La migrazione al nuovo software gestionale rappresenta un passo importante per l’operatività di un hotel.
Lasciarsi alle spalle un software obsoleto è la scelta da fare per migliorare in efficienza e rimanere al passo con il mercato alberghiero che evolve velocemente. Rimanere con soluzioni software vetuste può portare con sé problemi operativi con rischi di inefficienza e perdita di fatturato.
Un elemento cruciale di questa transizione dal vecchio PMS al nuovo è l’importazione dei dati dal sistema gestionale al nuovo account Slope. Premettiamo che si tratta di un processo di importazione e configurazione dati che è semplice e che permette all’hotel di essere operativo nel giro di poche ore. Oltre ad essere semplice si tratta anche di un lavoro che viene svolto dai tecnici di Slope senza la necessità per l’hotel di spendere tempo e lavoro.
L’importanza di avere un set di dati PULITO
Come prima cosa i dati più preziosi da importare nel nuovo account Slope sono le prenotazioni e l’anagrafica dei clienti connesse alle prenotazioni, siano essi persone fisiche o aziende.
Quando si passa a Slope l’importazione dei dati viene gestita dai nostri consulenti tecnici, sollevando l’hotel da questo onere. Questa scelta è motivata dalla nostra attenzione ad effettuare un’importazione che sia la più pulita e ordinata possibile. Cambiare gestionale è l’occasione perfetta per partire con una banca dati CRM ben organizzata e senza “immondizia”, portandoci dietro dati sporchi rischiamo di creare un nuovo ambiente di lavoro che è disordinato e confusionario.
Spesso, l’errore commesso da alcune strutture è pretendere l’importazione di dati parziali o incompleti, questi non solo risultano inutili, ma possono addirittura essere dannosi, creando confusione e ingombrando il sistema.
Specialmente in un software completo come Slope, dove il CRM è integrato nella soluzione software “tutto in uno”, la pulizia del dato gioca un ruolo fondamentale per semplificare l’operatività quotidiana.
Come funziona (nella pratica) l’importazione dei dati dal vecchio gestionale? I 3 step.
1) Esportazione dei dati dal vecchio software
Il primo passaggio è l’esportazione dei dati dal vecchio software gestionale.
La quasi totalità dei software presenti sul mercato Italiano offrono la possibilità di esportare i dati delle prenotazioni passate e future.
Per effettuare questa operazione, il responsabile tecnico di Slope guiderà l’hotel nell’esportazione delle informazioni dal vecchio gestionale, che in genere consiste nella produzione di uno o più file CSV o Excel. Successivamente, questi dati verranno passati al tecnico Slope affinché li possa preparare per la corretta importazione.
Grazie alla storica esperienza con migliaia di clienti all’attivo, abbiamo sviluppato numerosi adattatori in grado di importare i dati provenienti dai principali software gestionali presenti sul mercato.
2) Configurazione dell’account (a cura del tecnico Slope)
Prima di avviare l’importazione, il consulente tecnico Slope configurerà l’account gestionale impostando le tipologie di alloggio e i vari alloggi (piano camere). Questo permetterà all’algoritmo di importazione di allocare correttamente sin da subito le prenotazioni, facilitando così il confronto tra i dati presenti nel vecchio sistema e il nuovo account Slope.
Il setup dell’account e l’importazione dei dati sono operazioni semplici ma tuttavia delicate che richiedono attenzione ed esperienza, abbiamo quindi scelto di farci carico di questo lavoro per semplificare la migrazione dal vecchio software a Slope. Anche perché: la corretta importazione è infatti conseguenza di una corretta configurazione dell’account. Solo se a monte è stato impostato correttamente il piano camere e i piani tariffari l’importazione risulterà liscia e senza intoppi.
Ancora una volta ribadiamo l’importanza di “non importare i dati inutili“, ricordiamoci che dati parziali (ad esempio anagrafiche composte da solo nome e cognome, elenchi di indirizzi email senza autorizzazioni all’email marketing etc…) sono solo apparentemente dati utili, in realtà sono informazioni che non ci torneranno utili e finiranno per ingombrare e creare confusione in fase di utilizzo del software.
3) Importazione dei dati in un ambiente di test
Verifica e messa a punto in ambiente di test. Prima di rendere operativo il tuo account Slope, è fondamentale assicurarsi che tutto sia configurato correttamente, inclusa l’importazione dei dati. Per questo, effettuiamo l’importazione iniziale in un ambiente di test dedicato. Solo dopo aver verificato insieme a te che tutto è in ordine, procederemo all’attivazione dell’account live, garantendoti così un passaggio fluido e senza intoppi al nuovo sistema.
La migrazione a Slope è un’opportunità per iniziare con il piede giusto, con un database pulito e ordinato che ti permetterà di sfruttare al meglio tutte le funzionalità del nostro software. Caso per caso possono essere concordati processi di configurazioni differenti rispetto a quello descritto in questo articolo, tuttavia la linea guida di massima è questa descritta nei paragrafi sopra.
Affidati alla nostra esperienza per un processo di importazione dei dati senza intoppi e un passaggio a Slope facile e veloce.
