Check-in hotel: come velocizzarlo e semplificarlo

Un ospite effettua un check in presso la reception dell'hotel

Il check-in hotel è una procedura che può essere velocizzata e semplificata avvalendosi dell’aiuto di alcuni strumenti software in grado di automatizzare la registrazione di un ospite al momento del suo arrivo in hotel.

Come avviene un normale check-in hotel

Quando un ospite arriva fisicamente in hotel, inizia la procedura di accoglienza ed i saluti di rito, si chiede al cliente il proprio documento di identità per procedere alla registrazione ed assolvere così agli obblighi di legge per quanto riguarda segnalazioni ISTAT e schedine alloggiati

Successivamente alla trascrizione di tutte le informazioni del documento questo viene riconsegnato all’ospite insieme alla chiave dell’alloggio dove soggiornerà. 

Gli addetti ai lavori sanno bene che questa procedura, specialmente nei periodi di alto afflusso con gruppi di ospiti, può creare dei tempi di attesa medio/lunghi che possono causare delle code all’interno della hall della struttura. 

Al giorno d’oggi con l’emergenza sanitaria Covid-19 e la necessità di evitare assembramenti è fondamentale velocizzare quanto più possibile la registrazione degli ospiti. 

Vediamo quindi come la tecnologia possa aiutarci a semplificare questo processo, cercando anche di offrire all’ospite un’esperienza di check in migliore.

Check-in online: come effettuare il web check-in

Una procedura che può essere messa in atto al fine di velocizzare le procedure del check-in alberghiero è quella di offrire al cliente la possibilità di effettuare la propria registrazione da casa tramite il “check-in online”.

Questa operazione viene già richiesta da parte delle compagnie aeree ai propri viaggiatori oramai da molti anni.

Alcune compagnie aeree addirittura “puniscono” quei viaggiatori che non fanno la registrazione prima di recarsi in aeroporto facendo pagare supplementi e penali.

Cerchiamo quindi di capire come funziona la registrazione online di un cliente che ha prenotato un soggiorno presso la nostra struttura ricettiva.

In fase di prenotazione l’ospite riceve un’email con la conferma e il riassunto di quanto acquistato, in questo contesto si offre al cliente l’opportunità di effettuare il check-in online inserendo i propri dati del documento tramite telefono o computer.

Scopo del check-in online è quello di effettuare una registrazione più veloce in struttura, per il receptionist sarà sufficiente verificare l’esattezza dei dati inseriti dal cliente.

Attraverso il modulo del check-in online è possibile inserire tutti quei dati che vengono richiesti normalmente in fase di registrazione e che richiedono molto tempo per essere trascritti. 

Così facendo al momento dell’arrivo in struttura il viaggiatore dovrà presentare il proprio documento d’identità al receptionist che si ritroverà a ricontrollare rapidamente l’esattezza dei dati.

Attraverso il web check-in online è possibile inserire: 

  • dati ospite (nome, cognome, sesso, tipologia di ospite); 
  • luogo e data di nascita dell’ospite;
  • informazioni documento d’identità (tipologia documento, numero, data scadenza, luogo emissione);
  • orario di arrivo previsto in struttura.
Schermata d'esempio in cui l'ospite può effettuare il check-in online prima di arrivare in struttura.
Schermata d’esempio in cui l’ospite può effettuare il check-in online prima di arrivare in struttura.

Oltre all’email di conferma prenotazione possiamo sfruttare altri momenti del “customer journey” del cliente per chiedergli di registrare il proprio documento. 

Ad esempio possiamo pensare di impostare delle email di pre-stay (pre-soggiorno) che vengono inviate in automatico prima dell’arrivo del cliente in struttura, in queste email inviamo all’ospite informazioni circa il suo soggiorno e lo invitiamo a guadagnare tempo effettuando il check in online anticipato.

Ecco un esempio di check-in hotel:

Esempio di email di pre-stay in cui si invita il cliente ad effettuare le operazioni di registrazioni
Esempio di email di pre-soggiorno in cui si invita l’ospite ad effettuare le operazioni di check-in.

Covid vs Tecnologia: 5 strumenti per semplificare il lavoro in hotel

Il Covid-19 ha accelerato l’avanzare di un nuovo modo di lavorare, specialmente nel mondo degli hotel e dell’ospitalità

Il Covid-19 ha accelerato l’avanzare di un nuovo modo di lavorare, specialmente nel mondo degli hotel e dell’ospitalità

L’emergenza ha messo in atto una trasformazione digitale, che non vuol dire soltanto smart working, ma anche digitalizzazione di tutti quei processi in struttura che prima potevano avvenire in maniera manuale o tramite riferimenti cartacei.

Di seguito vogliamo riportare 5 esempi di come gli strumenti tecnologici messi a disposizione da un software gestionale possano aiutare a combattere il Covid-19 e allo stesso tempo migliorare il modo di lavorare in hotel.

Come riportato nel documento siglato dalle Regioni, lo scopo è quello di favorire il pagamento elettronico, la gestione delle prenotazioni online e la sicurezza in struttura, sia per i clienti che per gli operatori. 

1 – Automatizzare il check in online anticipato tramite email di pre soggiorno

La registrazione dei documenti degli ospiti è un’operazione molto spesso lunga che, specialmente in alta stagione, porta con sé una moltitudine di problemi come ad esempio la creazione di code e il rischio di errore nella trascrizione dei dati dei documenti di identità.

Inoltre, un documento può essere un veicolo di contagio e di trasmissione del virus Covid-19 non da poco.

Per questa ragione è importante fare in modo che i nostri ospiti siano incentivati a compiere il check in online prima del soggiorno

Il check in online consiste nell’inserimento da parte del cliente del proprio documento di identità nella sua area riservata, le informazioni inserite andranno immediatamente nel software gestionale alberghiero.

Come può il cliente effettuare il check-in online?

Qualche giorno prima del soggiorno in struttura il software gestionale alberghiero invia in maniera automatica una o più email di “pre stay” (email di pre soggiorno). 

Questa email oltre a presentare maggiori informazioni sulla struttura ricettiva e sui servizi offerti, mostrerà un collegamento all’area riservata dove il cliente potrà inserire i propri dati del documento di identità.

Una volta collezionate le informazioni sull’ospite, il receptionist in fase di accettazione del cliente non dovrà fare altro che verificare l’esattezza dei dati forniti senza la necessità di inserire nuovamente i dati del cliente nel sistema.

🔎 Vantaggi

✔️ Evitare file al check-in
✔️ Velocizzare la registrazione degli ospiti

2 – Leggere i documenti di identità in maniera veloce tramite uno scanner

Per tutti quei clienti che non sono riusciti a fare il check-in online, come per esempio nel caso di piccoli gruppi, comitive, walk in etc… dobbiamo avere un modo per leggere velocemente i documenti di identità e possibilmente senza la necessità di toccare il documento o appoggiarlo su una superficie che può diventare veicolo di contagio per il Covid-19.

Per tale motivo è utile dotarsi di un’applicazione come iD Scan by Slope che permette di leggere un documento di identità tramite un qualsiasi smartphone senza la necessità di acquistare scanner ne la necessità di toccare il documento. 

La tecnologia che utilizza l’applicazione è la tecnologia NFC, questa permette la trasmissione dei dati tra il cellulare e il documento di identità elettronico (carta di identità o passaporto) senza la necessità di appoggiare il documento sul lettore ma semplicemente avvicinandolo.

🔎 Vantaggi

✔️ Evitare errore di trascrizione dei documenti, grazie alla tecnologia NFC
✔️ Velocizzare la registrazione degli ospiti

Abilita i cookie per vedere questo contenuto.

Stai vedendo questo avviso perché il servizio “YouTube” utilizza cookie di terze parti. Per visualizzare questo contenuto, abilita i cookie cliccando su “Ok” nella barra dei cookie oppure apri le preferenze.

3 – Firma dell’informativa privacy in maniera digitale

Sempre in fase di accettazione degli ospiti questi devono prendere visione dell’informativa privacy della nostra struttura ricettiva. 

L’informativa viene spesso stampata e fatta compilare a mano agli ospiti utilizzando la stessa penna o passano i fogli a mano con il receptionist.

Sia i fogli che la penna possono essere un veicolo di contagio che se possibile andrebbe evitato, per questa ragione anche in questo caso la tecnologia può venirci in ausilio.

Adottare quindi una soluzione che permette la firma digitale dell’informativa rende il processo di presa visione della documentazione più veloce e senza errori.

Sia che si tratti di un singolo ospite o di un gruppo di persone digitalizzare questa operazione è sicuramente molto utile. 

Le informazioni circa il cliente vengono storicizzate nel CRM dell’hotel che è integrato nel gestionale. 

La scheda dell’ospite diventa ancora più ricca di informazioni riportando anche il documento PDF che è stato accettato da parte del cliente. Qualora fosse necessario questo documento privacy può essere inviato anche direttamente all’ospite tramite email o pec come ulteriore garanzia.

