Differenza tra caparra ed acconto per hotel: come comportarsi con il cliente?

Molto spesso serpeggia tra gli albergatori la confusione tra acconti e caparre, causando non poche perplessità tra gli addetti ai lavori.

Come sappiamo, la prenotazione di una camera può avvenire tramite diversi canali: telefono, canali OTA, e-mail o booking engine del sito. Dopo aver effettuato la prenotazione, il gestore della struttura chiede una somma di denaro a garanzia della prenotazione con delle regole di restituzione che variano.

L’acconto è un anticipo sul totale dovuto, che il cliente versa per soggiornare presso una struttura. Tale acconto conferma la volontà del cliente, nel caso di disdetta il cliente ha il diritto di riceverlo indietro. L’acconto tutela in maniera completa il cliente.

La caparra è una somma versata a garanzia di un contratto, se è versata una caparra e il cliente cancella la sua prenotazione, la struttura ricettiva ha il diritto di ritenere la caparra.
La caparra può essere di due tipi:

Caparra confirmatoria: è prevista dalla legge secondo il Codice Civile (art. 1385 c.c.), è una somma versata a fini di garanzia, dove il cliente versa all’albergatore una cifra che solitamente non supera il 25-30%, al fine di confermare la prenotazione.
Nell’eventualità in cui il cliente dovesse cancellare, non solo andrà a perdere la caparra, ma potrebbe essere costretto a risarcire interamente l’albergatore per il mancato guadagno.
La caparra confirmatoria ha infatti una triplice funzione di prevenzione del danno, di autotutela e di garanzia dell’obbligazione.

Nel caso in cui l’albergatore si rivelasse inadempiente a fornire i servizi di alloggio stabiliti, il cliente potrà richiedere il doppio di quanto versato, fatto salvo che il cliente accetti di essere ricollocato presso una struttura ricettiva limitrofa di uguale o superiore categoria. In caso di ricollocamento, le spese per il trasferimento ad altra struttura e l’eventuale differenza di prezzo della stessa sono a carico dell’albergo che non è in grado di fornire i servizi confermati.

Caparra penitenziale: è prevista dalla legge secondo il Codice Civile (art. 1386 c.c.) ed è una somma versata dal cliente a fini di garanzia che va a confermare la prenotazione. Nel caso in cui il cliente disdica la prenotazione, l’albergatore tratterrà la somma che il cliente ha versato, senza però richiedere il risarcimento dell’intero guadagno.

Come viene stabilito il versamento della caparra?

L’Unione Nazionale dei Consumatori afferma che in generale non debba superare il 25% del prezzo complessivo, tuttavia l’importo della caparra dovrebbe essere stabilito da un accordo tra le parti.

Il versamento della caparra si può effettuare tramite bonifico bancario indicando esplicitamente nella causale la parola “caparra”.

Nell’ipotesi in cui l’albergatore voglia un’alternativa al versamento della caparra, si può richiedere una carta di credito a garanzia su cui potrà essere applicata una penale in caso di disdetta della prenotazione.

Come fatturare la caparra?

La caparra confirmatoria non richiede una fatturazione in quanto non rappresenta una vendita diretta di servizi, costituisce infatti una somma che viene versata a garanzia di un contratto.
Per evitare sanzioni si consiglia di chiedere al cliente di inserire nella causale del versamento la dicitura “caparra confirmatoria”, così da evitare problemi nel caso di verifica fiscale.

Per ulteriori dubbi ti consigliamo di parlare con il tuo commercialista che saprà darti maggiori indicazioni in maniera ancor più dettagliata.

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