Uno scanner documenti per hotel può rivelarsi un ottimo strumento per velocizzare i check-in in struttura.
Per registrare un ospite che arriva nel nostro albergo è necessario richiedere al cliente il proprio documento di identità, le informazioni del documento devono essere inserite nel nostro software gestionale alberghiero (PMS) e successivamente utilizzato per adempiere alle comunicazioni ISTAT e polizia di stato.
Per velocizzare e automatizzare il check-in degli ospiti in struttura si può utilizzare uno scanner di documenti per hotel.
Un lettore di documenti d’identità e passaporti permette di leggere le informazioni contenute nel documento (le generalità del cliente) e inviarle in forma digitale direttamente nella scheda del cliente.
Come ridurre gli errori e le attese al momento del check-in
Nel caso di check-in di gruppo o di documenti d’identità dai caratteri poco leggibili può capitare di commettere errori di trascrizione. Questi errori poi si vanno a ripercuotere al momento della comunicazione delle informazioni del cliente.
Quindi inserire i dati “a mano” facendo un inserimento da tastiera oltre ad essere molto laborioso in termini di tempo è anche molto rischioso perché è soggetto a errori di trascrizione (specialmente nel caso di ospiti stranieri).
Immaginiamo di dover inserire i dati di un gruppo di ospiti che è arrivato tutto insieme nella hall del nostro hotel, questi cliente potrebbero essere stanchi e irascibili provenienti da un viaggio più o meno stancante.
Il nostro obiettivo in fase di check in è quello di registrare le informazioni di ciascun cliente e assegnare le camere nel minor tempo possibile e senza commettere errori.
In un contesto caotico come questo appena descritto è fondamentale utilizzare uno strumento che permetta di snellire e semplificare tutto il lavoro.
L’errore più comune: la fotocopia del documento di identità
Un errore che viene commesso da molti albergatori è quello di fotocopiare il passaporto o il documento di identità del cliente.
Questo viene fatto per evitare di dover trattenere il documento originale (e procedere alla trascrizione successivamente) oppure per evitare che il cliente si trovi ad aspettare che il receptionist trascriva tutti i dati mentre questo aspetta.
Nonostante il fine della fotocopia sia un fine “nobile”, ossia quello di evitare di far aspettare il cliente, può creare dei problemi con i clienti più fiscali che non gradiscono l’idea di far girare copie del proprio documento.
La copia del documento di identità è un dato sensibile che l’albergo non è autorizzato a richiedere.
Secondo il Garante della Privacy in un comunicato stampa pubblicato il 29 Aprile 2026, la normativa in materia di pubblica sicurezza non richiede agli esercenti delle strutture ricettive alcuna forma di raccolta e conservazione della copia del documento di identità degli ospiti, se non quelle meramente strumentali all’inserimento dei dati nel sistema “Alloggiati Web”.
Una volta completata la comunicazione e ricevuta la conferma di accettazione dal sistema, è obbligatorio procedere immediatamente alla cancellazione digitale o alla distruzione materiale della copia del documento eventualmente acquisita.
Pertanto, un cliente particolarmente attento alla protezione dei propri dati personali potrebbe legittimamente segnalare al Garante la nostra attività qualora ci avvalessimo della pratica non conforme di fare e conservare fotocopie dei documenti di identità oltre il tempo strettamente necessario alla trasmissione dei dati.
Come funziona lo scanner documenti per hotel iD Scan
iD Scan by Slope trasforma un normale smartphone in scanner di documenti di identità per hotel.
L’app che è scaricabile dall’App Store (Apple iOS) e dal Play Store (Android) e può essere eseguita su dispositivi mobili, questa permette di leggere e scansionare i documenti d’identità cartacei o elettronici.
iD Scan by Slope consente quindi di leggere i documenti di identità dei tuoi ospiti tramite lo smartphone e inviare le informazioni direttamente alla scheda del cliente.
L’app cattura i dati dei documenti in pochi secondi, riducendo il tempo di registrazione degli ospiti e facilitando il lavoro dei receptionist.
Per spiegare operativamente il funzionamento dell’applicazione quello che occorre fare è:
- Inquadrare il documento con la fotocamera del telefono
- Premere il tasto “Cattura“
- In pochi secondi, tutti i dati vengono trasferiti automaticamente nel gestionale.
Scansionare documenti di identità senza acquistare uno scanner
Un vantaggio di utilizzare un’applicazione come iD Scan è che non è necessario acquistare hardware e componenti specifici.
Non è necessario dotarsi di uno scanner da collegare alla postazione operativa del receptionist, questi strumenti hardware oltre ad essere ingombranti sono costosi e spesso specifici al software di lettura del documento adottato.
Con iD Scan è sufficiente scaricare l’applicazione su qualsiasi cellulare e iniziare in pochi secondi a leggere documenti e inviarli al software gestionale Slope.
Ecco un riepilogo completo delle funzionalità che rendono iD Scan la soluzione ideale per gli hotel.
| Funzionalità | Descrizione | Vantaggio |
| Lettura | Legge sia i documenti cartacei che elettronici | Velocizza il check-in |
| Compatibilità | Funziona con smartphone iOS ed Android | Nessun hardware aggiuntivo necessario |
| Documenti supportati | Carta d’identità elettronica, passaporti, permessi di soggiorno | Gestione completa ospiti italiani e stranieri |
| Velocità di scansione | Meno di 5 secondi per documento | Riduce code e tempi di attesa |
| Sicurezza dati | Nessun documento viene salvato e/o fotocopiato | Protezione massima delle informazioni sensibili |
Prova subito lo scanner lettore di documenti iD Scan
Per provare l’applicazione è molto semplice, è sufficiente:
- Avere un account (anche di test) del software gestionale per hotel Slope (l’applicazione è in esclusiva per i clienti Slope);
- Scaricare l’applicazione sul proprio cellulare (download iOS – download Android)
- Iniziare a leggere i documenti tramite l’applicazione e inviarli direttamente al software gestionale.
Richiedi subito una demo di Slope e prova iD Scan.
