Check-in hotel: come velocizzarlo e semplificarlo

Un ospite effettua un check in presso la reception dell'hotel

Il check-in hotel è una procedura che può essere velocizzata e semplificata avvalendosi dell’aiuto di alcuni strumenti software in grado di automatizzare la registrazione di un ospite al momento del suo arrivo in hotel.

Come avviene un normale check-in hotel

Quando un ospite arriva fisicamente in hotel, inizia la procedura di accoglienza ed i saluti di rito, si chiede al cliente il proprio documento di identità per procedere alla registrazione ed assolvere così agli obblighi di legge per quanto riguarda segnalazioni ISTAT e schedine alloggiati

Successivamente alla trascrizione di tutte le informazioni del documento questo viene riconsegnato all’ospite insieme alla chiave dell’alloggio dove soggiornerà. 

Gli addetti ai lavori sanno bene che questa procedura, specialmente nei periodi di alto afflusso con gruppi di ospiti, può creare dei tempi di attesa medio/lunghi che possono causare delle code all’interno della hall della struttura. 

Al giorno d’oggi con l’emergenza sanitaria Covid-19 e la necessità di evitare assembramenti è fondamentale velocizzare quanto più possibile la registrazione degli ospiti. 

Vediamo quindi come la tecnologia possa aiutarci a semplificare questo processo, cercando anche di offrire all’ospite un’esperienza di check in migliore.

Check-in online: come effettuare il web check-in

Una procedura che può essere messa in atto al fine di velocizzare le procedure del check-in alberghiero è quella di offrire al cliente la possibilità di effettuare la propria registrazione da casa tramite il “check-in online”.

Questa operazione viene già richiesta da parte delle compagnie aeree ai propri viaggiatori oramai da molti anni.

Alcune compagnie aeree addirittura “puniscono” quei viaggiatori che non fanno la registrazione prima di recarsi in aeroporto facendo pagare supplementi e penali.

Cerchiamo quindi di capire come funziona la registrazione online di un cliente che ha prenotato un soggiorno presso la nostra struttura ricettiva.

In fase di prenotazione l’ospite riceve un’email con la conferma e il riassunto di quanto acquistato, in questo contesto si offre al cliente l’opportunità di effettuare il check-in online inserendo i propri dati del documento tramite telefono o computer.

Scopo del check-in online è quello di effettuare una registrazione più veloce in struttura, per il receptionist sarà sufficiente verificare l’esattezza dei dati inseriti dal cliente.

Attraverso il modulo del check-in online è possibile inserire tutti quei dati che vengono richiesti normalmente in fase di registrazione e che richiedono molto tempo per essere trascritti. 

Così facendo al momento dell’arrivo in struttura il viaggiatore dovrà presentare il proprio documento d’identità al receptionist che si ritroverà a ricontrollare rapidamente l’esattezza dei dati.

Attraverso il web check-in online è possibile inserire: 

  • dati ospite (nome, cognome, sesso, tipologia di ospite); 
  • luogo e data di nascita dell’ospite;
  • informazioni documento d’identità (tipologia documento, numero, data scadenza, luogo emissione);
  • orario di arrivo previsto in struttura.
Schermata d'esempio in cui l'ospite può effettuare il check-in online prima di arrivare in struttura.
Schermata d’esempio in cui l’ospite può effettuare il check-in online prima di arrivare in struttura.

Oltre all’email di conferma prenotazione possiamo sfruttare altri momenti del “customer journey” del cliente per chiedergli di registrare il proprio documento. 

Ad esempio possiamo pensare di impostare delle email di pre-stay (pre-soggiorno) che vengono inviate in automatico prima dell’arrivo del cliente in struttura, in queste email inviamo all’ospite informazioni circa il suo soggiorno e lo invitiamo a guadagnare tempo effettuando il check in online anticipato.

Ecco un esempio di check-in hotel:

Esempio di email di pre-stay in cui si invita il cliente ad effettuare le operazioni di registrazioni
Esempio di email di pre-soggiorno in cui si invita l’ospite ad effettuare le operazioni di check-in.
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