Differenza tra caparra ed acconto per hotel: come comportarsi con il cliente?

differenza tra caparra ed acconto in hotel

Molto spesso serpeggia tra gli albergatori la confusione tra caparra ed acconto, causando dubbi e perplessità anche tra gli addetti ai lavori.

Come sappiamo, la prenotazione di una camera può avvenire tramite diversi canali: telefono, canali OTA, e-mail o booking engine del sito. 

Dopo aver effettuato la prenotazione, il gestore della struttura può voler richiede una somma di denaro a garanzia della prenotazione con delle regole di restituzione in caso di cancellazione che variano.

L’acconto è un anticipo sul totale dovuto, che il cliente versa per soggiornare presso una struttura. Tale acconto conferma la volontà del cliente, nel caso di disdetta il cliente ha il diritto di riceverlo indietro. L’acconto tutela in maniera completa il cliente.

La caparra è una somma versata a garanzia di un contratto, se è versata una caparra e il cliente cancella la sua prenotazione, la struttura ricettiva ha il diritto di trattenere la caparra, tranne in un caso che vedremo successivamente.

La caparra può essere di due tipi:

Caparra confirmatoria

La caparra confirmatoria è prevista dalla legge secondo il Codice Civile (art. 1385 c.c.), è una somma versata a fini di garanzia, dove il cliente versa all’albergatore una cifra che solitamente non supera il 25-30%, al fine di confermare la prenotazione.

Nell’eventualità in cui il cliente dovesse cancellare, non solo andrà a perdere la caparra, ma potrebbe essere costretto a risarcire interamente l’albergatore per il mancato guadagno.

La caparra confirmatoria ha infatti una triplice funzione di prevenzione del danno, di autotutela e di garanzia dell’obbligazione.

Nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti, il cliente potrà richiedere il doppio di quanto versato, fatto salvo che il cliente accetti di essere ricollocato presso una struttura ricettiva limitrofa di uguale o superiore categoria. In caso di ricollocamento, le spese per il trasferimento ad altra struttura e l’eventuale differenza di prezzo della stessa sono a carico dell’albergo che non è in grado di fornire i servizi confermati.

Caparra penitenziale

La caparra penitenziale è prevista dalla legge secondo il Codice Civile (art. 1386 c.c.) ed è una somma versata dal cliente a fini di garanzia che va a confermare la prenotazione. Nel caso in cui il cliente disdica la prenotazione, l’albergatore tratterrà la somma che il cliente ha versato, senza però richiedere il risarcimento dell’intero guadagno.

Come viene stabilito il versamento della caparra?

L’Unione Nazionale dei Consumatori afferma che in generale l’importo da versare come caparra non debba superare il 25% del prezzo complessivo, tuttavia l’importo della caparra dovrebbe essere stabilito da un accordo tra le parti.

Il versamento della caparra si può effettuare tramite bonifico bancario indicando esplicitamente nella causale la parola “caparra”.

Nell’ipotesi in cui l’albergatore voglia un’alternativa al versamento della caparra, si può richiedere una carta di credito a garanzia su cui potrà essere applicata una penale in caso di disdetta della prenotazione.

Che cosa fare quando ricevo il pagamento per una caparra?

Va emesso un documento con valenza fiscale (documento commerciale online o fattura elettronica) che attesti la ricezione dell’importo.

Terminato il soggiorno si andrà ad emettere una fattura elettronica per il restante importo, e nella causale si andrà ad inserire la dicitura “X € (importo già pagato con bonifico) al netto della Caparra confirmatoria già versata”.

Ad esempio tramite il software Slope emettere un documento fiscale per una prenotazione è facilissimo, basta accedere al dettaglio della prenotazione direttamente nel PMS, inserire i dati del cliente e il suo codice di identificazione o PEC.

Slope si occuperà di tutto il resto, anche all’invio al sistema di interscambio tramite un partner certificato AgID si occuperà della firma ed invio della fattura elettronica in XML al Sistema di Interscambio (SDI).

Nel caso in cui il soggiorno venga meno e la caparra debba essere restituita (nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti o diversi accordi tra le parti) , nella causale del bonifico che si va ad effettuare al cliente si inserirà “restituzione caparra confirmatoria versata con bonifico del ___________”.

Che cosa fare se il cliente non inserisce la dicitura caparra nella causale del bonifico?