🔎 Vantaggi

✔️ Risparmio cartaceo
✔️ Sincronizzazione diretta con il CRM (archivio clienti)
✔️ Rispetto del Regolamento Europeo UE 2016/679 (GDPR).

4 – Permettere il pagamento con carte di credito digitali

Quando un ospite prenota un soggiorno può farlo tramite un portale di distribuzione online (come ad esempio Booking.com o Expedia) o può farlo direttamente contattando la struttura tramite il booking engine dell’hotel.

Il booking engine è un’applicazione che permette ad un possibile ospite di prenotare un soggiorno, inserendo i propri dati di pagamento come ad esempio la carta di credito e di confermare così la prenotazione. 

Il booking engine è uno strumento versatile, in quanto può essere utilizzato per effettuare i pagamenti anche quando il cliente vuole accettare un preventivo

Come funziona?

Un hotel si trova a preparare moltissimi preventivi per centinaia di potenziali clienti durante l’anno, questi potenziali clienti potranno visionare il preventivo inviato dalla struttura tramite un’area riservata e procedere al pagamento attraverso il booking engine. 

In questo modo il cliente potrà confermare la prenotazione e inserire la carta di credito a garanzia della prenotazione in maniera sicura direttamente nel booking engine.

Questa carta di credito viene salvata in maniera sicura dal software gestionale che la rende disponibile agli operatori del front desk dell’hotel in fase di checkout dell’ospite.

In questo contesto il receptionist può procedere all’addebito direttamente su quella carta di credito fornita dal cliente in fase di prenotazione ed evitare così che ci sia uno scambio di contanti o della carta di credito stessa al momento dell’arrivo in struttura. 

🔎 Vantaggi

✔️ Favorire il pagamento digitale
✔️ Disintermediare attraverso l’utilizzo del booking engine

5 – Gestione degli addebiti senza passare per post-it e foglietti

La nuova normativa sulla gestione degli spazi ed il distanziamento sociale porterà molti hotel ad incrementare notevolmente quello che è il servizio in camera

Di conseguenza la gestione degli addebiti deve diventare più strutturata e più moderna. 

Per evitare di commettere errori non possiamo più affidarci a post-it e note scritte a penna, dobbiamo adottare un gestionale che sia fruibile da qualsiasi dispositivo fisso e mobile e permetta di addebitare una consumazione ad una camera in maniera istantanea. 

Pertanto il PMS dell’hotel deve essere integrato con applicazioni che permettano alle varie figure che si occupano di gestire i punti vendita come bar o ristorante, di addebitare consumazioni direttamente nella scheda prenotazione del cliente.
In certi casi è molto importante avere la possibilità di far firmare al cliente la consumazione effettuata, così da evitare incomprensioni o momenti imbarazzanti in fase di check-out ed emissione del conto.

Food and Beverage Ipad Backoffice

Questo discorso vale sia per la governante, che nel momento del rassettamento delle camere deve poter aggiungere eventuali consumazioni del mini-bar, sia per una consumazione al bar o al ristorante dell’hotel, dove i collaboratori attraverso un’applicazione dedicata possono aggiungere consumazioni a camere o creare nuovi conti passanti.

🔎 Vantaggi

✔️ Migliore gestione degli addebiti
✔️ Migliore comunicazione tra i diversi staff dell’hotel
✔️ Reportistica più dettagliata su consumazione degli extra

Scanner documenti per hotel: come velocizzare il check-in

Immagine di uno smartphone che attraverso l'applicazione id Scan permette di leggere documenti d'identità elettronici e passaporti

Uno scanner documenti per hotel può rivelarsi un ottimo strumento per velocizzare i check-in in struttura.

Per registrare un ospite che arriva nel nostro albergo è necessario richiedere al cliente il proprio documento di identità, le informazioni del documento devono essere inserite nel nostro software gestionale alberghiero (PMS) e successivamente utilizzato per adempiere alle comunicazioni ISTAT e polizia di stato. 

Per velocizzare e automatizzare il check-in degli ospiti in struttura si può utilizzare uno scanner di documenti per hotel

Un lettore di documenti d’identità e passaporti permette di leggere le informazioni contenute nel documento (le generalità del cliente) e inviarle in forma digitale direttamente nella scheda del cliente. 

Come ridurre gli errori e le attese al momento del check-in 

Nel caso di check-in di gruppo o di documenti d’identità dai caratteri poco leggibili può capitare di commettere errori di trascrizione. Questi errori poi si vanno a ripercuotere al momento della comunicazione delle informazioni del cliente.

Quindi inserire i dati “a mano” facendo un inserimento da tastiera oltre ad essere molto laborioso in termini di tempo è anche molto rischioso perché è soggetto a errori di trascrizione (specialmente nel caso di ospiti stranieri).

Immaginiamo di dover inserire i dati di un gruppo di ospiti che è arrivato tutto insieme nella hall del nostro hotel, questi cliente potrebbero essere stanchi e irascibili provenienti da un viaggio più o meno stancante. Il nostro obiettivo in fase di check in è quello di registrare le informazioni di ciascun cliente e assegnare le camere nel minor tempo possibile e senza commettere errori.

In un contesto caotico come questo appena descritto è fondamentale utilizzare uno strumento che permetta di snellire e semplificare tutto il lavoro.

L’errore più comune: la fotocopia del documento di identità

Un errore che viene commesso da molti albergatori è quello di fotocopiare il passaporto o il documento di identità del cliente. Questo viene fatto per evitare di dover trattenere il documento originale (e procedere alla trascrizione successivamente) oppure per evitare che il cliente si trovi ad aspettare che il receptionist trascriva tutti i dati mentre questo aspetta.

Nonostante il fine della fotocopia sia un fine “nobile”, ossia quello di evitare di far aspettare il cliente, può creare dei problemi con i clienti più fiscali che non gradiscono l’idea di far girare copie del proprio documento. 

La copia del documento di identità è un dato sensibile che l’albergo non è autorizzato a richiedere. Secondo il Garante della Privacy esistono soltanto una manciata di casi (che non stiamo qui a elencare ed approfondire data la natura tecnica dell’argomento) in cui la legge autorizza la richiesta della copia fotostatica del documento di identità personale, e il check-in alberghiero non è uno di questi.

Pertanto un cliente particolarmente “sensibile” potrebbe segnalare la nostra attività nel caso in cui ci avvaliamo della pratica scorretta di fare le fotocopie dei documenti.

Come funziona lo scanner documenti per hotel iD Scan

iD Scan by Slope trasforma un normale smartphone in scanner di documenti di identità per hotel. 

L’app che è scaricabile dall’App Store (Apple iOS) e dal Play Store (Android) e può essere eseguita su dispositivi mobili, questa permette di leggere e scansionare i documenti d’identità elettronici e passaporti. 

I dati vengono letti direttamente dal chip del documento elettronico, per questa ragione più che un “scanner” possiamo definirla un lettore di dati.

La differenza tra uno scanner e un lettore di chip sta nel fatto che nel caso di uno scanner viene interpretato il testo del documento (con rischi di errori di lettura) tramite un sistema di analisi OCR (optical character recognition) che non è sempre privo di errori. 

iD Scan by Slope consente quindi di leggere i documenti di identità dei tuoi ospiti tramite lo smartphone e inviare le informazioni direttamente alla scheda del cliente nel software gestionale per hotel Slope.

L’app cattura i dati dei documenti elettronici in pochi secondi, riducendo il tempo di registrazione degli ospiti e facilitando il lavoro dei receptionist. 

Per spiegare operativamente il funzionamento dell’applicazione quello che occorre fare è: 

  1. Inquadrare il documento d’identità elettronico con la fotocamera del telefono
  2. Avvicinare il documento d’identità elettronico al telefono per permettere la lettura delle informazioni dal chip
  3. Inviare i dati del cliente direttamente al gestionale Slope
Abilita i cookie per vedere questo contenuto.

Stai vedendo questo avviso perché il servizio “YouTube” utilizza cookie di terze parti. Per visualizzare questo contenuto, abilita i cookie cliccando su “Ok” nella barra dei cookie oppure apri le preferenze.

Scansionare documenti di identità senza acquistare uno scanner

Un vantaggio di utilizzare un’applicazione come iD Scan è che non è necessario acquistare hardware e componenti specifici.

Non è necessario dotarsi di uno scanner da collegare alla postazione operativa del receptionist, questi strumenti hardware oltre ad essere ingombranti sono costosi e spesso specifici al software di lettura del documento adottato.

Con iD Scan è sufficiente scaricare l’applicazione su qualsiasi cellulare e iniziare in pochi secondi a leggere documenti e inviarli al software gestionale Slope.

