L’invio delle schedine alloggiati è uno degli obblighi di chi gestisce una struttura ricettiva.
Tutti i gestori di hotel, agriturismi e bed and breakfast hanno l’obbligo di comunicare alla Questura attraverso il Portale Alloggiati Web le schedine alloggiati, ossia le generalità degli ospiti che stanno soggiornando presso le proprie strutture.
La segnalazione degli ospiti, oltre ad essere accurata, deve essere effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura.
In questo articolo andremo a spiegare meglio come funziona la segnalazione alloggiati (PS) e come semplificare il processo di creazione delle schedine alloggiati per evitare errori e ritardi negli invii.
Indice
Le basi: che cos’è la Schedina Alloggiati?
Come creare la Schedina Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato
Generare ed inviare Schedine Alloggiati tramite un software gestionale
Come evitare gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope
Le basi: che cos’è la Schedina Alloggiati?
Il Portale Alloggiati, presente ormai dal 2006, permette di inviare le famose Schedine Alloggiati, un documento in cui sono contenuti i dati anagrafici degli ospiti che soggiornano presso la vostra struttura.
I dati che vengono inseriti nella scheda alloggiati sono:
- Data di Arrivo;
- Tipo Alloggiato (ospite singolo, capo famiglia, capogruppo);
- Cognome e nome:
- Sesso;
- Data di nascita e luogo di nascita;
- Cittadinanza.
È interessante notare i due campi “capo gruppo” e “capo famiglia”.
Il capogruppo viene utilizzato nel caso di soggiorni di gruppi di persone che non appartengono allo stesso nucleo familiare, dove è appunto sufficiente un capogruppo che sia in possesso di un documento di riconoscimento valido in Italia.
Nel caso di alloggiati che appartengono allo stesso nucleo familiare si può indicare invece un capofamiglia.
Alloggiati Web: come creare Schedine Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato
Per chi non avesse un software gestionale, la Polizia di Stato offre la possibilità di compilare e inviare le schedine alloggiati direttamente nel loro portale. La maschera di inserimento dati è simile a quella mostrata nell’immagine sotto:
Il procedimento di inserimento del dato è semplice, basta infatti inserire manualmente i dati dell’ospite, ma bisogna fare attenzione per evitare errori di trascrizione.
Inoltre, nel caso di inserimento di più ospiti la procedura può diventare particolarmente lunga.
Generare ed inviare schedine alloggiati tramite un software gestionale
I migliori software gestionali permettono di inserire i dati direttamente nel sistema di prenotazione e sincronizzare automaticamente un file contenente le generalità degli ospiti.
Slope, software gestionale per hotel, permette di semplificare il processo di invio delle schedine alloggiati e di generare in maniera automatica il file da inviare al portale.
Slope permette all’albergatore di inserire i dati degli ospiti in modo veloce con la possibilità di ricercare anagrafiche di clienti precedentemente profilati ed inseriti nel CRM e successivamente sincronizzare il file con tutti i dati.
Per farvi capire meglio il funzionamento del motore di generazione del file .txt vi mostriamo i semplici passaggi da compiere per esportare il file alloggiati:
1) Generare il file Alloggiati Web all’interno del gestionale Slope
Con Slope, per scaricare le schedine alloggiati ed importarle nel Portale Alloggiati Web occorre accedere alla dashboard, cliccare su “Portale Alloggiati (Polizia)
2) Inviare il file alloggiati nel Portale Alloggiati Web
A questo punto non si deve far altro che sincronizzare automaticamente il file alloggiati, senza bisogno di esportarlo o di caricarlo manualmente.
Evita gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope
Può capitare che registrando manualmente gli ospiti nel Portale Alloggiati ne vengano dimenticati alcuni.
Slope evita che ciò accada, notificando l’errore e permettendo comunque di esportare il file solamente per alcuni tipi di alloggi.
Esempio pratico – Come registrare un ospite con Slope ed inviare le schedine alloggiati
Ok, diamo un po’ di contesto e mettiamoci nei panni di un albergatore.
È il 1 Marzo ed il cliente Mario Rossi insieme alla moglie Michela Gialli si presentano per il check-in presso la struttura Relais Villasole.
1) Registrazione della scheda anagrafica
Come primo passo l’albergatore registra le generalità e va a completare le rispettive schede anagrafiche.
Dopo aver inserito correttamente i dati degli ospiti, vedrà così il riepilogo della prenotazione.
Nel corso della giornata l’albergatore registrerà anche il check-in di altre due coppie, inserendo le rispettive anagrafiche o ricercando le anagrafiche esistenti.
2) Generazione del file da importare o sincronizzare nel portale alloggiati web
La segnalazione alloggiati va effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo dei clienti in struttura, così l’albergatore decide di generare il file ed importarlo nel portale Alloggiati Web.
Per farlo è sufficiente accedere alla dashboard di Slope, cliccare su File Alloggiati Polizia e decidere se inviare manualmente o sincronizzare automaticamente le schedine alloggiati.
(FAQ) – Alcune domande frequenti
È possibile far firmare le vecchie schedine cartacee ai clienti?
No.
L’inoltro delle presenze tramite le schedine cartacee è stato abrogato dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’ Art. 109 c. 3 T.U.L.P.S. dall’ Art. 40 c. 1 del D.L. 06/12/2011 nr. 201. Le presenze in struttura devono essere segnalate ESCLUSIVAMENTE con il sistema telematico Alloggiati Web.
Nel caso in cui vi siano dei problemi tecnici, occorre contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio.
La partenza va segnalata nel Portale Alloggiati?
No, va segnalato solamente l’arrivo.
