Gestire la distribuzione sui vari portali tramite un Channel Manager?
Se qualche anno fa gli albergatori si interrogavano sulla necessità o meno di acquistare un channel manager per il proprio hotel, oggi il dubbio non sussiste più e non avere questo strumento software può creare seri problemi e complicazioni di gestione in hotel.
Scopriamo che cosa è un channel manager e cosa fa.
Definizione e significato di Channel Manager
Il channel manager è uno strumento software che ha il compito di sincronizzare prezzi, disponibilità e prenotazioni su tutti i portali di vendita e agenzie online (canali OTA) come Booking, Expedia o Airbnb.
Il channel manager, oltre a ridurre in maniera notevole gli interventi manuali per gestire prezzi e disponibilità di determinati alloggi, mette al riparo l’albergatore dall’overbooking.
Situazioni di overbooking si possono verificare quando in un determinato portale OTA si segnala la disponibilità di un alloggio per un intervallo temporale, ma in realtà quella disponibilità in hotel NON c’è.
Accade così che il cliente effettua la prenotazione e se l’albergatore non si rende conto dell’errore, allora il cliente rischierà di arrivare in hotel senza avere una camera in cui soggiornare.
È quindi evidente che il compito del channel manager sia quello di semplificare il lavoro all’albergatore e ridurre a zero la possibilità di commettere errori in quanto a disponibilità e sincronizzazione prezzi nei canali OTA.
Quali sono i vantaggi offerti dal channel manager?
I principali vantaggi offerti da questo strumento software sono:
- Sincronizzare automaticamente disponibilità, prezzi e restrizioni nei portali OTA;
- Scaricare le prenotazioni dai canali OTA direttamente nel PMS;
- Diminuire i costi del personale in quanto l’apertura e la chiusura degli alloggi viene effettuata in automatico;
- Gestire la vendita degli alloggi da un unico pannello di controllo (come nel caso di Slope).
Channel Manager: 5 consigli da tenere in considerazione
Nel momento in cui si sceglie questo strumento non lasciatevi condizionare SOLO dal prezzo, è infatti importante tenere a mente alcune funzionalità che risulteranno fondamentali nei processi quotidiani di gestione alberghiera.
1. Canali con connessione XML a due vie
Deve avere una connessione a due vie con sistema XML.
Questo perché ha un’interfaccia software bidirezionale con una comunicazione “server to server” in grado di scambiare dati tra il channel manager stesso e le OTA, con cui vengono comunicati prezzi, disponibilità e registrazione di prenotazioni che arriveranno in hotel.
2. Unica interfaccia da cui gestire i diversi canali OTA
Spesso chi sta al front desk in hotel si trova in difficoltà con la gestione dei diversi pannelli extranet dei canali OTA.
Un channel manager deve permettere di gestire disponibilità e prezzi dei diversi portali da un’unica piattaforma, consentendo di semplificare quanto più possibile questi passaggi.
In tutto ciò deve garantire flessibilità; questo implica la possibilità di variare le disponibilità, decidere quanti e quali alloggi mettere in vendita, chiudere determinate tariffe ed impostare soggiorni minimi e massimi.
3. Possibilità di distribuire anche nei Metasearch
Non solo distribuzione sui classici canali OTA, ma anche su Metasearch come Trivago, Tripadvisor o Google Hotel Ads.
I metasearch hanno il compito di interrogare il contenuto di più portali di vendita (tra cui canali OTA e sito web della struttura) e vanno ad aggregare i risultati in un’unica lista, dove vengono mostrate disponibilità e tariffe delle camere.
4. Collegato con il PMS ed il booking engine
Il channel manager deve interfacciarsi con il PMS ed il booking engine.
Innanzitutto per evitare di andare in overbooking, ma anche per sincronizzare i dati dei clienti che hanno effettuato la prenotazione.
Un CM “friendly” si collega direttamente al planning dell’hotel e mostra per ogni giorno in esame quali camere sono libere e quali occupate, dando già a colpo d’occhio una visione chiara dello stato di aperture e chiusure.
5. Reportistica
Una reportistica chiara e dettagliata di quelle che sono le prenotazioni provenienti dai diversi portali di vendita permette di avere chiaro quali sono i canali su cui investire maggiormente.
I report devono essere supportati da grafici e dall’impostazione di filtri che forniscano occupazione odierna e numero di prenotazioni registrate per mese.
Esempio e caso pratico di utilizzo del Channel Manager di Slope
Facciamo un esempio pratico di come lavora il channel manager di Slope e di cosa accade quando arriva una prenotazione da un portale OTA.
- L’albergatore configura il proprio channel manager e mette in vendita nel portale OTA 5 alloggi (camera matrimoniale standard), impostando prezzi e tariffe.
- Mario Rossi prenota sul portale Booking una camera matrimoniale per due notti con check-in il 15 agosto 2019.
- Il CM riceve i dati della prenotazione di Mario Rossi e si occupa di:
- Diminuire la disponibilità della camera matrimoniale di quel periodo (da 5 a 4)
- Scaricare la prenotazione all’interno del planning, indicando i dati di Mario Rossi
- Aggiornare le disponibilità anche all’interno del PMS, così da evitare overbooking con lo stesso booking engine
- Nel caso in cui il cliente Mario Rossi decidesse di annullare la prenotazione nel portale OTA, il channel manager riaggiornerà la disponibilità da 4 a 5.
Tutto in maniera completamente automatica e sincronizzata.