Prova subito lo scanner lettore di documenti iD Scan

Per provare l’applicazione è molto semplice, è sufficiente:

  1. Avere un account (anche di test) del software gestionale per hotel Slope (l’applicazione è in esclusiva per i clienti Slope);
  2. Scaricare l’applicazione sul proprio cellulare (download iOSdownload Android)
  3. Iniziare a leggere i documenti tramite l’applicazione e inviarli direttamente al software gestionale.

Richiedi subito una demo di Slope e prova iD Scan.

Check-in alberghiero: come velocizzare la registrazione degli ospiti

Possibilità di effettuare il check-in in hotel tramite smartphone

Per albergatori ed addetti al front desk diventa sempre più importante semplificare e velocizzare le procedure di check-in alberghiero, andando ad accelerare e automatizzare le procedure di registrazione dell’ospite al momento del suo arrivo in hotel.

Come avviene un normale check-in 

Quando un ospite arriva fisicamente in hotel, inizia la procedura di accoglienza ed i saluti di rito, si chiede al cliente il proprio documento di identità per procedere alla registrazione ed assolvere così agli obblighi di legge per quanto riguarda segnalazioni ISTAT e schedine alloggiati

Successivamente alla trascrizione di tutte le informazioni del documento questo viene riconsegnato all’ospite insieme alla chiave dell’alloggio dove soggiornerà. 

Gli addetti ai lavori sanno bene che questa procedura, specialmente nei periodi di alto afflusso con gruppi di ospiti, può creare dei tempi di attesa medio/lunghi che possono causare delle code all’interno della hall della struttura. 

Al giorno d’oggi con l’emergenza sanitaria Covid-19 e la necessità di evitare assembramenti è fondamentale velocizzare quanto più possibile la registrazione degli ospiti. 

Vediamo quindi come la tecnologia possa aiutarci a semplificare questo processo, cercando anche di offrire all’ospite un’esperienza di check in migliore.

Check-in online: come velocizzare la registrazione ed evitare le file

Una procedura che può essere messa in atto al fine di velocizzare le procedure del check-in alberghiero è quella di offrire al cliente la possibilità di effettuare la propria registrazione da casa tramite il “check-in online”.

Questa operazione viene già richiesta da parte delle compagnie aeree ai propri viaggiatori oramai da molti anni.

Alcune compagnie aeree addirittura “puniscono” quei viaggiatori che non fanno la registrazione prima di recarsi in aeroporto facendo pagare supplementi e penali.

Cerchiamo quindi di capire come funziona la registrazione online di un cliente che ha prenotato un soggiorno presso la nostra struttura ricettiva.

In fase di prenotazione l’ospite riceve un’email con la conferma e il riassunto di quanto acquistato, in questo contesto si offre al cliente l’opportunità di effettuare il check-in online inserendo i propri dati del documento tramite telefono o computer.

Scopo del check-in online è quello di effettuare una registrazione più veloce in struttura, per il receptionist sarà sufficiente verificare l’esattezza dei dati inseriti dal cliente.

Attraverso il modulo del check-in online è possibile inserire tutti quei dati che vengono richiesti normalmente in fase di registrazione e che richiedono molto tempo per essere trascritti. 

Così facendo al momento dell’arrivo in struttura il viaggiatore dovrà presentare il proprio documento d’identità al receptionist che si ritroverà a ricontrollare rapidamente l’esattezza dei dati.

Attraverso il check-in online è possibile inserire: 

  • dati ospite (nome, cognome, sesso, tipologia di ospite); 
  • luogo e data di nascita dell’ospite;
  • informazioni documento d’identità (tipologia documento, numero, data scadenza, luogo emissione);
  • orario di arrivo previsto in struttura.
Schermata d'esempio in cui l'ospite può effettuare il check-in online prima di arrivare in struttura.
Schermata d’esempio in cui l’ospite può effettuare il check-in online prima di arrivare in struttura.

Oltre all’email di conferma prenotazione possiamo sfruttare altri momenti del “customer journey” del cliente per chiedergli di registrare il proprio documento. 

Ad esempio possiamo pensare di impostare delle email di pre-stay (pre-soggiorno) che vengono inviate in automatico prima dell’arrivo del cliente in struttura, in queste email inviamo all’ospite informazioni circa il suo soggiorno e lo invitiamo a guadagnare tempo effettuando il check in online anticipato.

Ecco un esempio:

Esempio di email di pre-stay in cui si invita il cliente ad effettuare le operazioni di registrazioni
Esempio di email di pre-soggiorno in cui si invita l’ospite ad effettuare le operazioni di check-in.

Un’app per leggere i documenti degli ospiti

Un’altra strategia per semplificare al massimo la registrazione degli ospiti è quello di dotarsi di un lettore documenti.

Stiamo parlando di un un lettore di documenti d’identità elettronici e passaporti che sia in grado di leggere le informazioni contenute del documento ed inviarle in forma digitale direttamente nel software gestionale alberghiero.

iD Scan by Slope trasforma un normale smartphone in un lettore d’identità per hotel, senza il bisogno di dover acquistare hardware aggiuntivi. 

Quello che il receptionist andrà a fare per scansionare un documento d’identità sarà: 

  1. inquadrare il documento d’identità elettronico con la fotocamera del telefono;
  2. avvicinare il documento d’identità elettronico al telefono per permettere la lettura delle informazioni dal chip
  3. inviare i dati del cliente direttamente al gestionale Slope

L’applicazione è scaricabile gratuitamente dall’App Store (Apple iOS) e dal Play Store (Android). 

Come scegliere un software per la creazione e l’invio di preventivi alberghieri

Schermata che mostra come creare ed inviare preventivi per un hotel

Un hotel riceve decine di richieste di preventivo ogni giorno e la creazione e l’invio manualmente di preventivi sono un lavoro estenuante sotto diversi aspetti.

Cerchiamo di capire come possiamo semplificare la nostra vita e quella dei colleghi che lavorano al reparto booking del nostro hotel scoprendo quali sono gli strumenti software che possono aiutarci nella creazione di preventivi.

Creazione preventivi: gli errori da non commettere

I nostri potenziali clienti, prima di scegliere una struttura ricettiva dove trascorrere un soggiorno, sia questo di lavoro o di piacere, tendono ad inviare più email di richiesta indirizzate a diversi hotel richiedendo informazioni, prezzi e disponibilità.

Rispondere alle richieste di contatto che arrivano (specialmente nel periodo di medio alto afflusso) è un’operazione che richiede tempo ma soprattutto è un’operazione che può essere soggetta ad errori.

È facile commettere errori quando si risponde a tante richieste, per esempio nel fare copia ed incolla del mio modello standard di email di risposta posso inserire: date errate, prezzi errati o potrei comunicare disponibilità che in realtà non ci sono più.

Oltre a questo aspetto puramente operativo dobbiamo considerare anche altri aspetti che non vanno sottovalutati, come ad esempio l’importanza di avere:

  • metriche circa il numero di preventivi inviati/accettati/rifiutati;
  • tracciamento degli utenti attraverso strumenti di tracking come Google Analytics (quali preventivi sono stati aperti, quali no, dopo quanto tempo etc…);
  • possibilità di attivare campagne di remarketing per quegli utenti che hanno richiesto un preventivo ma non hanno prenotato;
  • creare preventivi che siano chiari e accattivanti da un punto di vista grafico (immagini grandi, video e brand aziendale);
  • richiedere carte di credito a garanzia del soggiorno in maniera sicura direttamente dall’applicazione (senza richiedere l’invio tramite email o al telefono).

Quindi le ragioni per cui è importante dotarsi di un software per la generazione di preventivi sono molteplici, da aspetti puramente pratici operativi (risparmiare tempo e ridurre errori) sino a vantaggi in termini di revenue/fatturato grazie all’aumento delle conversioni rispetto ad un semplice preventivo mandato tramite email.

Caratteristiche di un ottimo CRM per i preventivi

Quando scegliamo un software per la creazione di preventivi per i soggiorni dei nostri ospiti dobbiamo scegliere un CRM che sia in grado di:

  • creare preventivi accattivanti e intuitivi per i singoli (prenotazioni di singole camere); 
  • creare preventivi per gruppi e comitive;
  • offrire una interfaccia grafica lato utente che sia personalizzabile dal punto di vista grafico;
  • essere sicuro al fine di collezionare o processare carte di credito in modalità sicura;
  • essere in grado di tracciare aperture e metriche relative alla visualizzazione dello stesso.

Per poter soddisfare tutti i punti sopra è necessario che il preventivo venga mostrato in una pagina web dedicata e quindi non venga scritto/stampato direttamente nel corpo dell’email che si invia.

Questo concetto è particolarmente importante, cercheremo quindi di spiegarlo tramite un esempio pratico.

Modello preventivo hotel

Il sig. Mario Rossi richiede un preventivo per 20 alloggi per 42 persone, l’addetta al booking del nostro hotel accede al software per la creazione del preventivo e formulerà una o più offerte per quanto richiesto.

Una volta che tutti i dati saranno inseriti, scontistiche applicate ed extra aggiunti all’offerta verrà inviata la proposta.

