Il Covid-19 ha accelerato l’avanzare di un nuovo modo di lavorare, specialmente nel mondo degli hotel e dell’ospitalità.
L’emergenza ha messo in atto una trasformazione digitale, che non vuol dire soltanto smart working, ma anche digitalizzazione di tutti quei processi in struttura che prima potevano avvenire in maniera manuale o tramite riferimenti cartacei.
Di seguito vogliamo riportare 5 esempi di come gli strumenti tecnologici messi a disposizione da un software gestionale possano aiutare a combattere il Covid-19 e allo stesso tempo migliorare il modo di lavorare in hotel.
Come riportato nel documento siglato dalle Regioni, lo scopo è quello di favorire il pagamento elettronico, la gestione delle prenotazioni online e la sicurezza in struttura, sia per i clienti che per gli operatori.
1 – Automatizzare il check in online anticipato tramite email di pre soggiorno
La registrazione dei documenti degli ospiti è un’operazione molto spesso lunga che, specialmente in alta stagione, porta con sé una moltitudine di problemi come ad esempio la creazione di code e il rischio di errore nella trascrizione dei dati dei documenti di identità.
Inoltre, un documento può essere un veicolo di contagio e di trasmissione del virus Covid-19 non da poco.
Per questa ragione è importante fare in modo che i nostri ospiti siano incentivati a compiere il check in online prima del soggiorno.
Il check in online consiste nell’inserimento da parte del cliente del proprio documento di identità nella sua area riservata, le informazioni inserite andranno immediatamente nel software gestionale alberghiero.
Come può il cliente effettuare il check-in online?
Qualche giorno prima del soggiorno in struttura il software gestionale alberghiero invia in maniera automatica una o più email di “pre stay” (email di pre soggiorno).
Questa email oltre a presentare maggiori informazioni sulla struttura ricettiva e sui servizi offerti, mostrerà un collegamento all’area riservata dove il cliente potrà inserire i propri dati del documento di identità.
Una volta collezionate le informazioni sull’ospite, il receptionist in fase di accettazione del cliente non dovrà fare altro che verificare l’esattezza dei dati forniti senza la necessità di inserire nuovamente i dati del cliente nel sistema.
🔎 Vantaggi
✔️ Evitare file al check-in
✔️ Velocizzare la registrazione degli ospiti
2 – Leggere i documenti di identità in maniera veloce tramite uno scanner
Per tutti quei clienti che non sono riusciti a fare il check-in online, come per esempio nel caso di piccoli gruppi, comitive, walk in etc… dobbiamo avere un modo per leggere velocemente i documenti di identità e possibilmente senza la necessità di toccare il documento o appoggiarlo su una superficie che può diventare veicolo di contagio per il Covid-19.
Per tale motivo è utile dotarsi di un’applicazione come iD Scan by Slope che permette di leggere un documento di identità tramite un qualsiasi smartphone senza la necessità di acquistare scanner ne la necessità di toccare il documento.
La tecnologia che utilizza l’applicazione è la tecnologia NFC, questa permette la trasmissione dei dati tra il cellulare e il documento di identità elettronico (carta di identità o passaporto) senza la necessità di appoggiare il documento sul lettore ma semplicemente avvicinandolo.
🔎 Vantaggi
✔️ Evitare errore di trascrizione dei documenti, grazie alla tecnologia NFC
✔️ Velocizzare la registrazione degli ospiti
3 – Firma dell’informativa privacy in maniera digitale
Sempre in fase di accettazione degli ospiti questi devono prendere visione dell’informativa privacy della nostra struttura ricettiva.
L’informativa viene spesso stampata e fatta compilare a mano agli ospiti utilizzando la stessa penna o passano i fogli a mano con il receptionist.
Sia i fogli che la penna possono essere un veicolo di contagio che se possibile andrebbe evitato, per questa ragione anche in questo caso la tecnologia può venirci in ausilio.
