L’avvento del GDPR nel 2018 ha portato delle modifiche anche per quanto riguarda la gestione del modulo e dell’informativa privacy cartacea che viene fatta firmare al cliente al suo arrivo in hotel.
Infatti, oltre a dover prestare attenzione alla parte online del sito web tra cookie policy, privacy policy e form di contatto, ci sono state delle modifiche da apportare anche nella parte “offline” per la gestione dei dati sensibili del cliente.
Informativa modulo privacy clienti hotel
Al momento del check-in in struttura l’ospite prende visione e firma un modulo cartaceo in cui viene informato relativamente al trattamento dei propri dati personali, specificando come avviene la raccolta di dati e quali sono le finalità, sia nella fase di prenotazione sia al momento dell’arrivo in hotel.
L’informativa deve essere trasparente e concisa, infatti deve mettere in condizione l’ospite di capire cosa sta firmando e quali consensi sta prestando.
Nell’informativa privacy cartacea il cliente prende visione e firma un documento in viene spiegato:
- chi è il titolare del trattamento dei dati personali
- quali sono le modalità e le finalità del trattamento dati (se ad esempio i dati vengono utilizzati per finalità di marketing)
- come avviene la gestione ed il tipo di trattamento dati
- qual è la durata del trattamento dati.
I rischi del modulo cartaceo da far firmare all’ospite
Tuttavia questa procedura non è esente da rischi in quanto l’albergatore una volta che viene firmato il modulo cartaceo deve preoccuparsi di conservare quel documento sensibile in appositi armadietti chiusi a chiave il cui accesso deve essere limitato ad un determinato numero di persone dello staff.
L’eventuale accettazione per l’invio della newsletter con finalità promozionali deve essere riportata all’interno del gestionale, evitando così errori di sincronizzazione.
Inoltre, nel caso di strutture più grandi si ha la necessità di nominare una figura dedicata come il DPO.
Il DPO, acronimo di Data Protection Officer, è il responsabile della Protezione dei Dati che si occupa di effettuare e garantire il monitoraggio dei dati seguendo i principi del GDPR, affiancando così direttori e titolari di strutture ricettive in tutti quelli che sono eventuali rischi in cui potrebbero incorrere.
Digitalizza l’informativa privacy con il modulo di Slope
Il Modulo Privacy di Slope permette di digitalizzare la presa visione e far firmare al cliente l’informativa privacy prevista dal Regolamento GDPR.
Attraverso il modulo privacy la registrazione dell’ospite diventa ancora più semplice e veloce, il cliente potrà prendere visione dell’informativa privacy dell’hotel attraverso un qualsiasi dispositivo con schermo touch messo a disposizione dalla struttura (non è richiesto l’acquisto di hardware specifici).
La firma e la presa visione della relativa informativa verrà sincronizzata all’interno della scheda cliente presente nella sezione CRM gestionale Slope.
Ecco alcuni vantaggi di utilizzare il modulo messo a disposizione dal gestionale Slope:
- anche grazie all’applicazione iD Scan si riducono i tempi di registrazione dell’ospite al momento del check-in;
- maggiore sicurezza nell’intero ciclo di gestione del dato cliente;
- risparmio cartaceo;
- l’informativa privacy viene conservata in formato digitale ed associata alla scheda cliente;
- non occorre acquistare hardware specifici, in quanto il modulo è accessibile da qualsiasi dispositivo (smartphone o tablet).
