Check-in online | Podcast Ep.77

Puntata del podcast Ospitalità 4.0 in cui si parla di check-in online

Per albergatori ed addetti al front desk diventa sempre più importante semplificare e velocizzare le procedure di check-in alberghiero, andando ad accelerare le procedure di registrazione dei documenti degli ospite al momento del loro arrivo in hotel.

Nella settantasettesima puntata del podcast Ospitalità 4.0 Edoardo e Marco parleranno di check-in online e di come questa procedura abbia avuto un’impennata di utilizzo e diffusione dopo l’emergenza Covid-19.

Dal classico check-in al check-in online

Quando un ospite arriva fisicamente in hotel, inizia la procedura di accoglienza in cui si chiede al cliente il proprio documento di identità per procedere alla registrazione ed assolvere così agli obblighi di legge tra cui segnalazione ISTAT e compilazione delle schedine alloggiati

Gli addetti ai lavori sanno bene che questa procedura, specialmente nei periodi di alto afflusso con gruppi di ospiti, può creare dei tempi di attesa abbastanza lunghi che potrebbero causare code alla reception, tantopiù se si utilizzano software gestionali obsoleti o addirittura non si utilizza nessun software!

Nel momento storico in cui viviamo è forte la necessità di evitare assembramenti per velocizzare la registrazione degli ospiti. 

C’è stata così un’impennata sia da parte dei clienti, che da parte degli albergatori dei check-in online

Il check-in online è un’operazione che viene richiesta da parte delle compagnie aeree ai propri viaggiatori oramai da molti anni. 

Alcune compagnie aeree addirittura tendono a “punire” quei viaggiatori che non fanno la registrazione prima di recarsi in aeroporto facendo pagare supplementi e penali.

Come funziona e quali sono i vantaggi del check-in online per un hotel

In fase di prenotazione l’ospite riceve un’email con la conferma e il riassunto di quanto acquistato, in questo contesto si offre al cliente l’opportunità di effettuare il check-in online inserendo i propri dati del documento tramite telefono o computer.

Scopo del check-in online è quello di effettuare una registrazione più veloce in struttura, sarà sufficiente verificare l’esattezza dei dati inseriti dal cliente.

Attraverso il modulo del check-in online è possibile inserire tutti quei dati del documento d’identità che normalmente vengono richiesti all’arrivo del cliente e che richiedono molto tempo per essere trascritti e che soprattutto rendono possibile anche eventuali errori di trascrizione.

Incentivando il check-in online, all’arrivo in struttura il viaggiatore si troverà a presentare il proprio documento d’identità al receptionist il quale dovrà soltanto ricontrollare rapidamente l’esattezza dei dati, senza trattenere il documento

Attraverso il check-in online si richiede all’ospite di fornire: 

  • Dati generici (nome, cognome, sesso, tipologia di ospite); 
  • Luogo e data di nascita;
  • Informazioni documento d’identità (tipologia documento, numero, data scadenza, luogo emissione);
  • Orario di arrivo previsto in struttura.
Schermata d'esempio del check-in online per hotel
Esempio della schermata che si trova a compilare un cliente per effettuare il check-in online

Come si può incentivare il cliente ad effettuare il check-in online? 

Per incentivare l’utilizzo del check-in online è utile approfittare del provvidenziale all’aiuto di uno strumento molto prezioso ossia le email di pre-stay.

Le email di pre soggiorno possono essere impostate e pre configurate all’interno di software gestionali come Slope da cui vengono inviate in automatico alcuni giorni prima dell’arrivo del cliente in struttura. 

In questi messaggi di posta elettronica oltre ad invitare l’ospite a guadagnare tempo effettuando il check in online, si può allegare un pdf contenente i vari servizi ancillari che offre la struttura (menù del ristorante, servizi SPA, ecc) incentivando così anche il cross-sell.


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Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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