A questo punto il cliente riceverà una mail tipo questa:

Esempio del template grafico di un preventivo inviato da hotel

L’email riporta solamente un messaggio personalizzato e un pulsante che permette al cliente di visionare il preventivo

Facendo click sul pulsante si apre la pagina web che contiene il preventivo, da qui il cliente può vedere (da qualsiasi dispositivo fisso o mobile) un preventivo chiaro e intuitivo e può prenotare direttamente, inserendo i dati di pagamento in maniera sicura.

Qualora la proposta venisse inviata attraverso una semplice email, non sarebbe possibile per il cliente confermare la prenotazione, proprio perché il classico messaggio di posta non permette di includere campi di inserimento per richiedere informazioni come carta di credito in maniera sicura.

I vantaggi di utilizzare un software preventivi hotel

Poter rimandare un utente alla visualizzazione del preventivo in un’area riservata per la visione e l’accettazione offre diverse vantaggi tra cui:

  • misurare il numero di aperture del preventivo (per capire se è stato aperto o meno ed eventualmente quante volte è stato aperto);
  • chattare con il cliente tramite l’attivazione della chat dedicata;
  • mostrare immagini e video della struttura e dell’offerta;
  • tracciare la navigazione dell’utente nell’area preventivo.

Quindi è importante scegliere un CRM che sia in grado di creare un preventivo che venga poi gestito in un’area web dedicata come questa di esempio sotto.

Dettaglio di preventivi multiproposta

Ricevere richieste di preventivo dal form di contatto integrato nel sito dell’hotel

È altrettanto importante avere la possibilità di integrare un form di contatto direttamente nel sito della struttura, così da poter ricevere le richieste di preventivo pre-compilate dai clienti direttamente nel software gestionale e poter rispondere inviando un preventivo in pochi click.

Abilita i cookie per vedere questo contenuto.

Stai vedendo questo avviso perché il servizio “YouTube” utilizza cookie di terze parti. Per visualizzare questo contenuto, abilita i cookie cliccando su “Ok” nella barra dei cookie oppure apri le preferenze.

Creazione preventivi per gruppi di ospiti e comitive

Una funzionalità esclusiva del modulo CRM preventivi integrato nel software gestionale Slope è quella di permettere la creazione di preventivi per gruppi e comitive.

Quando si ha a che fare con le richieste di un gruppo le esigenze diventano molte e non è sempre facile preparare un preventivo chiaro senza commettere errori. 

Per questa ragione il software preventivi hotel ci deve offrire la possibilità di creare un’offerta di soggiorno anche molto particolareggiata, possiamo ad esempio:

  • inserire nell’offerta diverse combinazioni di alloggi, tariffe e numero di ospiti;
  • specificare diversi intervalli di date all’interno di una stessa proposta;
  • aggiungere servizi extra a corredo di quanto offerto;
  • gestire molteplici fasce d’età;
  • definire un lasso temporale di validità della proposta prima della sua scadenza;
  • applicare facilmente delle modifiche al prezzo dell’offerta mettendo in risalto un eventuale differenza tra il prezzo di listino e quello proposto.

Una panoramica per fare revenue ed avere sotto controllo lo stato delle vendite

Quando ci si trova a creare molti preventivi per un determinato intervallo temporale può diventare difficile avere una visione di insieme relativamente a: 

  • quali sono i periodi più richiesti
  • da quale segmento provengono più richieste
  • quante proposte sono in fase di accettazione per ciascun giorno

Come già spiegato nella prima parte dell’articolo, l’albergatore si troverà a creare diverse tipologie di preventivi, alcuni saranno per singoli alloggi, altri per piccoli gruppi, altri ancora per gruppi più grandi, diventa pertanto difficile avere una chiara visione di ciò che sta succedendo. Il nostro obiettivo deve essere quello di massimizzare il revenue della nostra struttura andando a lavorare sugli “incastri” cercando quindi di massimizzare il tasso di occupazione della struttura.

I vantaggi di una schermata panoramica per un boutique hotel

Ad esempio nel caso di una clientela leisure come può essere quella di un boutique hotel è importante tenere d’occhio attraverso una panoramica quali sono i periodi in cui si inviano più preventivi e qual è il valore medio delle richieste. 

Questi dati ci danno visione anche su quali sono gli alloggi che attualmente sono più o meno richiesti. 
Sapere che la junior suite è meno richiesta rispetto alla standard matrimoniale può portarci a ragionare su alcune strategie promozionale di vendita per incentivarne la proposta.

I vantaggi di una schermata panoramica per un hotel di grande dimensioni

Discorso simile per un hotel di grandi dimensioni che si rivolge a gruppi e comitive dove una schermata panoramica riesce a monitorare quali sono le proposte per ciascuno giorno con i relativi alloggi opzionati. 

Poter conoscere in maniera semplice quali e quanti preventivi sono stati inviati per una determinata data porta a concentrarsi maggiormente e con maggiore efficacia anche sui follow up telefonici da effettuare. 

Ad esempio se vedo che in “accettazione” per le date dal 17 al 20 settembre ci sono 3 preventivi con offerte per tre gruppi diversi, inizierò a contattare quello con il valore medio maggiore o con la tipologia di ospiti che è più affine alla mia struttura (magari tenendo conto anche dei servizi extra che possono essere acquistati durante il soggiorno).

Panoramica Preventivi in accettazione
Panoramica preventivi in accettazione

Per questo motivo è molto utile avere una panoramica che ci permetta di visualizzare su di un lasso temporale quelli che sono i preventivi che il mio hotel ha emesso e non sono ancora stati accettati.

Questa informazione deve essere messa in relazione con il numero di prenotazioni che ho gia “on the books”, quindi prenotazioni confermate e registrate.

Una schermata di questo tipo mette nelle mani dell’albergatore uno strumento chiaro e intuitivo che ci permette di capire se per una determinata data è più conveniente confermare un preventivo rispetto ad un altro, anche in base ad alcuni indici di revenue come l’ADR.

Che cosa sono i metasearch e come un hotel può sfruttarli

Immagine di come un hotel può sfruttare i metasearch per ottenere più prenotazioni dirette

I metasearch (o metamotori) sono delle piattaforme online che raccolgono prezzi e disponibilità degli alloggi messi in vendita dalle strutture ricettive e li confrontano tra di loro, offrendo al viaggiatore la possibilità di comparare le offerte e prenotare da diversi canali, tra cui le agenzie di viaggio online (OTA) o il sito ufficiale dell’hotel.

Che cosa sono i metasearch o metamotori? Come funzionano?

Il metasearch ha il compito di interrogare il contenuto di più portali di vendita (tra cui il sito web della struttura) ed aggregare i risultati in un’unica lista, dove vengono mostrate disponibilità e tariffe delle camere. Può accedere quindi che un hotel si trovi in competizione con “se stesso” a livello tariffario per una stessa camera messa in vendita su portali diversi.

I metamotori come Trivago e Tripadvisor si differenziano dai canali OTA perché la loro commissione, o per meglio dire il loro costo, viene calcolato in base ai click o visite ricevute, mentre portali OTA come Booking.com o Expedia hanno un modello di commissioni calcolato sulle prenotazioni ottenute.

La presenza della nostra struttura ricettiva in questi metamotori può essere utile perché ci permette di metterci in diretto confronto con i prezzi delle nostre camere sugli altri portali in cui siamo in vendita.

Metamotori tra trend del momento ed opportunità

Negli ultimi anni l’ascesa dei metasearch ha influenzato il modo con cui gli utenti prenotano i propri soggiorni; infatti i metasearch offrono in un’unica piattaforma non solo descrizioni della struttura, recensioni, offerte in tempo reale e disponibilità degli alloggi, ma mostrano anche eventuali discrepanze di prezzo rendendo chiaro all’utente se c’è un canale su cui prenotare ad un prezzo più basso

I metasearch possano essere uno strumento utile per aiutare gli hotel a ottenere prenotazioni dirette più convenienti in termini di costo, tuttavia per ottenere dei risultati occorre intavolare una strategia di offerta adeguata e di investimenti a lungo termine, che non sempre sono sostenibili e realmente vantaggiosi per le piccole strutture.

Per ottimizzare la vendita è importante dotarsi di strumenti software come il channel manager ed il booking engine. Il channel manager perché permette di gestire agevolmente ed inviare tariffe, prezzi e disponibilità ai diversi portali OTA, il booking engine perché consente di mostrare nel metamotore anche le tariffe che si applicano nel sito della propria struttura.

La differenza tra OTA e Metasearch

Bisogna far attenzione a non confondere canali OTA e Metasearch, talvolta queste due tipologie di piattaforme online possono essere confuse fra loro.

I metasearch hanno il compito di interrogare il contenuto di più portali di vendita (tra cui canali OTA e sito web della struttura) e vanno ad aggregare i risultati in un’unica lista, dove vengono mostrate disponibilità e tariffe delle camere. 

