Le strutture alberghiere più grandi si trovano spesso a lavorare con tipologie di clientela composte da gruppi e comitive.
Per un hotel gestire bene un gruppo di clienti non è cosa facile, le operazioni da svolgere sono molteplici e c’è bisogno del giusto processo e dei giusti strumenti per fare in modo che vada tutto liscio.
Anche se si è preparati e ben corazzati in termini di personale, gruppi come: gite, viaggi organizzati, convegni ed eventi in generale mettono a dura prova i nervi saldi dei receptionist che devono gestire in poco tempo la registrazione delle informazioni di tutti gli ospiti che compongono la comitiva.
Le operazioni principali da effettuare sono principalmente due:
- consegna delle chiavi;
- registrazione degli ospiti.
In questo articolo cerchiamo di capire come lo strumento rooming list, se ben utilizzato e integrato nei processi lavorativi dell’hotel, possa aiutare a snellire il lavoro e ridurre lo stress di receptionist sia nella consegna delle chiavi che nella registrazione ospiti.
Parleremo anche di come strumenti software moderni hanno rivoluzionato lo strumento rooming list rendendolo veramente molto potente.
Che cos’è la rooming list?
La rooming list è un elenco dei nominativi che compongono un gruppo.
Questa viene compilata dall’agenzia viaggi che organizza il viaggio oppure più spesso dal capo comitiva prima dell’arrivo in struttura.
Caldeggiare i nostri clienti a svolgere “i compiti a casa” e quindi compilare la rooming list porta con sé molteplici vantaggi per gli addetti ai lavori dell’hotel; il principale vantaggio sta ovviamente nel poter avere in anticipo, quindi ancor prima dell’arrivo in hotel, delle informazioni principali di tutti gli ospiti con la relativa suddivisione in stanze.
Sapere infatti che Marco Rossi e Mara Verdi hanno richiesto una camera doppia con allestimento letto matrimoniale è un’informazione preziosa da sapere per pianificare meglio il lavoro. Capita infatti, in particolare in gruppi di grandi dimensioni, dover organizzare gli ospiti nei rispettivi alloggi tenendo però conto di non separare ad esempio un gruppo di amici o una famiglia.
La rooming list è uno strumento di pianificazione che deve essere compilato con la complicità dei nostri ospiti, dobbiamo far capire al capogruppo l’importanza ed il risparmio in termini di tempo che avrà se, ancor prima di arrivare in hotel, avrà compilato con attenzione le informazioni della rooming list.
Snelliamo il lavoro al check in con la registrazione degli ospiti
Come vedevamo prima la suddivisione degli ospiti sugli alloggi loro riservati è la prima parte dell’opera, la seconda metà consiste nel registrare gli ospiti per gli adempimenti legali (istat e polizia).
A questo proposito la rooming list è di nuovo uno strumento di grande aiuto, avere una lista di ospiti con le principali informazioni già inserite nel nostro software gestionale ci permette di poter collezionare in anticipo molti dati dei nostri ospiti.
Avere a disposizione i dati in anticipo renderà il lavoro del receptionist in fase di inserimento dei dati di ciascun cliente molto più veloce.
Rooming list con excel, è la strada giusta?
Scendendo più nel pratico cerchiamo di capire com’è fatta una rooming list e come la si comunica ai nostri clienti.
Molti hotel sono abituati a richiedere la compilazione della rooming list attraverso l’invio di un foglio di calcolo excel al capogruppo. Si prepara quindi un modello che viene inviato tramite email al capogruppo invitandolo alla compilazione dei campi.
Seguire l’approccio dell’invio del file excel tramite email è anacronistico perché porta con sé una serie di limitazioni che possono addirittura creare confusione o rallentare il lavoro in reception.
Il problema principale risiede nel fatto che il foglio di calcolo è per forza di cose modificabile dal nostro cliente. Lascerà quindi flessibilità di modificare l’ordinamento delle colonne, inserire dati formalmente non esatti e quindi non validati, inoltre è soggetto a versionamento.
Quando ci passiamo un file avanti e indietro tramite email rischiamo di perdere traccia di quale sia la versione più recente, andando quindi a creare confusione e incertezza in un processo lavorativo già complesso di suo.
Un pannello dedicato alla gestione dei gruppi
Per risolvere il problema del passaggio di file tramite posta elettronica a Slope abbiamo deciso di creare un portale dedicato alla gestione del gruppo da parte del referente, in questa sezione il capogruppo è in grado di inserire direttamente i dati di ciascun ospite.
Le informazioni sugli ospiti vengono già divise in base alla tipologia di alloggio, ma soprattutto, così facendo i dati vengono istantaneamente sincronizzati con il software gestionale PMS dell’hotel.
Se ad esempio il capogruppo non dispone di tutti i dati degli ospiti che soggiorneranno, potrà inserirli in maniera incrementale nella sua area riservata e completare l’inserimento in un secondo momento.
Come ripetiamo spesso nelle pagine di questo blog, l’obiettivo del software di gestione deve essere sempre quello di semplificare e automatizzare le operazioni di gestione quotidiana siano queste lato hotel che lato cliente.
Una rooming list ben compilata prima del soggiorno, è uno strumento estremamente prezioso per il nostro team in hotel, pertanto il nostro obiettivo dev’essere quello di incentivare la compilazione rendendola il più facile, veloce e intuitiva possibile!
