Controllo di gestione e contabilità analitica per hotel. Scarica il modello excel gratis

contabilità analitica e controllo di gestione in hotel

Una struttura ricettiva, piccola o grande che sia non può prescindere dal seguire una strategia di controllo di gestione, anche basilare, con l’obiettivo di avere sempre a disposizione le informazioni necessarie per delineare le modalità di vendita e di pricing del proprio hotel.

Errori comuni nel controllo di gestione in hotel

Un errore comune che commettono le strutture ricettive è quello di non essere a conoscenza con un buon livello di dettaglio dei costi che sostengono in relazione agli incassi che ottengono. 

Se non si hanno a disposizione queste informazioni diventa molto difficile definire in maniera accurata qual è il prezzo ottimale di vendita delle proprie camere. 

Brancolando nel buio la strategia di pricing viene definita basandosi sul prezzo applicato dai concorrenti diretti o, ancora peggio, sulle impressioni o sensazioni di pancia che ha il titolare o il direttore della struttura.

È sufficiente affidarsi al commercialista per il controllo di gestione?

Il controllo di gestione è un’operazione che può essere difficilmente delegata a terze persone, soprattutto perché figure che non sono al dentro della nostra gestione possono non comprendere le sfaccettature del business e della nostra strategia di lavoro rendendo l’analisi parziale o talvolta addirittura fuorviante.

La maggior parte delle strutture ricettive sono seguite da uno studio di consulenti dottori commercialisti.

Il commercialista si occupa di tenere la contabilità generale (CO.GE) e la CO.GE. consiste nella registrazione di ogni singola operazione compiuta dall’impresa con l’esterno durante l’anno di esercizio, e descrive in dettaglio operazioni di:

  • acquisti
  • vendite
  • incassi
  • pagamenti

Tenere la contabilità generale è un’operazione obbligatoria per tutte le imprese così come la predisposizione del bilancio.

Al nostro consulente fiscale inviamo quindi le fatture di acquisto e le fatture/ricevute di vendita con cadenza quanto più possibile regolare. 

Il team del commercialista si occupa quindi di inserire i dati nel software di gestione della contabilità che permetterà di formulare il bilancio di esercizio per la nostra attività così come richiesto dalla normativa italiana.

Il problema principale che si ha con questo approccio, è che per esempio il bilancio per l’anno di esercizio 2021 viene ultimato intorno alla fine del primo trimestre del 2022, quindi ormai a “giochi fatti” e senza la possibilità di correggere in corso eventuali errori che stiamo commettendo. In questo contesto il nostro unico strumento che abbiamo per il controllo di gestione è il bilancio e ci arriva troppo tardi.

Contabilità analitica per un hotel, dal PMS all’excel

La contabilità analitica riprende i costi ed i ricavi registrati dalla contabilità generale e li raggruppa in base al centro di appartenenza.

Il centro di appartenenza è l’unità di suddivisione più piccola che ha rilevanza e senso per il nostro business. 

La contabilità analitica a differenza della contabilità generale non è obbligatoria e la modalità con cui può essere tenuta non è standardizzata.

Al fine di avere un’analisi aggiornata in maniera più fresca e continua, quello che possiamo fare durante l’anno è gestire in maniera autonoma una versione semplificata della contabilità analitica per la nostra struttura.

Questa contabilità economica ci mette nelle condizioni di avere un quadro sempre aggiornato circa i costi ed i ricavi dell’hotel.

I dati relativi ai ricavi devono essere sempre aggiornati ed esportabili dal software gestionale alberghiero che utilizza l’hotel (il PMS). 

Quindi ogni incasso per vendita di:

  • alloggi
  • servizi extra
  • ristorante
  • Spa, centro benessere
  • etc… 

devono essere dettagliatamente catalogati ed esportabili dal nostro PMS.

Come scaricare ed utilizzare il foglio di calcolo 

I dati relativi ai costi che sosteniamo durante l’anno li possiamo gestire in maniera semplificata e separata attraverso un foglio di calcolo (in stile excel). 

Utilizzeremo il nostro foglio di calcolo per inserire con regolarità i costi che sosteniamo per la gestione dell’attività. 

I costi devono essere divisi per reparto di appartenenza (centri di costo), registrati per giorno e devono avere un periodo di competenza.

Quindi ogni qual volta la struttura acquista un bene o un servizio e sosterrà quindi un costo dovrà inserire i dettagli dell’acquisto nel nostro modello excel riportando sia l’importo speso, il centro di costo di riferimento ma anche il lasso temporale di competenza.

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Come scaricare ed utilizzare il modello di contabilità analitica

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