I canali OTA mostrano invece nella propria piattaforma disponibilità, tariffe e prezzi di quelle strutture che hanno deciso di vendere i propri alloggi in quel portale. 

Le OTA tendono a percepire una commissione sulle prenotazioni avvenute all’interno del portale online che può variare dal 15% al 30%, in base all’accordo stipulato con l’albergatore.

Come aumentare le prenotazioni dirette con i metamotori

Se si decide di utilizzare i metasearch per aumentare le prenotazioni dirette è importante seguire questi passaggi: 

  • investire in un buon channel manager che permetta di sincronizzare tariffe e disponibilità, evitando errori nella distribuzione; 
  • non dimenticare di monitorare alle recensioni inviate dagli ospiti, rispondendo ad eventuali feedback negativi; 
  • utilizzare un booking engine che sia performante, di semplice utilizzo per il potenziale ospite e che offra un sistema di statistiche che permetta di monitorare il traffico e tracciare le eventuali conversioni, così da avere un completo monitoraggio sui diversi processi.

Crediti pubblicitari da Google per hotel e strutture ricettive

Crediti pubblicitari da Google per hotel e strutture ricettive

Google ha annunciato che concederà crediti pubblicitari per un importo pari a 340 milioni di dollari alle piccole e medie imprese (PMI) per contribuire ad alleviare l’impatto dell’epidemia di coronavirus. 

“Vogliamo aiutare le piccole e medie imprese (PMI) – spiega Google – sostenendo parte dei costi necessari per restare in contatto con i loro clienti in questo momento difficile. È per questo motivo che offriamo alle PMI in tutto il mondo un credito pubblicitario di 340.000.000 dollari, che può essere utilizzato in qualsiasi momento fino alla fine del 2020 sulle nostre piattaforme Google Ads”.

Quali sono i requisiti per ricevere i crediti di Google?

Nei prossimi mesi, le PMI che sono inserzioniste ATTIVE dall’inizio del 2019 e che rispettano tutti i termini e condizioni di Google riceveranno una notifica di credito direttamente nel loro account Google.

L’azienda deve aver speso in inserzioni Ads per almeno 10 mesi del 2019 e durante i mesi di Gennaio e/o Febbraio 2020.

Come e da quando si possono richiedere i crediti?

Non è necessario presentare una domanda per ricevere i crediti pubblicitari di Google.
Se l’account è idoneo si riceverà una notifica di credito all’interno del proprio account Google Ads entro la fine di maggio.
Al momento Google non ha specificato da quando saranno disponibili questi crediti.

Su quali canali si potranno utilizzare i crediti?

I crediti pubblicitari potranno essere utilizzati e saranno applicabili a tutte le piattaforme Google, tra cui: 

  • rete Ricerca;
  • rete Display;
  • youTube.

Quanti crediti riceverà ogni account?

Google non ha specificato come verrà calcolata la quantità di crediti a disposizione per ogni account.

I crediti pubblicitari scadono?

I crediti messi a disposizione da Google potranno essere utilizzati in qualsiasi momento dell’anno e scadranno il 31 dicembre 2020.
Gli importi non utilizzati verranno rimossi in automatico dagli account.

Come posso fare se nei prossimi mesi non ricevo i crediti?

Se avete un account pubblicitario attivo da gennaio 2019 e nei prossimi mesi non riceverete la notifica per i crediti potete sempre consultare il vostro account strategist Google per una spiegazione. 

Per ulteriori informazioni vi rimandiamo alla pagina ufficiale di Google.

Tenete d’occhio il vostro account pubblicitario 

La situazione è in evoluzione, quindi è opportuno che l’albergatore e il proprio consulente di marketing tengano d’occhio il proprio account.

In questo articolo avevamo dato alcuni consigli su come gestire le campagne sponsorizzate su Google o Bing.

Instagram per hotel: consigli e strategie per promuoversi

Instagram per Hotel strategie di comunicazione per foto che promuovano la struttura ricettiva

Viaggiare si fa con i piedi, con il cuore e soprattutto con gli occhi: è da lì che entrano le immagini e i fotogrammi che rimarranno impressi nella memoria per sempre, specialmente nel caso di profili Instagram per hotel e strutture ricettive.

Ecco, quindi, che per stuzzicare la curiosità dei nostri futuri ospiti e per farli sognare ancor prima di toccare con mano i nostri servizi è essenziale curare al meglio la comunicazione del nostro hotel attraverso il social network delle immagini: Instagram.

Su Instagram l’immagine regna sovrana, è il linguaggio comunicativo preponderante per cui non esiste approssimazione né improvvisazione. 

Le foto devono essere in alta definizione, luminose seppur realistiche, convincenti ed emozionanti: devono bastare al nostro potenziale cliente per dire “è lì che voglio costruire nuovi ricordi, voglio queste immagini come sfondo per il mio prossimo viaggio”

Per tutte queste ragioni l’ideale è rivolgersi a un professionista che sia in grado di realizzare per noi le giuste fotografie, ma anche consigliarci sulla costruzione di uno storytelling ad hoc.

Per raccontare la storia e lo spirito della nostra struttura ricettiva, infatti, è importante condividere non solo le foto degli spazi comuni, delle camere o dei dettagli dell’arredamento, per quanto siano, dei suoi interni e dei dettagli di design e accoglienza, ma anche le immagini che raccontino al meglio l’atmosfera che si respira, ad esempio:

  • foto del contesto artistico o naturale in cui la nostra struttura sorge
  • racconto delle esperienze che si possono vivere durante il soggiorno
  • ritratti dei nostri ospiti felici, preferibilmente pubblicati da loro stessi.

E poi…via alla fantasia: l’ideale è cogliere le peculiarità del nostro hotel attraverso l’obiettivo di una macchina fotografica.

Il racconto su Instagram dell’Hotel: immagini, testi e hashtag

Per farsi trovare nel mare magnum di Instagram è bene seguire alcune semplici regole:

  • curare il proprio feed in modo da garantirne sempre la coerenza oltre alla capacità di raccontare e trasmettere emozioni
  • accompagnare le foto con didascalie ben scritte e accattivanti, in linea con il nostro tono di voce
  • scegliere gli hashtag appropriati
  • prevedere una strategia di advertising mirata

Delle foto e di quanto sia importante che siano ben curate abbiamo già detto. Il consiglio in più è quello di scegliere una palette colori, che può variare leggermente a seconda delle stagioni, ma che dovrà essere la nostra strategia per farci riconoscere.

Instagram per hotel: le regole da seguire

Sempre parlando di coerenza, approfondiamo la questione testi e tono di voce.

Oltre alle immagini, le relative caption sono decisive per il successo dei post su Instagram: uno studio di Quintly, piattaforma di gestione dei social media, ha rilevato che i post con una lunghezza compresa tra 1 e 50 caratteri sono quelli che hanno più interazioni dunque, prima regola: non essere troppo prolissi.

Secondo: i testi che accompagnano le immagini devono essere ben studiati, accattivanti e ovviamente in linea con il tone of voice, così come abbiamo accennato nell’articolo sul digital marketing per hotel

Lo storytelling non va trascurato e i testi devono creare con le immagini una sinergia funzionale a emozionare i potenziali ospiti e a fargli gustare virtualmente le pietanze del menù dell’hotel, fargli respirare l’aria di mare fuori dalla finestra, fargli sentire la morbidezza delle lenzuola.

Nel caso di Instagram per hotel, inoltre, un’arma potentissima sono gli hashtag, che, quindi, vanno utilizzati con coscienza: meglio pochi, ma buoni. 

Prediligere la qualità alla quantità è buona norma e regola, così come fare dello scouting per scoprire quali sono i più utilizzati dai competitor e in generale da chi opera nel nostro stesso settore. 

La regola aurea è inserire 1/3 di hashtag con un grande seguito, 1/3 con un seguito medio ed 1/3 più di nicchia.

Per capire che numeri fa ciascun hashtag basta inserirlo nella barra di ricerca di Instagram, da lì compariranno anche tutte le ultime foto e le più popolari riferite a quello stesso hashtag.

Infine: perché non creare un hashtag dedicato alla nostra struttura?
Ovviamente attenzione a non prenderne di già utilizzati per altro e far in modo che sia originale ma anche “parlante” e comprensibile.

Family Hotel? Adult Hotel? Scegli il tuo target

Sappiamo bene che ogni struttura ricettiva ha un determinato target di clientela: conoscerlo è fondamentale per studiare una strategia di comunicazione efficace e vincente.

“Family-hotel”, “adult-hotel”, “hotel pet friendly” sono parole chiave sempre più ricercate dagli utenti che vogliono organizzare il loro soggiorno senza perdere tempo a vagliare ogni singola struttura sul mercato. Anche a questo scopo gli hashtag possono fare la differenza perchè permettono di spiccare tra le ricerche dei futuri ospiti che verranno poi definitivamente convinti a scegliere la struttura dalle foto e dallo storytelling. 

