanto una manciata di casi (che non stiamo qui a elencare ed approfondire data la natura tecnica dell’argomento) in cui la legge autorizza la richiesta della copia fotostatica del documento di identità personale, e il check-in alberghiero non è uno di questi.

Pertanto un cliente particolarmente “sensibile” potrebbe segnalare la nostra attività nel caso in cui ci avvaliamo della pratica scorretta di fare le fotocopie dei documenti.

Come funziona lo scanner documenti per hotel iD Scan

iD Scan by Slope trasforma un normale smartphone in scanner di documenti di identità per hotel. 

L’app che è scaricabile dall’App Store (Apple iOS) e dal Play Store (Android) e può essere eseguita su dispositivi mobili, questa permette di leggere e scansionare i documenti d’identità elettronici e passaporti. 

I dati vengono letti direttamente dal chip del documento elettronico, per questa ragione più che un “scanner” possiamo definirla un lettore di dati.

La differenza tra uno scanner e un lettore di chip sta nel fatto che nel caso di uno scanner viene interpretato il testo del documento (con rischi di errori di lettura) tramite un sistema di analisi OCR (optical character recognition) che non è sempre privo di errori. 

iD Scan by Slope consente quindi di leggere i documenti di identità dei tuoi ospiti tramite lo smartphone e inviare le informazioni direttamente alla scheda del cliente nel software gestionale per hotel Slope.

L’app cattura i dati dei documenti elettronici in pochi secondi, riducendo il tempo di registrazione degli ospiti e facilitando il lavoro dei receptionist. 

Per spiegare operativamente il funzionamento dell’applicazione quello che occorre fare è: 

  1. Inquadrare il documento d’identità elettronico con la fotocamera del telefono
  2. Avvicinare il documento d’identità elettronico al telefono per permettere la lettura delle informazioni dal chip
  3. Inviare i dati del cliente direttamente al gestionale Slope
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Scansionare documenti di identità senza acquistare uno scanner

Un vantaggio di utilizzare un’applicazione come iD Scan è che non è necessario acquistare hardware e componenti specifici.

Non è necessario dotarsi di uno scanner da collegare alla postazione operativa del receptionist, questi strumenti hardware oltre ad essere ingombranti sono costosi e spesso specifici al software di lettura del documento adottato.

Con iD Scan è sufficiente scaricare l’applicazione su qualsiasi cellulare e iniziare in pochi secondi a leggere documenti e inviarli al software gestionale Slope.

Prova subito il lettore di documenti iD Scan

Per provare l’applicazione è molto semplice, è sufficiente:

  1. Avere un account (anche di test) del software gestionale per hotel Slope (l’applicazione è in esclusiva per i clienti Slope);
  2. Scaricare l’applicazione sul proprio cellulare (download iOSdownload Android)
  3. Iniziare a leggere i documenti tramite l’applicazione e inviarli direttamente al software gestionale.

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Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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