Come sarà il PMS del futuro secondo Marco Matarazzi

Nel corso dell’Hospitality Day 2020 il nostro CEO Marco Matarazzi è stato invitato come relatore al dibattito “Come sarà il PMS del futuro” in cui si è parlato di come sia evoluto il ruolo del PMS nel corso degli anni, anche in relazione a necessità degli albergatori ed adempimenti normativi.

Durante il suo intervento Marco ha ricordato come la virtù più preziosa di un’azienda sia la sua capacità di essere agile.

Con il termine “agile” intendiamo la capacità di adattarsi velocemente al cambiamento.

Nell’ottantesima puntata del podcast Ospitalità 4.0 Edoardo e Marco faranno un riepilogo di quelli che sono stati gli argomenti trattati durante il dibattito “Come sarà il PMS del futuro“.

Quali necessità e opportunità ha scatenato la recente pandemia mondiale?

Il cambiamento che in passato avremmo digerito in anni lo abbiamo dovuto assorbire e fare nostro in pochi giorni.

Questo ha causato una rottura netta tra le aziende che hanno avuto l’energia nelle gambe per cambiare direzione chi invece è rimasto sul posto.

La pandemia ha coniato dei nuovi termini che ormai sono sulla bocca di tutti, questi sono remote working e smart working.

Remote working significa lavorare da remoto, quindi non in presenza, mentre smart working significa lavorare in maniera “flessibile” anche in termini di modalità ed orario se vogliamo.

Tuttavia la principale necessità che è nata in seguito alla pandemia è stata la necessità di essere agili, dove (lo ripetiamo) con il termine “agili” intendiamo la capacità di adattarsi velocemente al cambiamento al nuovo contesto competitivo che evolve.

La pandemia ha accelerato dei cambiamenti che erano in atto, ma che erano latenti, dormienti.

Ha messo le aziende all’angolo obbligandole a cambiare, adattarsi oppure soccombere.

E la cosa spaventosa è che ha imposto questo pivot nei cambiamenti e nelle abitudini in un lasso temporale che si è contratto da qualche anno a una manciata di mesi.

In questo contesto abbiamo conosciuto 2 tipologie di albergatori:

• Quelli che si sono dotati degli strumenti e dei processi lavorativi moderni e sono riusciti ad arginare e circoscrivere la crisi.
• Quelli che non sono riusciti a riadattare il proprio modo di lavorare pagando caro pegno.

Quindi questo 2020 ci sta insegnando come i tempi sono cambiati, siamo entrati con entrambe le gambe in un’era nuova dove non vale più il detto:

“Pesce grande mangia il pesce piccolo” ma si è passati a “pesce veloce che mangia quello lento”. 

Questo concetto vale anche per il software, nello specifico nei software gestionali per hotel. 

PMS in cloud, si/no: pro e contro?

Quando parliamo di software cloud i principali vantaggi che vengono subito in mente sono:

• un software accessibile da qualsiasi parte del mondo in cui mi trovo;
• riduzione dei costi gestione (non dovendo gestire il server fisicamente presente in struttura si risparmia);
• azzeramento dei rischi di conservazione delle informazioni (sempre per il discorso del server locale);
• non dobbiamo curarci di virus che possono causare perdita di dati e compromettere il nostro storico.

Se poi il nostro software non solo è cloud ma è anche “web based” si hanno altri ulteriori vantaggi:

• non ho bisogno di installare software accedo semplicemente tramite browser;
• posso accedere da qualsiasi piattaforma (Windows, MacOS, Android e iOS) e ho le stesse funzionalità che ho sulla mia postazione desktop.

Tutti i punti elencati sopra sono molto importanti e già da soli basterebbero a rendere evidente la superiorità dell’architettura cloud rispetto ad una obsoleta soluzione “on premise”. 

Ma qual è il vero vantaggio del cloud?

Ma il vero vantaggio che si ha con un software moderno e cloud è la velocità con cui questo evolve e si adatta ai cambiamenti del mercato.

Un software cloud (con solide basi tecniche) può sfruttare metodologie di sviluppo software che permettono di effettuare centinaia di aggiornamenti all’anno e di distribuire gli aggiornamenti dell’applicativo in maniera completamente trasparente all’utilizzatore finale.

Questi aggiornamenti vengono definiti trasparenti perché non richiedono un intervento manuale né da parte di un tecnico né da parte dell’albergatore.

Il software evolve e segue la direzione e le esigenze imposte dal mercato, in questa maniera l’albergatore e il suo team possono operare con strumenti che sono sempre all’avanguardia e vengono messi nelle condizioni di definire una strategia operativa adatta ed efficace.

Vedi più il PMS come un all-in-one oppure un sistema connesso con altri applicativi?

Avere un software tutto in uno offre moltissimi vantaggi per l’albergatore ed il suo team.

Ovviamente la sfida è quella di avere un software tutto in uno che sia estremamente performante ed esaustivo in tutte le funzionalità che lo compongono.

I vantaggi di avere un software tutto in uno per hotel sono evidenti e possono essere riassunti in:

• avere un unico interlocutore con cui interfacciarsi sia in termini amministrativi che in termini tecnici;
• riduzione in termini di costi poiché acquistare una soluzione unica è quasi sempre più vantaggioso che comprare un ecosistema di soluzioni diverse;
• semplificazione della formazione del personale che dovrà imparare ad utilizzare una sola piattaforma;
• non si perdono dati e informazioni a causa della diversa natura dei software;
• si evitano errori di sincronizzazione tra i programmi.