Dunque l’obiettivo deve sempre essere quello di immedesimarci nei nostri utenti, comprendere quali sono le caratteristiche della nostra struttura che saranno particolarmente apprezzate da loro e quali peculiarità cercano.

Una volta catturata la sua attenzione il futuro ospite va coccolato e invitato a conoscerci meglio rispondendo a eventuali dubbi o domande e non va abbandonato neanche dopo la visita, continuando a seguire quello che scrive di noi sui suoi social.

Condividere e ripostare i contenuti degli ospiti sui nostri social ha un duplice vantaggio:

  1. Mostra ad altri potenziali ospiti un punto di vista diverso dal nostro, sicuramente più vero e per questo, se positivo, ancor più convincente
  2. Da di noi un’immagine cordiale, amichevole, rassicurante

Non ultimo attenzione al cosiddetto community management: dialogare coi nostri ospiti nei commenti sotto le foto genera engagement e ci rende ancor più visibili.

In definitiva il social delle immagini ha un potenziale davvero troppo alto per non approfittarne e il suo utilizzo nel digital marketing di una struttura turistica è imprescindibile.

Siamo umani

Abbiamo sottolineato l’importanza dello storytelling per trasmettere ai potenziali clienti le emozioni e le sensazioni che proveranno durante il soggiorno presso la nostra struttura, dunque va da sé che sia assolutamente essenziale parlare in modo “umano”.

Anche nel caso di Instagram per hotel sono presenti dei bot che elargiscono interazioni assolutamente robotizzate e automatiche che, normalmente, infastidiscono gli utenti.

Parlare da persona a persona, invece, crea rapporti proficui e interessanti, destinati a durare nel tempo quindi attenzione a curare:

  1. i testi che vanno scritti secondo punti di vista personali, raccontando realmente ciò che si vive nella nostra struttura
  2. le interazioni nei commenti e nei messaggi privati, che vanno sempre personalizzati e adeguati al contesto

Umanizzare la comunicazioni che passano attraverso i social media è la strategia vincente per creare relazioni di valore con i propri clienti.

Non lasciatevi scappare le prenotazioni

Una volta che i probabili clienti sono atterrati sul vostro profilo di Instagram, possono sempre fare click sul link che rimanda al sito web della vostra struttura.

A quel punto il ruolo fondamentale sarà rivestito dall’usabilità del sito da mobile e da una call to action efficace che rimandi al booking engine, che dovrà essere in grado di completare il processo di prenotazione in pochi passaggi.

Il booking engine deve consentire di finalizzare il processo di prenotazione in maniera semplice e veloce, mettendo a disposizione informazioni di prima necessità sull’albergo come la disponibilità delle stanze e le promozioni attive.

Google My Business: come risolvere l’errore delle attività chiuse

Google my Business hotel e ristoranti come fare per risolvere l'errore delle attività chiuse

In seguito alla emergenza sanitaria COVID-19 Google ha iniziato a convertire le schede di Google My Business di alcune attività ricettive come hotel e ristoranti come “attività chiuse in maniera permanente”.

Negli ultimi giorni alcune attività sono state chiuse da Google all’insaputa dei titolari, ma cosa è successo?

Perché la mia attività su Google My Business viene passata in “chiusa definitivamente”?

Il motivo e la modalità con cui questo sta succedendo non è chiarissimo, riteniamo tuttavia che con buona probabilità questo dipenda da almeno un paio di fattori. 

  1. Il primo fattore potrebbe essere dato dal fatto che il normale afflusso di persone nell’attività è calato drasticamente rispetto ai dati statistici in possesso di Google. Un calo così repentino dell’afflusso, in condizioni normali, potrebbe essere interpretato come un’attività che ha chiuso i battenti. 
  2. Il secondo fattore possiamo definirlo decisamente meno “sofisticato”, semplicemente Google ogni tanto invia una e-mail ai gestori delle schede MyBusiness chiedendo di verificare i dati inseriti nella scheda, dopo un certo tempo in cui non viene fornita una risposta la scheda può passare ad “attività chiusa”.

Tuttavia non è detto che sia necessariamente uno di questi due motivi per cui la vostra scheda my business è stata etichettata come “CHIUSA DEFINITIVAMENTE”, la cosa importante è non entrare nel panico e semplicemente capire come procedere alla segnalazione corretta.  

Ovviamente l’obiettivo del motore di ricerca è quello di offrire ai navigatori informazioni sempre aggiornate e con dati corretti e in questo contesto anche le schede delle attività business non devono essere da meno. 
Immaginiamo una scheda con un indirizzo errato o un sito web errato o addirittura un numero telefono sbagliato, questi errori porterebbero i nostri potenziali clienti letteralmente fuori strada con un notevole danno per il nostro business.

Che cosa devo fare se la mia attività Google My Business viene passata per errore in “chiusa definitivamente”?

La modifica è molto facile, come prima cosa dobbiamo accedere alla nostra scheda My Business e dobbiamo assicurarci di avere accesso come amministratori o editori alla scheda. 

Si può accedere qui: https://www.google.com/intl/it_it/business/

Una volta entrati nel pannello di controllo della propria scheda Google My Business è necessario aggiornare le informazioni per fare in modo che l’attività non risulti più “chiusa definitivamente”.

Quindi cambiare orari di apertura e aggiornare eventuali festività.

Nel caso di strutture ricettive durante il periodo di emergenza Coronavirus in cui è stata imposta la chiusura dell’attività fino ad una certa data, si può indicare un intervallo temporale in cui specificare che la struttura è “chiusa temporaneamente”.

Quindi la soluzione al problema della scheda “chiusa definitivamente” è di facile risoluzione e consiste nel riaprire l’attività e impostare gli orari speciali o indicare l’eventuale chiusura temporanea.
Già che siamo all’interno della scheda possiamo approfittare per verificare che i dati siano ancora corretti e aggiornati.

Google ha inoltre messo a disposizione una guida per le attività interessate dal COVID-19 su come fornire ai clienti informazioni aggiornate.

Utilizzare post per comunicare con i propri clienti ai tempi del Coronavirus

Possiamo utilizzare la funzionalità “Post” per comunicare meglio con i nostri clienti. Sempre dal pannello MyBusiness dal menu di sinistra facciamo clic sul pulsante “post”. 

Un post è un ottimo strumento per spiegare che cosa succede e per spiegare in dettaglio in che cosa consiste la chiusura temporanea della struttura.

Esempio di annuncio generato da Google My Business per un hotel ed un ristorante
Esempio di come si presenta da “mobile” la scheda attività di Google My Business di un hotel con ristorante

Facciamo un esempio pratico

Esempio di post creato grazie a Google My Business in cui si promuove il servizio di ristorazione a domicilio

Un hotel oltre ad offrire il servizio alberghiero, può avere anche un’attività ristorativa che rimane attiva per consegne a domicilio nel periodo dell’emergenza Coronavirus

In questo caso potrebbe essere una buona idea creare un post all’interno della pagina business per descrivere il servizio che si offre.

Un post oltre ad essere composto da testo e da un’immagine permette di attivare un pulsante (call to action) che può rimandare l’utente ad una pagina del sito web o far avviare direttamente una telefonata. 


Un post, in generale, può essere di 4 tipi:

  • Offerta (Esempio: 20% di sconto per prenotazioni di almeno 7 notti )
  • Novità 
  • Evento (Esempio: Saldi black friday)
  • Prodotto (Esempio: Scopriamo la nuova suite con idromassaggio)

Una volta applicate queste modifiche alla vostra scheda business potrebbero essere necessarie diverse ore prima di vederle applicate sulla vostra scheda.

Questo perché alcune informazioni devono essere approvate manualmente da un revisore umano, altre invece vengono pubblicate immediatamente.

Di seguito riportiamo la guida ufficiale di Google che spiega come creare un post: https://support.google.com/business/answer/7342169

Come realizzare video per il tuo hotel

Realizzare un video per il proprio hotel grazie a smartphone

Consigli e strategie per pubblicare i giusti contenuti video sui vari canali YouTube, Instagram e Facebook

Nell’era dei social la comunicazione di un’offerta turistica di un hotel passa sempre di più attraverso la capacità di creare stupore attraverso contenuti video. Questo perché un filmato riesce a catturare la soglia di attenzione molto più rispetto di un contenuto testuale, grazie alla sua immediatezza e capacità di suscitare curiosità.

Se non vogliamo affidarci a dei professionisti, ad oggi realizzare un video è un’operazione alla portata di tutti, praticamente ciascuno di noi ha in tasca uno smartphone dotato di videocamera ad alta risoluzione. Quindi con un po’ di buona volontà, fantasia e inventiva anche strutture più piccole possono farsi conoscere e promuovere i loro servizi o il territorio circostante tramite contenuti video.

Oltre alla qualità del filmato dobbiamo fare attenzione alla scelta delle musiche e del microfono utilizzato per registrare eventuali interviste o voci narranti. 

