Gestire un hotel con un foglio excel non è sempre la scelta giusta.
Dopo anni di utilizzo del tableau cartaceo, gli albergatori più al passo con i tempi hanno iniziato a digitalizzarsi ed a utilizzare fogli di calcolo come excel per registrare le prenotazioni e tenere nota di eventuali appunti sui clienti.
Tuttavia, seppur il passaggio da un formato puramente cartaceo ad uno informatizzato come un foglio di calcolo excel può essere visto come un passo in avanti, rimangono una serie di limiti e problematiche che andremo ad analizzare in questo articolo.
Tanto lavoro manuale nell’inserimento di prenotazioni provenienti da qualsiasi canale di vendita
Uno dei grandi vantaggi di avere un software PMS integrato con un channel manager è senza dubbio la possibilità di poter contare su una sincronizzazione continua e automatica delle prenotazioni provenienti da portali OTA o da agenzie affiliate, senza muovere un dito.
Questo processo chiaramente non è fattibile utilizzando un foglio di calcolo excel in quanto non è possibile integrare un automatismo che permetta il collegamento dello stesso ai vari canali di distribuzione, cosicché all’arrivo di una prenotazione questa venga aggiunta direttamente al foglio di calcolo.
Con il foglio di calcolo l’albergatore sarà così costretto ad inserire manualmente tutte le prenotazioni proveniente dai diversi canali.
Oltre al tempo investito in tale processo risulta inoltre elevato il rischio legato all’inserimento di dati e informazioni errate nel passaggio dalle email al foglio di calcolo, comportando un potenziale aumento di errori come con il numero degli ospiti, la data di arrivo, eventuali richieste dei clienti e dati sensibili come carte di credito e dati anagrafici.
Per strutture piccole con poche stanze e con una media di prenotazioni giornaliere bassa la possibilità di sbagliare può anche essere ridotta ma, in strutture medio grandi, la possibilità di commettere errori e dimenticanze aumenta esponenzialmente.
Invio manuale di ISTAT, Schedine alloggiati e importi tassa di soggiorno
Sono molte le operazioni di routine da svolgere quotidianamente all’interno di una struttura ricettiva.
Tre delle più importanti ed obbligatorie sono:
- invio delle schedine alloggiati alla Polizia di Stato
- presenze ed arrivi da comunicare all’ISTAT
- gestione tassa di soggiorno (se presente nel comune)
Completare questi processi manualmente, come già citato prima, richiede la trascrizione dettagliata dei dati di ogni singolo ospite che ha soggiornato nella nostra struttura giornalmente e il calcolo a parte della tassa di soggiorno.
Sommare il tempo impiegato a svolgere queste funzioni, aggiungendo quello richiesto per l’aggiunta delle prenotazioni in arrivo, va a delineare una considerevole perdita di tempo giornaliera che potrebbe essere efficacemente investita in altre attività quali identificare nuove strategia di promozione, analizzare la concorrenza o anche solo curare al meglio altri aspetti dell’ospitalità nella propria struttura.
Un gestionale alberghiero offre invece la possibilità di:
- generare in automatico i file per la segnalazione delle schedine alloggiati alla Polizia di Stato
- sincronizzare ISTAT
- calcolare in automatico anche la tassa di soggiorno, specificando fasce d’età, categoria di esenzioni e stagionalità della tassa applicata in albergo.
Rischio di perdere i dati in caso di rottura hard disk, virus, corruzione del file ecc
Affidarsi totalmente ad un foglio di calcolo significa essere in balia dell’efficienza del vostro computer. Essendo il file “on premise” (dunque presente fisicamente nel PC) il programma Excel con i vostri preziosi dati può presentare diversi svantaggi tra cui:
- impossibilità di accedervi da un altro computer senza prima salvare i dati in un hard disk ed effettuare un trasferimento;
- rischio di perdere tutto il proprio archivio in caso di hard reset o in caso di rottura dell’hard disk del computer;
- elevata vulnerabilità da attacchi hacker e da virus informatici;
- subire forti rallentamenti causati dall’obsolescenza del proprio computer e dall’alto consumo di RAM dei vari programmi attivi;
- scarsa se non inesistente tutela e messa in sicurezza dei dati sensibili dei clienti.
Una soluzione cloud 100% permette invece di controllare il proprio albergo da qualsiasi dispositivo fisso o mobile e da qualsiasi parte del mondo in cui ci si trova.
Il software è dunque utilizzabile da Pc, Mac, Linux e da qualsiasi dispositivo mobile.
Rischio di cancellare prenotazioni e non accorgersene
Per questo semplice motivo l’utilizzo del programma non rispecchia affatto le procedure e le funzioni di un PMS qualsiasi.
Ad esempio, in Slope per creare e eliminare una prenotazione ci sono dei meccanismi di verifica/sicurezza specifici che impediscono all’utente di commettere errori, in quanto ogni azione compiuta richiede quasi sempre un check di conferma.
All’interno di Excel invece l’utente è libero in qualsiasi momento (se non familiare con strumenti come Blocca Celle) di modificare, creare ed eliminare valori del foglio.
In questo modo, soprattutto in momenti in cui il flusso di lavoro è elevato, c’è la possibilità che involontariamente si elimini qualche valore, che potrebbe essere dunque anche una prenotazione, creando un serio problema.
Difficoltà nel creare dei report precisi ed affidabili
Excel è un ottimo prodotto per analizzare dati, effettuare calcoli complessi e creare grafici. Nonostante questo nell’ambito della gestione alberghiera è necessario avere a portata di mano dati e report sulla propria struttura che siano affidabili, chiari e che comprendano archi temporali di riferimento che possono andare da giorni a anni.