Il collegamento di piattaforme diverse è un’operazione mai banale che porta con sé una serie di possibili problematiche come ad esempio errori di sincronizzazione e perdita di dati dovuti alla differenza tecnica tra le piattaforme.

In questi spiacevoli casi di errore è anche difficile capire qual è l’interlocutore con cui parlare per risolvere il problema, capita infatti troppo spesso un simpatico palleggio di responsabilità che è difficile da districare.

Due piattaforme distinte, ad esempio un PMS ed un Booking Engine progettati da aziende differenti avranno un modello dati che in parte più o meno grande sarà differente, già questo è sufficiente per capire l’impossibilità di creare un collegamento perfetto tra le due piattaforme ossia un collegamento senza perdita di dati e informazioni. 

Per questa ragione la scelta di un software all in one, nella maggior parte dei casi, permette di semplificare notevolmente i processi lavorativi quotidiani, riduce la possibilità di errore tecnico e rende più facile la formazione del personale.

Appurato il fatto che un software gestionale all in one sia la soluzione più comoda e conveniente bisogna tuttavia prendere in considerazione che talvolta l’integrazione con sistemi terzi può dover essere necessaria.

I motivi che portano alla necessità di una integrazione possono essere di 2 tipi:

1. Si ha bisogno di interfacciare al nostro all in one una funzionalità non presente nella piattaforma.
   Alcuni esempi di servizi esterni che hanno bisogno di essere interconnessi con il gestionale possono essere:
   • sistemi di domotica;
   • totem per il check-in e chiavi elettroniche;
   • sistemi di autenticazione wifi, telecamere e così via.
     
     
     
2. Si ha l’esigenza di utilizzare una funzionalità con delle caratteristiche funzionali differenti. Per fare un esempio banale può essere necessario connettere al nostro software gestionale tutto in uno un booking engine in grado di offrire funzionalità da catena alberghiera, funzionalità che altrimenti non è presente nel booking engine che fa parte della suite di funzionalità dell’all in one.

In questi casi è necessario che il software gestionale esponga quella che in gergo tecnico si chiamano API.

Una API è un’interfaccia di collegamento che può essere sfruttata da sistemi esterni per ottenere le informazioni salvate all’interno di un altro software. Tramite una chiave di accesso segreta un sistema slegato dal nostro gestionale alberghiero può attingere e ottenere le informazioni necessarie per essere sincronizzato e operare.

Quindi la soluzione ideale è quella di scegliere un software gestionale che sia tutto in uno ma che sia anche in grado di comunicare con il mondo esterno tramite un’interfaccia di collegamento che sia moderna e facilmente fruibile dai sistemi terzi.

Quale ruolo ricoprirà il PMS nei prossimi 10 anni? Quali orizzonti si prospettano?

Il PMS è già oggi il fulcro della gestione alberghiera, inoltre la sua natura centrale nei processi produttivi e lavorativi dell’impresa turistica lo rende sempre più indispensabile e cruciale.

Quindi la tendenza che stiamo vedendo è quella di aver bisogno di software che siano in grado di assorbire la complessità imposta dal mercato e semplificarla all’utente utilizzatore finale del programma fungendo da schermo.

Un software di qualità è un software che non solo funziona bene ed è piacevole da utilizzare, ma è soprattutto un applicativo in grado di rendere semplici operazioni complesse. 

Evolvendo quindi dei processi che giorno dopo giorno diventano quindi sempre più complessi rendono palese la necessità di dotarsi di un software che sia:

• completo, in termini di funzionalità e funzioni;
• facile da usare da parte di tutti gli operatori;
• facile da accedere da qualsiasi luogo o tramite qualsiasi dispositivo;
• agile nella capacità del software di adattarsi ai cambiamenti del mercato.

Per essere chiari, quando parliamo di “processi” parliamo di aspetti come:

• la gestione di nuovi mercati che si aprono;
• la distribuzione su nuovi portali che nascono ciascuno con regole di funzionamento nuove (e.g. metamotori, airbnb etc…);
• nuovi adempimenti normativi (come ad esempio la fatturazione elettronica, corrispettivi telematici, GDPR ect…);
• gestione dei dati in maniera facile e semplificata.

Quindi in questo contesto di repentina evoluzione, di nascita di nuovi software e sistemi per la gestione di singoli aspetti o per la distribuzione degli alloggi abbiamo bisogno di dotarci di un PMS che sia in grado di stare al passo, ma oltre a questo abbiamo bisogno che ci semplifichi il nostro lavoro ed il lavoro dei nostri collaboratori.

Tra i processi produttivi abbiamo aggiunto anche il punto “gestione dei dati”.

L’argomento dell’analisi dei dati è sulla bocca di tutti, conoscere i dati è molto importante e nel nostro podcast Ospitalità 4.0 parliamo principalmente di questo, ossia dell’importanza di conoscere i dati del proprio hotel e creare strategie partendo da questi.

Tuttavia una cosa è avere a disposizione i dati e un’altra cosa è invece essere in grado di interpretarli e leggerli nel modo giusto.

Avere il dato “grezzo” non ci è di grosso aiuto se non abbiamo un sistema software in grado di organizzare l’informazione e metterla sotto una forma che sia fruibile e chiara.

Per questa ragione avere un software PMS che non è in grado di organizzare in maniera facile e leggibile i dati è alla stessa stregua di non avere affatto quei dati.