In questo articolo vi sveleremo alcuni trucchi e accorgimenti da seguire per creare una playlist video che sia in grado di migliorare l’immagine ed il brand del vostro hotel.

Che tipo di video può realizzare un hotel? Qualche spunto pratico

Innanzitutto occorre pensare un po’ alla piattaforma che si vuole utilizzare per pubblicare il contenuto, non tutti i social media sono uguali e ciascuno ha le sue regole. Instagram e Facebook per esempio hanno un format diverso rispetto a YouTube, ad esempio i contenuti video riprodotti su Instagram e Facebook hanno una durata più breve e vengono quasi sempre visualizzati senza l’audio.

Questo aspetto è da tenere in grande considerazione poiché circa l’82% degli utenti che guardano video su Facebook e Instagram, non fanno uso dell’audio, quindi dobbiamo cercare di creare immagini evocative ed introdurre anche dei sottotitoli.

Tuttavia il consiglio che vale per tutte le piattaforme di distribuzione è quello di realizzare un video teaser che abbia una durata inferiore ad un minuto che possa essere impiegato anche per la creazione di campagne sponsorizzate.

Le campagne sponsorizzate possono essere realizzate attraverso la rete di Google Ads che riesce a raggiungere una grande porzione di pubblico su Youtube. 

La strategia di realizzare un teaser, viene spesso utilizzata da strutture di livello medio/alto come boutique hotel o resort che vogliono far crescere il proprio brand e dare allo spettatore un’idea di identità ben marcata.

In questo caso la strategia può ruotare intorno alla promozione di eventi svolti presso la struttura come ad esempio matrimoni, convegni oppure eventi legati alle esperienze e servizi ancillari.

Tali video devono raccontare la struttura in 50 e 60 secondi, mostrando gli highlights, gli esterni della struttura oppure un momento vissuto di clienti che stanno svolgendo una delle attività offerte dalla struttura (un aperitivo in compagnia, un giro a cavallo, un giro in barca etc…). 

Ogni struttura è diversa ed il consiglio è di cogliere 5-6 momenti che possono catturare l’attenzione del futuro ospite. Questi variano profondamente in base al tipo di struttura. Per spiegarci meglio immaginiamo come un agriturismo situato tra le colline toscane possa voler toccare il cuore dei suoi spettatori mostrando nel video teaser fotogrammi della lussureggiante campagna toscana e i dettagli della natura che circonda il resort. 

Un altro esempio potrebbe essere un family hotel di Rimini, questo farà leva su altri punti di forza come per esempio momenti di divertimento e svago in compagnia dello staff di animazione… e così via.

Il teaser farà quindi da specchietto per le allodole per indirizzare gli utenti sul nostro canale. A questo punto occorre realizzare più contenuti video che mostrino anche gli altri servizi che vengono offerti.

Per esempio possiamo avere una playlist di filmati in cui si va a:

  • mostrare gli interni della struttura (camere e spazi comuni);
  • promuovere un eventuale corso di cucina tenuto in struttura;
  • mostrare il maneggio e spiega come funzionano i corsi di equitazione;
  • intervistare i proprietari della struttura che raccontano la loro filosofia di ospitalità. video che mostra gli interni della struttura (camere e spazi comuni).

Questi contenuti saranno più lunghi rispetto al video teaser di cui parlavamo prima (possono durare anche 10 minuti) e servono per fare storytelling, descrivere e spiegare nel dettaglio un aspetto, un dettaglio o un’attività in vendita presso la struttura ricettiva.

Come indicizzare un video su Youtube

Importante è anche l’indicizzazione di un video su Youtube che avviene attraverso il rispetto di alcuni parametri. 

La durata media di un video su YouTube deve essere intorno ai 8/9 minuti proprio perché l’indice che YouTube premia più di tutti è la quantità di minuti che un utente passa sui contenuti del nostro canale. Di conseguenza non è importante il numero di visualizzazioni come alcuni erroneamente ritengono, ma effettivamente contano i minuti totali che le persone passano a guardare quel determinato contenuto. 

Un altro dato importante è la coerenza tra titolo del video, descrizione e tag. 

La descrizione deve essere quanto più simile all’articolo di un blog, cercando di inserire più dettagli possibili inerenti alla tematica e andando a ripetere il titolo del video. 

Avrete notato che i video prima di essere riprodotti hanno un’immagine statica con il simbolo del “play” messo al centro. Questa immagine (che si chiama “thumbnail” in inglese, o “miniatura” in italiano) può essere scelta in fase di caricamento del video. 

È fondamentale scegliere un’immagine miniatura (thumbnail) che sia accattivante e interessante, immaginate infatti di dover convincere un utente a fare click sul vostro video, per convincerlo avete pochi strumenti: 

  • Il nome del video
  • L’immagine di anteprima

Quindi scegliere un’immagine che a colpo d’occhio dia un’idea dello stile e dell’argomento trattato nel video è molto importante e se ben azzeccata è in grado di aumentare (anche di molto) la probabilità che il video venga riprodotto.

5 consigli finali su “cosa fare” e “cosa non fare”

  1. Non girare mai un video mettendo il cellulare in verticale, questo genere di video possono essere fatti solo per la piattaforma instagram;
  2. Non registrate mai con qualità inferiore a 1080p;
  3. Se il video verrà caricato su Youtube scegliete un’immagine di miniatura che non sia rossa, bianca o nera perché sono i colori di Youtube e potrebbero confondere;
  4. Inserite una descrizione accurata e dettagliata a cornice del video, vi aiuterà ad indicizzarla maggiormente;
  5. Usate sempre un microfono esterno per registrare l’audio, non c’è niente di peggio di un video con un audio “ovattato” o “rimbombato”.

Il mio hotel ha bisogno di un nuovo sito?

Il mio hotel ha bisogno di un nuovo sito?

Come capire quando è necessario rifare il sito web del proprio hotel. Scopriamolo con il caso studio del portale www.slope.it

I visitatori più affezionati al nostro sito avranno notato che abbiamo deciso di stravolgere tutte le pagine che lo compongono (compreso il blog). Venerdì 24 Gennaio 2020, dopo diversi mesi di duro lavoro, iterazioni e ottimizzazioni siamo andati finalmente online con la nuova versione del sito www.slope.it

In questo articolo vi vogliamo spiegare le ragioni che ci hanno spinto a riscrivere da zero (“from scratch!” come dicono gli americani) un sito che era già performante e senza particolari problemi di performance. Vogliamo utilizzare il nostro sito come caso di studio e analisi perché crediamo che i concetti ed i fattori che abbiamo preso in considerazione per valutare la necessità di intervento siano gli stessi che debba tenere a mente un albergatore che stia valutando la possibilità di ristrutturare/rifare il sito del proprio hotel.

Iniziamo il nostro racconto con una premessa a mio avviso interessante, il vecchio sito slope.it alla fine del 2019 era già alla sua terza versione, questo significa che prima di lui avevamo già sviluppato e “pensionato” altre 2 versioni dello stesso sito web.

Possiamo quindi dire che in un tempo relativamente breve il sito sia stato riscritto almeno 3 volte e ciascuna versione ha subito un numero difficilmente misurabile di migliorie e modifiche. 

I cicli di ottimizzazione e modifica sono di cruciale importanza in quanto è praticamente impossibile individuare al primo tentativo quelli che sono i flussi con cui si muovono gli utenti nel sito. Solo misurando l’efficacia delle pagine del sito nel tempo è possibile capire su quali pagine gli utenti trovano frizione e frustrazione e quali pagine invece sono chiare, molto visitate e con un basso tasso di abbandono.

Riscrivere e stravolgere il proprio sito web è una cosa che non va fatta tanto per il gusto di farlo ma deve essere una conseguenza di un “bisogno” reale. 

Quali sono i fattori alla base della nascita di questo bisogno?

Poiché questi fattori sono molteplici e non spesso non banali da cogliere, la prima cosa da fare è cercare di capire se ci sono degli indicatori o dei campanelli di allarme che dobbiamo monitorare per essere allertati di quando è necessario ristrutturare il proprio sito web. 

Caso per caso è importante comprendere se è sufficiente “metterci una pezza” aggiornando frammenti di codice o moduli che compongono il portale web o se è necessario procedere per vie più “drastiche” che prevedono la riscrittura di tutto il codice che compone il sito (così come abbiamo deciso di fare noi).

Poiché non siamo del tutto pazzi, prima di valutare la possibilità di riscrivere da zero slope.it abbiamo fatto un’analisi di quelle che erano i principali indicatori ritenuti importanti per un sito come il nostro, i punti che dovevamo misurare erano i seguenti:

Tasso di conversione
Ossia il numero di utenti che richiedono una demo di Slope in relazione al numero di utenti che visitano il sito o il blog.

