Il documento proforma è un documento senza valore fiscale che viene utilizzato in hotel per fornire all’ospite un riepilogo di tutte le voci che gli saranno addebitate, prima dell’emissione della ricevuta o della fattura elettronica.
Lo scopo di questo articolo è di spiegare cosa è un documento proforma e come il suo utilizzo possa semplificare alcuni step di lavoro in hotel.
Quando usarlo in hotel
Il documento proforma è particolarmente utile per quegli albergatori che vogliono mostrare un documento (senza valore fiscale) al cliente in cui può verificare il costo del pernottamento ed eventuali extra e servizi di cui ha usufruito.
Talvolta si emette prima che il pagamento venga effettuato, così da non doversi accollare il rischio di oneri fiscali legati al pagamento dell’IVA.
Qualora il documento proforma contenga degli errori relativamente agli importi, è possibile emettere nuovamente il documento senza tuttavia andare a stornare documenti fiscali già emessi.
Può capitare che in fase di check-out il cliente non riconosca una consumazione o un servizio fruito durante il suo soggiorno in struttura, per questo è importante che siano riporti i dettagli delle consumazioni con il relativo giorno di fruizione.
Eventuali contestazioni possono essere quindi gestite ancor prima dell’emissione del documento fiscale.
Per evitare che vengano commessi errori da chi lavora al front desk è importante che il documento proforma sia distinguibile da quelli che poi saranno i relativi documenti fiscali come ricevuta o fattura, questi seguiranno una numerazione separata e indipendente.
Documento proforma come notula per prenotazioni di gruppo
Quando si hanno prenotazioni per gruppi di camere l’albergatore può voler richiedere una caparra per confermare la prenotazione.
Per questa ragione si prepara un documento in cui sono elencate le quantità e tipologie di camera incluse nella prenotazione di gruppo: gli importi totali (che saranno dovuti per l’intero soggiorno) e l’importo da dover versare come acconto per confermare la prenotazione.
Anche in questo caso il documento proforma può essere utile fungendo da notula per la richiesta di pagamento.
Si invia il documento con un’intestazione che spiega quelle che sono le condizioni per la conferma di prenotazione e una volta incassato quanto dovuto si procede a convertire il proforma in documento fiscale e l’opzione di prenotazione in una prenotazione confermata.
Eventuali iterazioni di modifica della prenotazione del gruppo saranno facilmente gestibili perché non essendo il proforma un documento fiscale, lo storno o la modifica degli importi può essere fatta senza nessun problema.
Come si compila un documento proforma
Come si compila un documento proforma in hotel e quali sono le principali differenze rispetto ad un documento fiscale come la fattura o la ricevuta?
Solitamente tale documento pur avendo il medesimo layout grafico dei documenti già citati, differisce in alcuni particolari dettagli tra cui:
- deve essere espressa in maniera chiara la dicitura “fattura proforma”;
- se viene utilizzata un qualsiasi tipo di numerazione, occorre che questa sia estranea e indipendente dalla numerazione degli altri documenti fiscali;
- deve riportare la seguente dicitura “il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).
Documento proforma con Slope
Il software Slope permette di gestire i documenti proforma, andando a creare un documento sprovvisto di valore fiscale, utile per quegli albergatori e receptionist che vogliono mostrare al cliente un facsimile di quello che sarà il documento finale (ricevuta o fattura).
Il proforma può essere creato accorpando voci, cambiando descrizioni e quantità dei prodotti o delle date del soggiorno, questo per rendere il tutto più chiaro al cliente.
Una volta creato un proforma e approvato dal cliente è importante che questo possa essere convertito in un documento fiscale (fattura o ricevuta).
Slope gestisce la conversione immediata del proforma in documento fiscale, non è necessario nessun lavoro da parte del receptionist, tutte le configurazioni del documento proforma vengono preservate e viene emesso un documento fiscale che segue la corretta numerazione.
