L’invio delle schedine alloggiati PS è uno degli obblighi di chi gestisce una struttura ricettiva.
Tutti i gestori di hotel, agriturismi ed alberghi hanno l’obbligo di comunicare alla Questura attraverso il Portale Alloggiati Web le schedine alloggiati, ossia le generalità degli ospiti che stanno soggiornando presso le proprie strutture.
La segnalazione degli ospiti, oltre ad essere accurata, deve essere effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura.
In questo articolo andremo a spiegare meglio come funziona la segnalazione alloggiati (PS) e come semplificare il processo di creazione delle schedine alloggiati per evitare errori e ritardi negli invii.
Che cos’è la Schedina Alloggiati?
Come creare la Schedina Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato
Generare ed inviare Schedine Alloggiati tramite software gestionale
Come evitare gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope
Il Portale Alloggiati, presente ormai dal 2006, permette di inviare le famose Schedine Alloggiati (PS), un documento in cui sono contenuti i dati anagrafici degli ospiti che soggiornano presso la vostra struttura.
I dati che vengono inseriti nella scheda alloggiati sono:
Ogni schedina richiede i dati di un documento di riconoscimento in corso di validità solo per l’ospite principale (Singolo, Capofamiglia o Capogruppo).
Per gli altri componenti del gruppo o della famiglia (detti “membri”) non occorre inserire i dettagli del documento sul portale, fermo restando l’obbligo di identificarli tutti di persona al check-in.
Le tipologie di ospite previste dal Portale Alloggiati sono:
L’Ospite Singolo identifica chi pernotta da solo nell’alloggio o lo fa in maniera indipendente, senza legami di parentela o di gruppo con altri ospiti presenti nella stessa prenotazione. Per questa tipologia di alloggiato, il Portale Alloggiati richiede l’inserimento completo di tutti i dati anagrafici (nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza) uniti agli estremi di un documento di riconoscimento in corso di validità.
Il Capogruppo è invece l’alloggiato maggiorenne e referente principale per un insieme di ospiti che viaggiano o soggiornano insieme senza vincoli di parentela (es. comitive di amici, colleghi di lavoro, gruppi turistici, squadre sportive). Per il Capogruppo, il Portale Alloggiati richiede l’inserimento sia dei dati anagrafici completi sia degli estremi di un documento di riconoscimento in corso di validità. I soggetti che lo seguono sono definiti “membri del gruppo” e per loro non occorre inserire i dettagli del documento sul portale.
Nel caso di un nucleo di persone legate da vincoli di parentela (es. coniugi, genitori e figli, conviventi di fatto, fratelli) che soggiornano nello stesso alloggio, si segue la stessa logica utilizzata per il Capogruppo e per i membri del gruppo, sostituendoli con le figure di “Capofamiglia” e “membri della famiglia”.
Per chi non avesse un software gestionale, la Polizia di Stato offre la possibilità di compilare e inviare le schedine alloggiati direttamente dal Portale Alloggiati.
Una volta eseguita l’autenticazione con nome utente e password rilasciati dalla propria Questura, la schermata di inserimento dati è simile a quella mostrata nell’immagine sotto.
Inserire il dato è semplice: basta infatti indicare manualmente i dati dell’ospite, ma bisogna fare attenzione per evitare errori di trascrizione.
Senza contare poi che, nel caso di inserimento di più ospiti, la procedura può diventare particolarmente lunga e che, in caso di errori, spesso è necessario ricominciare dall’inizio.
I migliori software gestionali permettono di inserire i dati direttamente nel sistema di prenotazione e sincronizzare automaticamente un file contenente le generalità degli ospiti.
Slope, software gestionale per hotel, permette di semplificare il processo di invio delle schedine alloggiati e di generare in maniera automatica il file da inviare al portale.
Slope permette all’albergatore di inserire i dati degli ospiti in modo veloce con la possibilità di ricercare anagrafiche di clienti precedentemente profilati ed inseriti nel CRM e successivamente sincronizzare il file con tutti i dati.
Per farvi capire meglio il funzionamento vi mostriamo i semplici passaggi da compiere per esportare il file alloggiati:
1) Eseguire la sincronizzazione diretta con Alloggiati Web all’interno del gestionale Slope.
Con Slope, per inviare le schedine alloggiati direttamente al Portale Alloggiati Web occorre accedere alla dashboard, cliccare su “Portale Alloggiati (Polizia)“.
2) Scegliere la data e inviare le schedine.
A questo punto non si deve far altro che cliccare sul pulsante SINCRONIZZA per inviare automaticamente le informazioni richieste al Portale Alloggiati, senza bisogno di esportarli o di caricarli manualmente.
Può capitare che registrando manualmente gli ospiti nel Portale Alloggiati ne vengano dimenticati alcuni.
Slope evita che ciò accada, notificando l’errore e permettendo comunque di esportare il file solamente per alcuni tipi di alloggi.
Per farlo è sufficiente accedere alla dashboard di Slope, cliccare su File Alloggiati Polizia e controllare con attenzione cosa viene mostrato nella finestra di dialogo.
Da qui è possibile proseguire, ignorando di fatto l’avviso, o accedere ai dettagli delle prenotazioni per effettuare modifiche e integrazioni prima di ritentare l’invio.
È possibile far firmare le vecchie schedine cartacee ai clienti?
No.
L’inoltro delle presenze tramite le schedine cartacee è stato abrogato dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’ Art. 109 c. 3 T.U.L.P.S. dall’ Art. 40 c. 1 del D.L. 06/12/2011 nr. 201. Le presenze in struttura devono essere segnalate ESCLUSIVAMENTE con il sistema telematico Alloggiati Web.
E se la sincronizzazione diretta per qualche motivo non dovesse funzionare?
Nel caso in cui vi siano dei problemi tecnici o altri impedimenti, occorre contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio. I contatti dei singoli Commissariati sono indicati all’interno del Portale Alloggiati.
La partenza va segnalata nel Portale Alloggiati?
No, va segnalato solamente l’arrivo.
Due o più ospiti senza legami di parentela pernottano nella stessa stanza. Come vanno registrati?
Con questa premessa, gli ospiti non possono essere registrati come Capofamiglia e membro (o membri) della famiglia. Il dubbio a questo punto potrebbe essere se trattarli come Singoli, registrando quindi il documento di ognuno, o come gruppo.
Il primo caso è di certo la scelta più flessibile: richiede l’inserimento dei dettagli del documento di ciascun ospite ed è l’ideale se i pernottanti necessitano di fatture o ricevute separate, pagamenti distinti o se hanno date di check-out differenti.
Il secondo caso, comunque a norma di legge, è la scelta più rapida per la reception. Il documento di identità viene richiesto per il solo Capogruppo, mentre per gli altri colleghi o amici bastano i dati anagrafici.
La registrazione come gruppo è un’ottima soluzione se gli ospiti condividono le date di soggiorno.
Se l’ospite dovesse partire prima o dopo rispetto a quanto dichiarato durante l’inserimento nel Portale Alloggiati, cosa deve fare la struttura?
Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate, per cui in questo caso non dovrai fare nulla. In caso di prolungamenti della permanenza, i dati devono essere reinseriti come per un nuovo arrivo, specificando nuovamente il numero di giorni addizionali dichiarati dal cliente.
Devo tenere una ricevuta che attesti il corretto invio delle schedine?
Sì, dovrai conservare la ricevuta di ciascun invio per 5 anni anche se potrai evitare di stamparle. Per lo scaricamento delle ricevute di invio al Portale Alloggiati, ti consigliamo di usare l’estensione gratuita che abbiamo sviluppato e che puoi trovare qui.
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