La differenza tra dati e informazioni | Podcast Ep.83

La differenza tra dati e informazioni

Uno dei temi principali del podcast Ospitalità 4.0 è proprio quello della conoscenza dei dati.

In più di una puntata si è discusso e ragionato spesso sull’importanza di avere sempre a portata di mano i dati della propria gestione alberghiera.

Nell’ottantaduesima puntata del Podcast Ospitalità 4.0 Marco ed Edoardo andranno dunque a definire un concetto sottile, quasi filosofico ma molto importante ossia quello che distingue i dati dalle informazioni.

I dati non sono sempre informazioni

Con questo primo paragrafo si potrebbe già concludere buona parte del podcast, in quanto anticipiamo già (spoiler alert) il sunto del discorso che stiamo per intraprendere.

Quando parliamo di dati parliamo in parole povere di una “materia prima/grezza”, che possiamo verosimilmente paragonare a quelli che sono gli ingredienti di una ricetta. 

Facciamo un esempio: nel momento in cui vogliamo preparare una pietanza la prima cosa che facciamo è ottenere quelle che sono le materie prime, e dunque gli ingredienti necessari per seguire la nostra ricetta

Mettendo insieme ciascun ingrediente seguendo un ordine di esecuzione ben preciso andremo ad ottenere un risultato chiaro, univoco e riproducibile che è appunto la nostra pietanza. 

Similmente al nostro paragone culinario, nel contesto della gestione alberghiera dobbiamo capire come avere i dati non è sempre sinonimo di avere un’informazione chiara, utile e fruibile.

Alcuni dati per essere utili hanno la necessità di essere aggregati e manipolati, la combinazione sapiente di questi dati ci restituisce delle informazioni preziose che andremo poi ad utilizzare per basare delle azioni e attuare nuove strategie o rivalutare alcune strategie già usate in passato.

Così facendo abbiamo già definito la correlazione chiave tra i due argomenti chiave presi in analisi:

  • il dato è la materia prima
  • l’informazione è l’output da consultare.

Dove trovare le informazioni 

Partendo da questo presupposto quasi filosofico cerchiamo di scendere più nella pratica.

Quello che ci si aspetta (e ci si augura) è che l’albergatore abbia la possibilità di avere tra le mani informazioni fruibili e aggiornate, che siano reperibili facilmente e velocemente quando necessario. 

Qualche albergatore è già in grado di ottenere queste informazioni facilmente, in parte magari grazie a conoscenze di revenue management personali. Altri tuttavia non hanno questa facoltà, ed è qui che entrano in gioco i report

Le reportistiche sono la combinazione di dati aggregati secondo un criterio logico definito da un data analyst esperto del settore. Le informazioni rappresentate nel report possono essere rese più semplici e fruibili anche attraverso la generazione di grafici. 

Quindi un report pre configurato è un’ottima aggregazione di dati che permetto ad un albergatore di leggere velocemente i dati senza dover ricorrere a manipolazioni o aggregazioni su fogli di calcolo o strumenti simili.

Se non si avesse accesso a reportistiche immediate il lavoro del direttore di una struttura ricettiva sarebbe molto più complesso perché consisterebbe nell’estrarre dalla banca dati del sistema gestionale PMS in uso i dati grezzi e combinare poi a mano queste informazioni.

Come si intuisce facilmente questa è un’operazione non banale, che richiede tempo e non è immune da errori. 

Per questa ragione è fondamentale che l’albergatore non abbia solo accesso ai propri dati ma soprattutto abbia una serie di strumenti (reportistiche, cruscotti, analitiche) che presentino le informazioni (prodotte come combinazioni di dati) in maniera semplice e veloce.

Dato semplice, composto e combinato

In generale i dati di cui sono in possesso gli albergatori sono salvati in una o più banche dati (database) che possono essere ad esempio: il PMS, l’RMS il sistema di analytics e così via.

Questi dati nella loro forma “semplice” possono essere estrapolati interrogando la banca dati e tirando fuori excel o csv, tuttavia il dato semplice raramente mette a disposizione del fruitore un’informazione utile, il dato inizia a dare informazione nel momento in cui viene combinato con altri dati. 

Alcuni esempi di dati composti sono gli indici della gestione alberghiera (ADR, RevPar, ARR, OR …), questi sono dati che composti tra loro mettono nelle mani del gestore della struttura informazioni sufficienti per prendere azioni.

La combinazione di più dati permette di ottenere informazioni strutturate e di alto livello, la generazione di un report combinato richiede tuttavia la conoscenza e padronanza di basi statistiche e di revenue, oltre a quella del singolo dato della propria gestione. 

I report vengono in questo caso in nostro aiuto data la loro natura di strumento “preconfezionato” ideato da un gruppo di professionisti che hanno analizzato i dati e li hanno contestualizzati. 

L’obiettivo è quello di generare report ricchi di informazioni con un semplice click senza dover intercorrere in calcoli lunghi e complessi. 

Pickup Report Hotel Software Gestionale Slope
Il pick-up report

La reportistica deve essere semplice ma potente

Il motore di reportistica integrato all’interno del PMS di Slope è progettato proprio al fine di essere semplice da usare ma allo stesso tempo potente. 

Deve permettere all’albergatore di fruire i dati (o meglio, le informazioni) senza sforzo e senza la necessità di creare configurazioni complesse nel motore di reportistica o dover fare delle manipolazioni su fogli di calcolo. 

Quello che Edoardo e Marco vogliono trasmettere in questa puntata di Ospitalità 4.0 è che non è più sufficiente essere in possesso dei dati, quello che fa la differenza è avere degli strumenti di analisi (il PMS in primis) che siano in grado di presentare l’informazione in maniera veloce, facile e chiara

Tutto ciò con l’obiettivo di presentare l’informazione in maniera fruibile, offrendo così la possibilità di prendere decisioni che siano basate sui numeri e non sulle impressioni

Con il software gestionale Slope hai sempre sotto controllo ogni aspetto del tuo hotel.

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