Software Schedina Alloggiati: come generare ed inviare schedine alloggiati

Tutti i gestori di hotel, agriturismi, bed and breakfast e strutture ricettive in generale hanno l’obbligo di comunicare alla Questura attraverso il Portale Alloggiati Web le schedine alloggiati, ossia le generalità degli ospiti che andranno a soggiornare presso le proprie strutture.

La segnalazione degli ospiti, oltre ad essere accurata, deve essere effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura.

In questo articolo andremo a spiegare meglio come funziona la segnalazione alloggiati e come semplificare il processo di creazione delle schede per evitare errori e ritardi negli invii.

Indice
Le basi: che cos’è la Schedina Alloggiati?
Come creare la Schedina Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato
Generare ed inviare Schedine Alloggiati tramite un software gestionale
Come evitare gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope

Le basi: che cos’è la Schedina Alloggiati?

segnalazione portale alloggiati schedine alloggiati polizia di stato software

Il Portale Alloggiati, presente ormai dal 2006, permette di inviare la famosa Schedina Alloggiati, un documento in cui sono contenuti i dati anagrafici degli ospiti che soggiornano presso la vostra struttura.

I dati che vengono inseriti nella scheda alloggiati sono:

  • Data di Arrivo;
  • Tipo Alloggiato (ospite singolo, capo famiglia, capogruppo);
  • Cognome e nome:
  • Sesso;
  • Data di nascita e luogo di nascita;
  • Cittadinanza.

È interessante notare i due campi “capo gruppo” e “capo famiglia”.
Il capogruppo viene utilizzato nel caso di soggiorni di gruppi di persone che non appartengono allo stesso nucleo familiare, dove è appunto sufficiente un capogruppo che sia in possesso di un documento di riconoscimento valido in Italia.
Nel caso di alloggiati che appartengono allo stesso nucleo familiare si può indicare invece un capofamiglia.

Come creare la Schedina Alloggiati direttamente nel sito della Polizia di Stato

La Polizia di Stato offre la possibilità di compilare e inviare le schedine alloggiati direttamente nel loro portale. La maschera di inserimento dati è simile a quella mostrata nell’immagine sotto:

schedine alloggiati segnalazione polizia di stato

Il procedimento di inserimento del dato è semplice, basta infatti inserire manualmente i dati dell’ospite, ma bisogna fare attenzione per evitare errori di trascrizione.

Inoltre, nel caso di inserimento di più ospiti la procedura può diventare particolarmente lunga.

⛔ Svantaggi ⛔

  • I dati di ogni ospite devono essere inseriti manualmente;
  • Nel caso di molti check-in l’operazione potrebbe richiedere molto tempo;
  • Non si ha a disposizione un’anagrafica dei clienti passati da cui poter fare una ricerca e velocizzare l’inserimento.

Generare ed inviare Schedine Alloggiati tramite un software gestionale

I migliori software gestionali per hotel permettono di inserire i dati direttamente nel sistema di prenotazione ed esportare un file contenente tutti gli ospiti che può poi essere caricato nel Portale Alloggiati.

Slope, software gestionale per hotel, permette di semplificare il processo di invio delle schedine alloggiati e di generare in maniera automatica il file da inviare al portale.

Slope permette all’albergatore di inserire i dati degli ospiti in modo veloce con la possibilità di ricercare anagrafiche di clienti precedentemente profilati ed inseriti nel CRM e successivamente esportare il file con tutti i dati. L’esportazione avviene secondo quanto stabilito dalla normativa, cioè tramite un file .txt che dovrà poi essere importato all’interno del Portale Alloggiati.

segnalazione portale alloggiati schedine alloggiati polizia di stato software Slope

Per farvi capire meglio il funzionamento del motore di generazione del file .txt vi mostriamo i semplici passaggi da compiere per esportare il file alloggiati:

1) Generare il file alloggiati all’interno del gestionale Slope

Con Slope, per scaricare le schedine alloggiati ed importarle nel Portale Alloggiati occorre accedere alla dashboard, cliccare su File Alloggiati Polizia e scaricare il file .txt che viene generato.

2) Caricare il file alloggiati nel Portale Alloggiati Web

A questo punto non si deve far altro che effettuare l’accesso al Portale Alloggiati, caricare il file .txt, cliccare su elabora per verificare il contenuto ed infine cliccare su invia per inoltrare il tutto alla Questura.