Nonostante Excel abbia a disposizione tutti i strumenti necessari per creare report specifici come sul revenue, occupazione e centri di profitto, risulta complicato e caotico riuscire a recuperare tutti i dati necessari per creare tali modelli.
Una struttura ricettiva nell’arco di un anno genera una smisurata quantità di dati.
Alcuni di questi sono facilmente reperibili in un excel come per esempio ricavi, numero di ospiti in un determinato periodo, arrivi e presenze.
Altri invece sono dati difficilmente rintracciabili o perlomeno sono frutto dell’interazione di tanti valori che per l’albergatore risulterebbero troppo complessi da catalogare e analizzare.
Per questo motivo avere a disposizione un software di gestione alberghiera capace di catalogare automaticamente tutti i dati generati da una struttura e dal suo team durante tutta l’attività operativa è da considerare una risorsa preziosissima per studiare e attuare nuove strategie di vendita.
Non c’è la possibilità di avere uno storico dei clienti
Una struttura ricettiva vive e cresce solo grazie ai propri clienti.
Turisti, uomini d’affari, pellegrini o sportivi che siano i clienti animano la nostra attività, generano ricavi e aiutano a promuovere indirettamente la nostra struttura.
Un software fondamentale per la gestione dei nostri rapporti con i nuovi e vecchi clienti è il CRM.
Il CRM (Customer Relationship Manager) è il database che ci permette di avere controllo su quello che è stato lo storico dei nostri clienti, aiutandoci ad etichettarli, a monitorarne le preferenze e successivamente ad inviare preventivi e campagne di email marketing che siano più efficaci.
Avere un CRM integrato ed in sinergia con il proprio software tutto in uno permette di automatizzare molti processi che in alternativa andrebbero attuati manualmente dall’albergatore/receptionist.
Chiaramente è possibile anche da lato Excel creare un documento che raccolga tutti i nostri clienti ma il processo diventerebbe, anche in questo caso, troppo laborioso e caotico.
Il rischio più grande di tenere tutti i propri clienti racchiusi in un foglio excel è relativo alla sicurezza dei dati in materia di privacy e di riservatezza delle informazioni dei clienti al suo interno.
Non è possibile emettere fattura o ricevuta direttamente dalla prenotazione
Continuando l’elenco dei processi di gestione alberghiera da eseguire manualmente se si utilizza un foglio Excel dobbiamo aggiungere due attività molto importanti, ovvero l’impossibilità di emettere fatture direttamente dalla prenotazione.
Per quanto riguarda l’emissione di fatture è evidente come l’operazione debba essere svolta inserendo i dati, le consumazioni, la tassa di soggiorno e l’importo in uno specifico programma di contabilità, o direttamente su carta, esportando i dati manualmente dal file Excel.
Di nuovo tutti questi passaggi richiedono tempo e possono comportare errori causati da disattenzione ed inesperienza, tutti facilmente evitabili con l’utilizzo di un gestionale capace di creare ed emettere fatture, ricevute e pagamenti in modo semplice e rapido.
Poca sicurezza nella gestione dei dati personali e delle carte di credito
La sicurezza del cliente è sempre stata, ma oggi più che mai, una delle attenzioni più ragguardevoli e necessarie da parte dell’albergatore.
La salvaguardia e la giusta conservazione dei dati personali degli ospiti è diventata da un paio di anni il fulcro della nuova normativa europea in ambito di GDPR.
Questa normativa traccia le linee guida da seguire nel momento in cui si entra in possesso di dati sensibili di una persona fisica, ponendo attenzione all’obbligo di riservatezza, di non trasmissione dei dati a società terze senza il consenso del soggetto e alla conservazione delle informazioni sensibili in modo sicuro e tutelato.
I dati in questione riguardano i dati anagrafici, i dati di contatto personale (come email personale e numero di telefono) e preferenze di acquisto.
Durante il soggiorno i clienti che pernottano in struttura sono obbligati a compilare e firmare l’informativa privacy che li informa sulle finalità e le modalità dei trattamenti operati dal titolare del trattamento, ovvero l’albergatore.
Riuscire a tener traccia dei documenti firmati dai clienti in merito alla privacy e riuscire a catalogarli in modo sicuro è un compito molto delicato che un foglio di calcolo non riesce ad adempiere, in quanto non permette al suo interno di inserire file in modo pratico e soprattutto a conservarli in modo sicuro con livelli di protezione elevati.
Inoltre, se siamo titolari di una struttura ricettiva che NON fa utilizzo di un PMS e lavora ancora su fogli di calcolo e tableau cartacei risulta piuttosto evidente che nel momento in cui riceviamo i dati delle carta di credito dei nostri ospiti per il pagamento o per acconti e caparre, non avremo molto probabilmente un sistema digitale di conservazione di questi dati.
Riepilogo analogie e differenze tra software hotel e foglio excel
Abbiamo trattato alcune delle funzionalità essenziali per un albergatore nello svolgimento dell’attività alberghiera. Concludiamo dunque l’articolo mettendo a confronto le funzionalità citate e la loro applicazione su un eventuale foglio di calcolo come Excel e Slope.
| Funzionalità | Excel | Slope |
| Inserire prenotazioni | sì | sì |
| Sincronizzare prenotazioni canali OTA (Booking.com, Expedia) | no | sì |
| Invio file Alloggiati e ISTAT | manuale | automatico |
| Calcolo tassa di soggiorno | manuale | automatico (e modificabile) |
| Backup dati e sicurezza | su hard disk fisico | cloud based |
| Sincronizzazione canali OTA | no | si (con Channel Manager) |
| Creazione Report | no (manuale) | automatica |
| Rischio di cancellare prenotazioni | elevato | no |
| Tutela dei dati personali | no | sì |
