Tutti i gestori di hotel, agriturismi, bed and breakfast e strutture ricettive hanno l’obbligo di comunicare all’ISTAT i movimenti, cioè arrivi e presenze dei propri clienti (residenti e non) che hanno soggiornato presso la struttura.
La comunicazione può avvenire attraverso via telematica, quindi attraverso il portale messo a disposizione dalla regione di appartenenza.
In questo articolo cercheremo di spiegare in maniera approfondita come funziona la procedura telematica di invio del file ISTAT e come semplificare il processo di creazione del file ISTAT.
Premettiamo che ogni regione (o in certi casi specifiche province) adottano portali diversi con interfacce differenti, cercheremo quindi di spiegare il funzionamento generale e elencare quali informazioni vengono inviate. Queste piattaforme diverse fra loro e frammentate in termini di interfacce di collegamento, creano una complessità non da poco per i software gestionali per hotel che si occupano di preparare questi dati e sincronizzarli.
Partiamo dall’ABC: a cosa serve la segnalazione telematica all’ISTAT?
La rilevazione e la trasmissione del movimento turistico, oltre a quantificare per ciascun mese e per ciascun comune arrivi e presenze dei clienti, fornisce alcune informazioni che permettono il calcolo dei tassi di occupazione dei posti-letto e delle camere per le strutture di tipo alberghiero.
Come accennato sopra, ogni regione mette a disposizione delle strutture ricettive ed alberghiere un portale per la trasmissione online dei dati richiesti dall’ISTAT.
Nel file da trasmettere vengono generalmente richiesti i seguenti dati:
- Numero degli ospiti arrivati;
- Numero degli ospiti partiti;
- Presenze;
- Camere e/o letti occupati;
- Provenienza ospiti.
Qual è la procedura di trasmissione on-line del movimento turistico ISTAT?
La modalità di trasmissione del file ISTAT varia per ogni regione e talvolta può avere delle differenziazioni anche tra province.
Ad esempio il portale TOLM (Umbria) richiede l’invio giornaliero, mentre il portale Turismo 5 (Lombardia), il portale ASTAT o il portale Istrice 2 richiedono l’invio mensile.
Il titolare della struttura ricettiva, collegandosi allo specifico portale di riferimento, può trasmettere in tempo reale ed in modalità sicura i dati dei movimenti turistici giornalieri.
Nel caso in cui la struttura ricettiva disponga già di un proprio software gestionale in grado di generare questi dati secondo lo standard del portale, allora sarà possibile importare il file senza procedere all’inserimento manuale dei dati.
Generare ed inviare telematicamente il file ISTAT tramite un software gestionale
I migliori software gestionali per hotel permettono di inserire i dati direttamente nel sistema di prenotazione ed esportare un file contenente tutti gli ospiti che poi verrà caricato nel portale ISTAT della regione di riferimento.
Slope, gestionale per hotel, permette di semplificare il processo di invio del file e di generare in maniera automatica il file da inviare al portale di ogni provincia italiana.
Per fare un esempio pratico, Slope permette all’albergatore di registrare i dati degli ospiti e successivamente esportare il file con tutti i dati.
L’esportazione avviene secondo quanto stabilito dalla normativa ossia tramite un file di testo, Excel o XML (a seconda dei portali) che dovrà poi essere importato all’interno del portale ISTAT di riferimento.
Per farvi capire meglio il funzionamento, vi mostriamo i semplici passaggi da compiere per esportare il file.
Immaginiamo che il nostro Hotel sia situato in provincia di Perugia, quindi il nostro portale di riferimento per l’invio del file ISTAT sia il TOLM.
1) Generare il file ISTAT all’interno del gestionale Slope
Per scaricare il file Istat ed importarle nel Portale Tolm occorre accedere alla dashboard Slope, cliccare su File Istat e scaricare il file (in questo caso .txt) che viene generato.
2) Caricare il file ISTAT nel portale di riferimento
A questo punto non si deve far altro che effettuare l’accesso al Portale della propria regione e caricare il file appena scaricato.
Invio automatico delle informazioni tra gestionale e portale
Alcune province mettono a disposizione dei PMS alberghieri un’interfaccia di comunicazione server a server, in questo caso l’albergatore può sincronizzare le presenze dei propri ospiti direttamente dal gestionale senza la necessità di passare per lo scarico e successivo upload del file sul portale.
Vantaggi di utilizzare un gestionale per la generazione del movimento dei clienti negli esercizi ricettivi
All’interno del file vengono riportati automaticamente i dati dei clienti:
- che sono stati registrati;
- per i quali è stata spuntata, in fase di registrazione ospiti, la checkbox esportabile per portale alloggiati e Istat.
- Il formato del file esportabile in Slope è lo stesso che viene richiesto dal Portale Istat.
- È possibile esportare il file solamente per alloggi specifici.
Prova il PMS di Slope!
La generazione del file Istat è solamente una delle tante funzionalità presenti nel PMS del gestionale Slope, come ad esempio la segnalazione della schedina alloggiati alla Polizia di Stato.
È possibile provare gratuitamente le potenzialità del software Slope per 30 giorni compilando il modulo di richiesta demo.
