In tempi di smart working l’utilizzo di software di messaggistica aziendale è notevolmente aumentato e sempre più spesso ci si affida a prodotti come Slack, Microsoft Teams, Skype o WhatsApp per comunicare con i membri del proprio team di lavoro.
Nella sessantatreesima puntata del podcast Ospitalità 4.0 Edoardo e Marco si chiederanno se e come un hotel possa utilizzare con profitto una chat aziendale come Slack.
Nella puntata si prenderà in esame Slack, usando questa applicazione come esempio e caso studio essendo molto in voga ormai da qualche anno tra le aziende.
Che cosa è Slack?
Slack è un software che viene utilizzato come chat aziendale per inviare messaggi in modo istantaneo ai membri del team.
In un contesto lavorativo sempre più distribuito (smart e remote working) o semplicemente in un contesto dove persone lavorano su turni differenti è importante che la comunicazione e il passaggio delle informazioni avvengano in maniera chiara e inequivocabile.
Il principale problema che si trovano ad affrontare le aziende è il passaggio delle informazioni, tenere tutti aggiornati e allineati sul da farsi non è cosa semplice. Per questa ragione è importante dotarsi degli strumenti giusti per comunicare.
Questa chat può essere installata sia su computer fissi che su smartphone e può essere configurata da ciascun operatore impostando quelli che sono i propri turni di lavoro, evitando così di essere notificati fuori orario o quando si è in ferie.
Come una chat aziendale può aiutare l’operato del team in hotel
Scopo della puntata del podcast è quello di capire se una chat può adattarsi anche ad una realtà alberghiera.
Un’azienda che vende ospitalità è composta da diversi dipartimenti ciascuno si occuperà di un filone dell’azienda.
Alcuni esempi di dipartimenti possono essere: booking, revenue, amministrazione, manutenzione etc…
In questo contesto avere delle aree di lavoro virtuali (chat room) in cui notificare comunicazioni ai membri di appartenenza del team può essere di grande aiuto per evitare equivoci e dimenticanze.
Ad esempio Slack consente di creare alcuni canali per ogni dipartimento o argomento principale dell’azienda. Lo scopo è di comunicare in modo frequente e preciso sull’argomento corretto con le persone referenti di quel topic.
Per fare alcuni esempi pratici possiamo immaginare alcuni canali che un hotel potrebbe creare all’interno della propria applicazione di chat.
#frontdesk
Per le attività di accoglienza come prenotazioni, richieste degli ospiti, passaggio e consegna di informazioni tra turni.
#housekeeping
Per informazioni sulla camera come lo stato di pulizia.
#manutenzione
Per la comunicazione di oggetti rotti, lampadine da sostituire o problemi di natura tecnica.
#sales_marketing
Per condividere lo stato e l’avanzamento di promozioni, i preventivi inviati, le ultime newsletter e le interazioni sui social media.
#generale
Per argomenti più generici che possono essere di interesse di tutto lo staff, ma che non richiedono un canale specifico.
Non posso usare WhatsApp?
Molti di voi avranno notato che le funzionalità descritte sopra possono essere trovate anche in altri servizi di messaggistica come l’assai più diffuso WhatsApp.
Ovviamente anche WhatsApp è una soluzione valida per migliorare la nostra comunicazione interna, tuttavia dobbiamo stare attenti a rispettare quella che è la sfera privata dei nostri colleghi e collaboratori.
Essere presenti su decine di gruppi WhatsApp, soprattutto se relativi al lavoro può essere pesante e poco gradito alla maggior parte delle persone.
Per questa ragione è importante adottare una soluzione tecnologica che separi chiaramente i tempi della vita privata da quelli della vita lavorativa, questo è un atteggiamento alla base di una buona etica del lavoro che evita di creare scontento e frustrazione tra le persone.
