Come creare preventivi di soggiorno per hotel che siano 4.0

I nostri amici receptionist si trovano a dover formulare ed inviare preventivi in certi periodi dell’anno anche decine di volte al giorno, tenendo in considerazione tanti fattori ed esigenze sempre diverse espresse dal cliente.

Quanti preventivi si trasformano davvero in prenotazioni? Esiste uno strumento che può aiutare a tenerne traccia?

Nella quarta puntata del podcast Ospitalità 4.0 parleremo di come creare preventivi di soggiorno per hotel che rispettino i principi alla base dell’automazione dei processi di lavoro in hotel.

1. Come creare preventivi di soggiorno per hotel che convertano

Nella puntata Edoardo e Marco ragioneranno su quelle che sono le strategie per creare preventivi di soggiorno per hotel che convertono partendo però da quelli che sono gli errori che si commettono di solito quando si prepara e si invia un preventivo.

Quando il receptionist prepara una mail di offerta deve avere la consepavolezza che dietro ad ogni richiesta a cui risponde c’è un probabile cliente, un viaggiatore che è intenzionato a soggiornare presso la struttura ma deve essere messo nelle condizioni di capire se il nostro hotel è quello che fa per lui e per le sue esigenze.

Gli orrori da non compiere mai quando si invia un’email ad un potenziale cliente sono:

• allegare foto non professionali;
• referenziare prezzi non chiari o sbagliati (rispetto per esempio alle offerte che si trovano sul sito);
• testi lunghissimi e ridondanti;
• caratti testuali formattati in modo inconsistente (per esempio: pezzi di testo in Times New Roman 12 che si alterna al Calibri 14 etc…)

2. Velocità di creazione + interfaccia semplice = maggiori conversioni

Per molti receptionist creare un preventivo è un meccanismo ridondante in cui si vanno a copiare blocchi di testo, andando semplicemente a correggere il periodo di riferimento e il prezzo da proporre al cliente.

Il consiglio è quello di utilizzare degli strumenti software che permettano attraverso pochi click di:

• Inserire le date indicate dal cliente (evitando preventivi già in “overbooking”);
• Fornire automaticamente disponibilità, quotazione, testo, immagini e preview delle camere in cui andrà a soggiornare il cliente;
• Spedire il preventivo;
• Monitorare tassi di apertura o eventuali bounce;
• Inviare il follow up al cliente qualora non abbia risposto dopo 2 giorni.

3. I quattro aspetti di un preventivo che converte

Ricapitolando, quali sono gli aspetti da tenere in considerazione?
Marco ed Edoardo nel corso della puntata ne evidenzieranno 4 e sono:

1. Velocità di creazione;
2. Design accattivante;
3. Report sui dati come tassi di apertura;
4. Live chat.

4. Un follow-up vi salverà!

Ultimo ma non per importanza, è il follow-up.

Il follow-up è un richiamo di un’azione condotta in precedenza, quindi nel caso alberghiero si va a ricontattare il potenziale cliente dopo il preventivo inviato.
Questa pratica è particolarmente importante perché aiuta a tenere “agganciato” il cliente fino a quando è possibile (nei limiti del GDPR ovviamente).

Molti e-commerce ed agenzie di viaggio inviano email di follow up dopo che un cliente non ha concluso l’acquisto, dimostrando che ci “tengono al cliente”.

In reception fate la stessa cosa?
Quanti degli hotel che sono vostri “competitor” inviano un follow up dopo aver spedito un preventivo?

Ma soprattutto, quanti follow-up avete fatto nell’ultima settimana ad un cliente che vi ha richiesto una quotazione?

Se la risposta è pochi, allora è il momento di cambiare!