✅ Vantaggi ✅

  • All’interno del file vengono riportati automaticamente i dati dei clienti:
    • che sono stati registrati;
    • per i quali è stata spuntata, in fase di registrazione ospiti, la check-box esportabile per portale alloggiati e Istat.
  • Il formato del file esportabile in Slope è lo stesso che viene richiesto dal Portale Alloggiati.
  • Una volta esportato, il file alloggiati non deve essere modificato dall’utente, ma semplicemente importato all’interno del Portale Alloggiati della Polizia di Stato.
  • È possibile esportare il file solamente per alloggi specifici.

Evita gli errori generando il file alloggiati con il gestionale Slope

Può capitare che registrando manualmente gli ospiti nel Portale Alloggiati ne vengano dimenticati alcuni. Slope evita che ciò accada, notificando l’errore e permettendo comunque di esportare il file solamente per alcuni tipi di alloggi.

come esportare file alloggiati polizia di stato segnalazione

✅ Esempio pratico – Come registrare un ospite con Slope ed inviare la schedina alloggiati ✅

Ok, diamo un po’ di contesto e mettiamoci nei panni di un albergatore.

È il 1 Marzo ed il cliente Mario Rossi insieme alla moglie Michela Gialli si presentano per il check-in presso la struttura Relais Villasole.

1) Registrazione della scheda anagrafica

Come primo passo l’albergatore registra le generalità e va a completare le rispettive schede anagrafiche.

Software gestionale hotel registrare anagrafica cliente

Dopo aver inserito correttamente i dati degli ospiti, vedrà così il riepilogo della prenotazione.

segnalazione portale alloggiati schedine alloggiati polizia di stato software Slope 2
Nel corso della giornata l’albergatore registrerà anche il check-in di altre due coppie, inserendo le rispettive anagrafiche o ricercando le anagrafiche esistenti.

2) Generazione del file .txt da importare nel portale alloggiati

La segnalazione alloggiati va effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo dei clienti in struttura, così l’albergatore decide di generare il file ed importarlo nel portale Alloggiati Web.

Per farlo è sufficiente accedere alla dashboard di Slope, cliccare su File Alloggiati Polizia e scaricare il file .txt che viene generato.

scarica file portale alloggiati polizia 2A questo punto non si deve far altro che:

  • effettuare l’accesso al Portale Alloggiati;
  • caricare il file .txt;
  • cliccare su elabora per verificare il contenuto;
  • cliccare su invia per inoltrare il tutto alla Questura;
  • scaricare la ricevuta che attesta il numero di schedine correttamente trasmesse in un dato giorno.

⚠️Cosa sarebbe accaduto se l’albergatore non avesse utilizzato il gestionale Slope?⚠️

Senza la semplificazione del gestionale l’albergatore avrebbe dovuto:

  • Registrare i dati almeno due volte; la prima volta per la normale registrazione e la seconda volta all’interno del Portale alloggiati;
  • rischiare di dimenticare alcune schede anagrafiche;
  • perdere molto tempo nel caso dell’arrivo di gruppi numerosi.

Alcune domande frequenti:

È possibile far firmare le vecchie schedine cartacee ai clienti?

No.
L’inoltro delle presenze tramite le schedine cartacee è stato abrogato dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’ Art. 109 c. 3 T.U.L.P.S. dall’ Art. 40 c. 1 del D.L. 06/12/2011 nr. 201. Le presenze in struttura devono essere segnalate ESCLUSIVAMENTE con il sistema telematico Alloggiati Web.
Nel caso in cui vi siano dei problemi tecnici, occorre contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio.

La partenza va segnalata nel Portale Alloggiati?

No, va segnalato solamente l’arrivo.

Il software gestionale può inviare automaticamente le Schedine Alloggiati senza dover autenticarsi ogni volta nel Portale Alloggiati?

La disposizione del Ministero dell’Interno D.M. 7-1-2013 cita testualmente:

“L’utente, successivamente all’autenticazione e all’accesso all’area di lavoro, può trasmettere le schedine alloggiati secondo due modalità alternative di seguito descritte.

  • Inserimento On Line di singole schedine;
  • Trasmissione di un file in formato testuale.”

Per una questione di sicurezza, appare evidente che per trasmettere le schedine alloggiati occorra necessariamente che l’utente autorizzato si autentichi nel Portale Alloggiati.

💡 Prova il PMS di Slope! 💡

La generazione della schedina alloggiati è solamente una delle tante funzionalità presenti nel PMS del gestionale Slope.
È possibile provare gratuitamente le potenzialità del software Slope per 30 giorni compilando il modulo di richiesta demo.

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

    Questo sito web utilizza cookie tecnici e di terze parti. Cliccando sul pulsante di seguito, acconsenti all’utilizzo dei cookie di terze parti utilizzo in conformità alla nostra privacy e cookie policy. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento. DETTAGLI