La pre-autorizzazione è uno strumento di verifica largamente utilizzato dagli hotel al fine di controllare la validità e la copertura finanziaria delle carte di pagamento utilizzate dai clienti al momento della prenotazione in struttura.
Dal punto di vista pratico, la pre-autorizzazione è un mezzo che consente all’esercente di impegnare un certo importo del plafond della carta.
Possiamo vedere la pre-autorizzazione come un “congelamento” temporaneo di una somma: non si tratta di un addebito, pertanto non genera alcun movimento contabilizzato di tipo bancario sul conto corrente del cliente.
I servizi di pre-autorizzazione sono ampiamente utilizzati dalle strutture ricettive proprio perché il tipo di business alberghiero prevede spesso un pagamento a distanza o un impegno economico che può anche variare nel tempo (nel caso di penali variabili).
Inoltre, potendo essere effettuata su qualsiasi tipologia di carta e circuito di pagamento (fatta eccezione delle carte debit), la pre-autorizzazione è una tutela importante per l’hotel al fine di proteggersi da carte di pagamento con plafond terminati oppure da carte fraudolente.
Esempio di preautorizzazione in hotel, come compotarsi
Immaginiamo di avere una prenotazione registrata oggi per 60 giorni nel futuro.
Il nostro piano tariffario prevede una penale di 100€ nel caso di cancellazione entro 20 giorni dalla data di check in.
In questo caso configureremo il nostro software gestionale Slope per collezionare il token della carta di credito (autenticato SCA) in fase di prenotazione e, quando la prenotazione entra in penale (anche se non è stata cancellata dal cliente), quindi 20 giorni prima del check-in, pre-autorizziamo 100€ dalla carta.
In caso di no show convertiamo la pre-autorizzazione in addebito.
Al contrario, nel caso in cui il cliente soggiorni, rilasciamo la pre-autorizzazione per chiedere un pagamento complessivo al check-out.
Quando pre-autorizziamo una somma su di una carta, questa operazione genera un congelamento dell’importo pre-autorizzato per un tempo massimo di 30 giorni.
Un aspetto particolarmente ostico per gli hotel è quello di tenere traccia di quali prenotazioni hanno una pre-autorizzazione a garanzia e quali invece no.
Data la natura “a tempo” dello strumento, abbiamo la necessità di adottare un software gestionale come Slope in grado di tenere traccia, per ciascuna prenotazione, di quali importi sono stati pre-autorizzati e soprattutto monitorare le relative date di rilascio delle pre-autorizzazioni.
É infatti molto importante avere visibilità su:
- quali prenotazioni sono state pre-autorizzate da un operatore
- qual è l’importo bloccato
- quando sarà la data di rilascio automatico della pre-autorizzazione è importante.
Possiamo abbandonare l’abitudine di tenere traccia delle pre-autorizzazioni attraverso fogli di calcolo esterni al nostro gestionale oppure attraverso l’utilizzo di note nel PMS.
