Che cosa sono gli iCal? Ecco come utilizzarli per il tuo hotel

Che cos’è un iCalendar?

In termini generali, un iCalendar (noto a tutti come iCal) è un formato di file per computer, solitamente con estensione .ics (ma possiamo trovarne anche con estensioni diverse, quali .ical / .ifb / .icalendar) in grado di rappresentare informazioni aggregate su base temporale, nel nostro caso in un calendario.

Questo strumento è molto utilizzato nell’ambito dell’Hôtellerie perchè permette di riportare in un calendario snello e facilmente fruibile informazioni circa le disponibilità di una tipologia di alloggio per un determinato lasso temporale.

Le informazioni che possono essere salvate all’interno di un file iCal sono limitate, in questo articolo vi spiegheremo quali sono le informazioni utili per la gestione di disponibilità di camere ed appartamenti che possono essere veicolate tramite un iCal.

Abbiamo dedicato una puntata del nostro podcast al tema dell’iCalendar

Sincronizzare i portali di vendita online (OTA) tramite iCal

In alcuni casi l’iCal può essere usato come un degno sostituto per sincronizzare il vostro PMS con un portale di distribuzione online, agenzia o tour operator.

Ovviamente la soluzione ideale per sincronizzare disponibilità, tariffe, prezzi e prenotazioni tra il vostro gestionale e il canale di vendita prevede l’utilizzo di un channel manager con connessione a 2 vie, tuttavia, nel caso in cui il portale non offra un’interfaccia Channel Manager a 2 vie è possibile ricorrere all’iCal per sincronizzare la disponibilità.

Come funziona l’iCal?

Come accennato sopra questa soluzione ha delle limitazioni, per esempio gli iCal permettono di salvare solamente la disponibilità di un alloggio su un determinato portale.

Tramite iCalendar non è possibile tenere traccia di quante unità di un alloggio specifico sono disponibili per un dato giorno, ma è in grado di salvare informazioni sul suo stato di disponibilità (disponibile o non disponibile).

La comunicazione è quindi solamente unidirezionale (ad 1 via): quindi è possibile aggiornare le disponibilità dal mio PMS al portale in cui ho inserito l’iCalendar ma non posso far si che il portale aggiorni il calendario quando si riceve una prenotazione.

Quali sono i casi pratici in cui può essere conveniente utilizzare un iCal?

Può essere conveniente utilizzarlo nel caso in cui si voglia ottenere la sincronizzazione di portali “secondari”, ossia di portali che generano al di sotto del 5% delle prenotazioni annuali e sui quali non si intende investire per una connessione a due vie.

Può essere utile anche nel caso di agenzie che non hanno un portale OTA, ma che intendono conoscere la disponibilità della struttura, nel caso vogliano inviare un gruppo.

Quali sono i principali portali su cui posso sincronizzare aperture e chiusure tramite iCal?

I portali più conosciuti che possono essere aggiornati tramite iCal sono i colossi Airbnb e Homeaway, è infatti possibile utilizzare l’iCal per aggiornare automaticamente aperture e chiusure su entrambi i portali.

Non solo iCal Airbnb oppure iCal Homeaway, ma anche altri portali come FlipKey, Ownsdirect, FeWo-direkt oppure 9Flats possono  essere aggiornati tramite questa tecnologia.

Come posso importarlo nei portali OTA?

Gli iCal possono essere importati nei vari portali in 2 modalità diverse:

❌ Importazione tramite file

Un file iCal può essere generato e importato di volta in volta nel portale che si desidera aggiornare.

Questo approccio è assolutamente sconsigliato, in quanto il file non ha la capacità di auto-aggiornarsi: bisognerebbe importarlo ogni volta che cambia la disponibilità nei nostri alloggi, appare quindi chiaro come l’importazione tramite file sia altamente sconsigliata perchè poco espandibile.

✔️ Importazione tramite URL

Alcuni software gestionali per hotel offrono la possibilità di accedere ad un indirizzo pubblico (url) dove viene caricato un iCal che viene aggiornato ogni tot minuti.

Inserendo quindi in un eventuale portale l’URL dell’iCal, il portale potrà fare una richiesta a quell’indirizzo ogni qual volta desideri essere aggiornato sullo stato di occupazione dell’alloggio. Questo è un processo automatico decisamente vantaggioso perché non necessita di operazioni manuali.

È bene ricordare come il lasso di tempo che l’iCal impiega per l’auto-aggiornamento dipende da due fattori:

1. dal portale sul quale viene caricato (ogni quanto tempo il portale controlla l’URL per vedere se è disponibile una versione aggiornata dell’iCal);
2. dalla frequenza di aggiornamento del PMS (ogni quanto tempo il gestionale genera il calendario).

Per importare gli iCalendar sui vari portali è sufficiente seguire le procedure indicate dagli stessi portali circa, appunto, l’importazione dei calendari.
Ecco ad esempio la procedura da eseguire su Airbnb oppure HomeAway:

• Guida caricamento iCal HomeAway;
• Guida caricamento iCal Airbnb.

Dove trovo gli iCal dei miei alloggi?

I PMS più evoluti offrono alle strutture ricettive link ai calendari iCal di ciascun alloggio creto nel sistema gestionale.

Il software gestionale Slope, oltre alla connettività tramite channel manager a 2 vie, offre ai propri clienti la possibilità di generare degli URL iCal che possono essere utilizzati a completa discrezione dell’albergatore.

Per maggiori informazioni sul formato iCal o sul software Slope non esitate a contattarci.