Altro caso che ci si può prospettare è quello in cui un cliente ci invia un bonifico per una caparra, ma nella causale non inserisce la dicitura Caparra, in questo caso possiamo:

  • emettere una fattura corrispondente al bonifico ricevuto, considerando la caparra come acconto. 

Terminato il soggiorno si andrà a fatturare il restante importo concordato per il soggiorno (comprensivo di eventuali extra e tasse), al netto dell’acconto già ricevuto e fatturato.

Nel caso in cui il soggiorno venga meno, “per eventuali inadempienze da parte della Struttura” la caparra verrà restituita e quindi si procederà all’emissione della Nota di Credito per l’importo ricevuto.

In questo articolo abbiamo parlato spesso di nota di credito, sappiamo tutti che è un documento fiscale con gli stessi requisiti di una fattura e deve riportare tutti i dati presenti nella fattura emessa, importo e il numero della fattura da stornare.

Una volta compilata può essere inviata al sistema di interscambio. 

Quando si può emettere una nota di credito? 

Cerchiamo di capire quali sono i motivi in cui possiamo emettere una nota di credito:

  1. Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore (in genere questi dati si trovano nella fattura  in alto a destra) 
  2. importo sbagliato nella fattura precedentemente emessa
  3. data di emissione di emissione errata nella fattura precedente emessa
  4. rescissione di un contratto
  5. il cliente, che precedentemente ha effettuato il pagamento e per cui ho precedentemente emesso una fattura, successivamente non si presenta nella struttura.

nota di credito in Slope

Il gestionale Slope consente di emettere una nota di credito in pochi minuti e senza errori, come già detto per le fatture, si ha la possibilità di emettere una nota di credito automaticamente.

Esempio della creazione di una nota di credito

La nota di credito Parziale può essere inviata se si vuole stornare l’importo in eccesso e la relativa IVA già calcolata nella fattura precedentemente emessa.

Nel caso in cui il cliente procede con bonifico per acconto come ci dobbiamo comportare?

Nel caso in cui un cliente procede con un bonifico per acconto nei nostri confronti, siamo tenuti ad emettere entro e non oltre la data in cui l’importo è stato pagato dal cliente una fattura.

Nella fattura di acconto dobbiamo inserire il servizio (es acconto per soggiorno) e l’importo effettuato dal cliente.

Quando il cliente procede al saldo della fattura, verrà emessa una fattura completa,  con descrizione analitica dei servizi, importo complessivo dal quale si detrarrà quello precedentemente incassato a titolo di acconto. 

Nel caso in cui il soggetto venga meno, si può procedere con l’emissione della Nota di credito sopra descritta.

Nello schema allegato è possibile trovare un riepilogo di quanto scritto sopra.


AccontoCaparra
Da restituire in caso di cancellazione?SISoltanto nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti.
Devo emettere un documento fiscale quando lo incasso?SISI
Bisogna emettere una nota di Credito?SISi nel caso di restituzione

È possibile annullare uno scontrino telematico ?

Lo scontrino telematico viene emesso in tutti i casi in cui non si ha l’obbligo di invio della fattura elettronica. 

Il sistema Slope utilizza un sistema di comunicazione con Epson per l’invio dei corrispettivi.

Per quanto riguarda lo scontrino elettronico (o ricevuta fiscale) è possibile procedere all’annullamento dello stesso, in base al momento in cui viene emesso lo scontrino:

  1. Se lo scontrino viene emesso errato, ma non è ancora stato consegnato al cliente, si può annullare emettendo uno scontrino con segno opposto, che annulli il precedente e si può procedere all’emissione del nuovo scontrino corretto (al registro elettronico dei corrispettivi va allegato lo scontrino errato con l’indicazione di una barra e la dicitura “annullato”;
  2. Se lo scontrino viene emesso errato e già è stato consegnato al cliente, va attuata la procedura di annullamento dello scontrino in giornata, prima della chiusura di cassa e va indicato nel registro il numero dello scontrino da annullare, al netto dell’importo annullato;
  3. Se lo scontrino è già stato emesso e la chiusura di cassa è già stata effettuata, allora il giorno successivo (o comunque appena ci si rende conto dell’errore) va annullato lo scontrino  elettronico con la procedura di storno di “annullamento o reso”  prevista su ogni RT telematico oppure online nel sito dell’Agenzia delle Entrate.
Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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