Adottare quindi una soluzione che permette la firma digitale dell’informativa rende il processo di presa visione della documentazione più veloce e senza errori.
Sia che si tratti di un singolo ospite o di un gruppo di persone digitalizzare questa operazione è sicuramente molto utile.
Le informazioni circa il cliente vengono storicizzate nel CRM dell’hotel che è integrato nel gestionale.
La scheda dell’ospite diventa ancora più ricca di informazioni riportando anche il documento PDF che è stato accettato da parte del cliente. Qualora fosse necessario questo documento privacy può essere inviato anche direttamente all’ospite tramite email o pec come ulteriore garanzia.
🔎 Vantaggi
✔️ Risparmio cartaceo
✔️ Sincronizzazione diretta con il CRM (archivio clienti)
✔️ Rispetto del Regolamento Europeo UE 2016/679 (GDPR).
4 – Permettere il pagamento con carte di credito digitali
Quando un ospite prenota un soggiorno può farlo tramite un portale di distribuzione online (come ad esempio Booking.com o Expedia) o può farlo direttamente contattando la struttura tramite il booking engine dell’hotel.
Il booking engine è un’applicazione che permette ad un possibile ospite di prenotare un soggiorno, inserendo i propri dati di pagamento come ad esempio la carta di credito e di confermare così la prenotazione.
Il booking engine è uno strumento versatile, in quanto può essere utilizzato per effettuare i pagamenti anche quando il cliente vuole accettare un preventivo.
Come funziona?
Un hotel si trova a preparare moltissimi preventivi per centinaia di potenziali clienti durante l’anno, questi potenziali clienti potranno visionare il preventivo inviato dalla struttura tramite un’area riservata e procedere al pagamento attraverso il booking engine.
In questo modo il cliente potrà confermare la prenotazione e inserire la carta di credito a garanzia della prenotazione in maniera sicura direttamente nel booking engine.
Questa carta di credito viene salvata in maniera sicura dal software gestionale che la rende disponibile agli operatori del front desk dell’hotel in fase di checkout dell’ospite.
In questo contesto il receptionist può procedere all’addebito direttamente su quella carta di credito fornita dal cliente in fase di prenotazione ed evitare così che ci sia uno scambio di contanti o della carta di credito stessa al momento dell’arrivo in struttura.
🔎 Vantaggi
✔️ Favorire il pagamento digitale
✔️ Disintermediare attraverso l’utilizzo del booking engine
5 – Gestione degli addebiti senza passare per post-it e foglietti
La nuova normativa sulla gestione degli spazi ed il distanziamento sociale porterà molti hotel ad incrementare notevolmente quello che è il servizio in camera.
Di conseguenza la gestione degli addebiti deve diventare più strutturata e più moderna.
Per evitare di commettere errori non possiamo più affidarci a post-it e note scritte a penna, dobbiamo adottare un gestionale che sia fruibile da qualsiasi dispositivo fisso e mobile e permetta di addebitare una consumazione ad una camera in maniera istantanea.
Pertanto il PMS dell’hotel deve essere integrato con applicazioni che permettano alle varie figure che si occupano di gestire i punti vendita come bar o ristorante, di addebitare consumazioni direttamente nella scheda prenotazione del cliente.
In certi casi è molto importante avere la possibilità di far firmare al cliente la consumazione effettuata, così da evitare incomprensioni o momenti imbarazzanti in fase di check-out ed emissione del conto.
Questo discorso vale sia per la governante, che nel momento del rassettamento delle camere deve poter aggiungere eventuali consumazioni del mini-bar, sia per una consumazione al bar o al ristorante dell’hotel, dove i collaboratori attraverso un’applicazione dedicata possono aggiungere consumazioni a camere o creare nuovi conti passanti.
🔎 Vantaggi
✔️ Migliore gestione degli addebiti
✔️ Migliore comunicazione tra i diversi staff dell’hotel
✔️ Reportistica più dettagliata su consumazione degli extra
