Le convenzioni rappresentano tariffe negoziate tra il nostro hotel e le singole aziende.
Questo approccio si rivela prezioso poiché le aziende molto spesso necessitano di fornire alloggi per i propri dipendenti e collaboratori, rendendo importante avere partnership consolidate con hotel di fiducia.
Lo scopo di questo articolo è spiegare come creare delle collaborazioni con le aziende del nostro territorio e negoziare delle convenzioni che siano win-win per noi e per i nostri clienti.
L’azienda ci guadagna dalle convenzioni:
Se ci mettiamo per un attimo dall’altro lato della barricata vediamo facilmente come i vantaggi per le aziende che stringono convenzioni con il nostro hotel sono molteplici.
Innanzitutto, si aprono alla possibilità di negoziare tariffe agevolate rispetto a quelle disponibili al pubblico generale con un risparmio economico che nel caso di tante prenotazioni può diventare rilevante, ma anche altri vantaggi come:
- Condizioni di cancellazione flessibili: le aziende possono godere di politiche di cancellazione più accomodanti, adattandosi alle mutevoli esigenze dei loro viaggiatori.
- Un trattamento privilegiato: i clienti aziendali possono usufruire di un’attenzione personalizzata e di servizi dedicati, accrescendo la loro esperienza complessiva.
- Servizi costruiti su misura: offrire servizi esclusivi che soddisfino le esigenze specifiche delle aziende, creando un rapporto di reciproca convenienza.
Anche l’hotel guadagna dalle convenzioni:
Anche noi albergatori possiamo trarre un notevole vantaggio da queste partnership aziendali e possiamo farlo in diversi modi.
Innanzitutto, tali collaborazioni incentivano un aumento delle prenotazioni, soprattutto durante i giorni feriali, tipicamente meno affollati da viaggiatori leisure.
Attraverso un approccio ben congegnato, l’hotel può divenire attraente sia per clienti business che leisure, bilanciando l’occupazione nel corso dell’intera settimana.
Se la collaborazione è stabile si ottiene un flusso di revenue che è prevedibile durante l’anno e quindi un flusso economico affidabile su cui poter contare e quindi pianificare.
Parola d’ordine: negoziare
La fase più articolata è l’istituzione degli accordi tra l’hotel e le aziende.
Come prima cosa dobbiamo identificare quali sono le realtà imprenditoriali che possono essere più interessanti per il nostro hotel, per questo dobbiamo valutare sia le dimensioni dell’azienda, che il tipo di ambito in cui opera e anche la prossimità geografica dalla nostra struttura ricettiva.
Una volta trovate le giuste aziende, alziamo la cornetta del telefono e cerchiamo di metterci in contatto con loro per fissare un incontro di persona dove andare a proporre il nostro servizio di ospitalità.
A questo punto è cruciale sedersi al tavolo dei negoziati, indossare il cappello di negoziatore ed instaurare un dialogo con le aziende per presentare le nostre offerte personalizzate.
Come creare una tariffa convenzionata aziendale?
Sulle tariffe, possiamo proporre tre soluzioni in base al nostro stile gestionale e alla strategia di prezzo:
– Sconto sulla tariffa pubblica migliore (best available rate): potrebbe essere ad esempio uno sconto del 10% sulla tariffa Bed & Breakfast pubblicata.
– Prezzo fisso ma in base alla stagione: in questo caso si tratta di un prezzo fisso ma variabile a seconda del periodo dell’anno, ad esempio potrei proporre €60 a notte per una camera doppia uso singola nei mesi di maggio e giugno, e €70 nei mesi di luglio e agosto.
– Tariffa fissa per tutto l’anno: Un prezzo fisso garantito per l’intero anno.
La negoziazione del prezzo è un’arte sottile, ma è essenziale che le condizioni concordate siano accuratamente documentate nel sistema di gestione alberghiera.
Nel software Slope, è possibile registrare le convenzioni specificando gli accordi economici e la durata, collegandole poi alle aziende o ai contatti nel sistema CRM.
Gestire le convenzioni in modo ordinato grazie al software Slope
Avere tracciabilità e visibilità delle convenzioni stipulate e attive è fondamentale, questo per garantire che tutti gli operatori in hotel possano rispondere con precisione a richieste di preventivo legate alle convenzioni.
L’errore non è ammissibile quando si tratta di proporre tariffe errate a clienti aziendali che rappresentano un flusso costante di prenotazioni.
Per questo quando in hotel riceviamo una telefonata o un’email di richiesta disponibilità l’operazione che dovrà fare il nostro addetto al booking è semplicemente inserire nella scheda prenotazione il nome dell’azienda e il software automaticamente mostrerà le convenzioni che sono attive in quel momento.
L’obiettivo del software deve essere sia quello di semplificare il lavoro, ma anche di ridurre al minimo il rischio di commettere errori.
Misurare, misurare e misurare!
Infine, un aspetto chiave è l’analisi dati attraverso reportistica accurata.
Ad esempio è importante riuscire ad identificazione facilmente quali aziende che hanno generato il maggior numero di prenotazioni.
Ma la metrica da guardare non è solo la quantità di prenotazioni, ci interessa sapere:
- per quali periodi dell’anno
- per quali giorni della settimana
- qual è stato la durata media di soggiorno
- e così via
Grazie a questi dati possiamo capire con esattezza la bontà della convenzione che abbiamo stilato e misurare se effettivamente sta portando revenue aggiuntivo al nostro business oppure no.
È tutto più facile con il software giusto
Creare una strategia alberghiera efficace non è facile, per questo è importante dotarsi dei giusti strumenti software.
Attraverso il software Slope creare, gestire e vendere tariffe convenzionate è facile e senza errori.
Per richiedere una dimostrazione del funzionamento del software è sufficiente compilare il form sottostante.