Posizionamento organico SEO
Quali sono le parole chiave che generano maggior traffico organico (non a pagamento) sul sito. Il posizionamento è ancor più rilevante se ad essere ben posizionate sono parole chiave “ambite” e a breve coda (quindi non frasi con poco volume di ricerca).

Appeal e design grafico
Come si presenta il sito agli occhi di un utente medio, il puro stile e design. Così come un’auto o un vestito anche i siti web seguono dei flussi di moda e trend ed è importante che il vostro sito sia “alla moda”.

Tempo di caricamento
Un aspetto molto importante che impatta sia il SEO (Search Engine Optimization) che il drop degli utenti è il tempo di caricamento delle pagine del sito. Avere un sito lento è uno dei fattori più deleteri sia per gli esseri umani che navigano le nostre pagine che per i bot (crawler) inviati dai motori di ricerca.

Nel caso di slope.it tutti i punti di cui sopra erano rispettati in maniera soddisfacente!

Ma allora perchè abbiamo scelto di riscrivere il sito da zero?

Un aspetto ancora più importante da tenere in considerazione è il livello di manutenibilità e aggiornabilità di una libreria software.

Questo è un concetto che può risultare non banale per i non addetti ai lavori. Una libreria software è un blocco di funzionalità software a se stante che può essere inclusa all’interno di un progetto al fine di svolgere un compito specifico. Quindi, semplificando, una libreria non è altro che del codice che può essere utilizzato (in certi casi a pagamento in altri casi gratuitamente) dai programmatori. 

Con il passare del tempo e con l’invecchiare delle librerie può capitare che vengano scoperte delle vulnerabilità di sicurezza all’interno del codice che le compone.

Quando viene scoperta una falla nella sicurezza di una libreria è compito del team di sviluppo rilasciare un aggiornamento al fine di evitare che degli hacker siano in grado di sfruttarla per violare i siti che la utilizzano.

Tutti i siti che utilizzano la libreria in questione devono quindi aggiornare la libreria software passando alla versione più recente in cui quella vulnerabilità è stata risolta. 

Anche il sito slope.it, così come la maggioranza dei siti web, è realizzato utilizzando il popolare CMS (content management system) WordPress.
A Febbraio 2020 circa il 62% dei siti web risulta essere realizzato con WordPress.

Una delle prime cose da fare quando si costruisce un sito utilizzando WordPress è scegliere un tema. Un tema non è altro che una particolare libreria software (con le caratteristiche descritte sopra) che determina il layout, la struttura e la grafica che avrà il sito.

Scegliere un tema non significa necessariamente legarsi ad una impaginazione scontata o già vista, è infatti possibile (o per meglio dire, doveroso) personalizzarlo per fare in modo che il sito acquisti una propria identità e che segua quello che è il brand del nostro business.

Naturalmente il tema e la sua personalizzazione non sono le uniche scelte da affrontare nella realizzazione di un sito web, ma è necessario anche decidere quali comportamenti e quali funzionalità del sito andare a personalizzare tramite dei moduli aggiuntivi (chiamati plugin).

In conclusione, un sito web può essere riassunto come una combinazione di tre fattori:

  • Versione del CMS (WordPress)
  • Versione del tema
  • Versione dei moduli

Nel caso in cui anche solo uno di questi componenti non venga più aggiornato dal team di ingegneri che l’ha ideato può risultare bloccata anche la possibilità di aggiornare gli altri componenti andando a creare un circolo vizioso che limita la possibilità del nostro sito di evolvere e di rimanere sicuro contro le più recenti vulnerabilità.

Per questa ragione è molto importante cercare librerie e che siamo ben supportate dagli sviluppatori ed evitare soluzioni fatte ad hoc o proprietarie di una singola software house vincolando le nostre scelte e riducendo possibilità di sviluppo futuri.

Quindi, tornando al nostro caso del sito slope.it, avevamo tra le mani un ottimo sito dal punto di vista delle conversioni, dello stile grafico e del posizionamento, ma con il rischio che alcune delle librerie scelte (e non più supportate) potessero diventare un freno per l’innovazione del portale o ancor peggio un buco per attacchi.

NOTA: ci teniamo a precisare che il sito slope.it è completamente isolato dalla piattaforma gestionale Slope e nessun attacco hacker sul sito slope.it può impattare in alcun modo la piattaforma software. 

Inoltre anche il codice che era stato scritto per personalizzare il tema aveva bisogno di una ristrutturazione al fine di essere più facilmente modificabile e manutenibile dal nostro team di sviluppatori.

La scelta di rimettere mano al sito web si Slope è stata quindi dettata da motivi di natura puramente tecnica, ma ci ha fornito anche l’occasione per mettere in pratica alcuni miglioramenti sostanziali all’usabilità e alla grafica che avevamo in cantiere da un po’.

Come accennato prima, lo stile grafico del web evolve più velocemente.

È interessante come in maniera impercettibile si vengono a creare dei nuovi trend di UI e di UX (interfaccia e usabilità) che vanno a costituire quelli che sono gli standard del “bello” e del “chiaro”. Premesso che non bisogna seguire le mode per il gusto di farlo ma è importante rimanere al passo con i tempi per fare in modo che gli utenti che navigano il vostro sito riescano a farlo “sentendosi a loro agio”.

Esempio: il menu principale del sito Slope.it

Per fare un esempio molto semplice a seguire mostriamo come abbiamo evoluto il menu principale del sito. Nella prima versione del sito era presente un menù a tendina relativamente piccolo che è stato sostituito da un menu contestuale più grande con sottotitoli. 

La seconda versione del menu rende più leggibili le singole voci e aumenta il numero della pagine navigate dall’utente medio sul sito.

Questo miglioramento grafico è stato possibile soprattutto adottando tecnologie più recenti ed evolute. Le più recenti versioni di WordPress, abbinato a nuovi plugin ed un tema di ultima generazione ci hanno permesso di creare un menù di questo tipo (chiamato in gergo Mega Menu).

Quindi, per tirare le somme della nostra analisi possiamo azzardare che nella maggioranza dei casi la necessità di ricostruire un sito da zero deve essere dettata da ragioni tecniche. Mentre se il vostro sito è realizzato con tecnologie robuste e nuove non è ovviamente necessario rifare tutto da capo ogni volta. Anzi, un approccio che va assolutamente seguito è quello di modificare il sito secondo con iterazioni frequenti e mirate.

Ad ogni modifica andiamo a misurare come gli utenti reagiscono ai cambiamenti e decidere di conseguenza quali accorgimenti “funzionano” e quali no.

Digital Marketing per hotel: consigli e suggerimenti per migliorare le prenotazioni

Digital Marketing per hotel: consigli e suggerimenti per aumentare le prenotazioni attraverso grafici

Viaggiare è un bisogno connaturato all’essere umano e ognuno di noi ha il suo modo di farlo e le sue esigenze da soddisfare quando si sposta, che sia per lavoro o per piacere.

Proprio per questo l’offerta turistica è estremamente variegata e, sul web, si trovano migliaia di proposte tra cui l’utente è chiamato a destreggiarsi.
Avere una buona strategia di digital marketing in questo mercato affollato è fondamentale per differenziarsi, raccontare la propria storia, valorizzare i propri servizi e, dunque, intercettare il cliente ideale.

Cos’è il digital marketing per hotel?

Tecnicamente per digital marketing (marketing digitale) si intendono tutte quelle attività di vendita svolte attraverso gli strumenti della rete.

Il web marketing turistico ha lo scopo di mettere a sistema tutti i mezzi di comunicazione digitale con lo scopo di garantire lo sviluppo del business di hotel, strutture ricettive e tutte le altre attività connesse al settore del turismo.

In altre parole, si tratta di elaborare strategie di comunicazione e vendita che conducano il cliente attraverso quello che viene definito un funnel di vendita, cioè un processo a imbuto che inizia con il primo contatto della persona con la struttura turistica, termina con l’acquisto e si protrae con il post vendita.

Dunque il digital marketing per hotel ha l’obiettivo finale di vendere i servizi della struttura, ma ha anche degli obiettivi funzionali:

  • creare una buona reputazione
  • tessere legami con le persone che hanno soggiornato o che vorremmo soggiornassero nel nostro albergo
  • rafforzare l’identità e comunicare i punti di forza e in cosa ci differenziamo dagli altri.

Sul web, infatti, è importantissimo avere un buono storytelling, cioè emergere dal coro raccontando qualcosa di particolare, che ci caratterizza, che esprime quell’unicità che sappiamo di avere e che i nostri ospiti stanno cercando.

Occorre sempre tenere presente, infatti, che il turista sul web è parte attiva del processo di scelta: gli strumenti sono talmente tanti e con tante funzionalità che i clienti possono selezionare esattamente quello che è più nelle loro corde.

Per questo la strategia vincente per gli hotel sul web è quella di creare relazioni, raccontare, far percepire al futuro cliente cosa vivrà una volta che sarà lì, quali saranno le esperienze di cui si arricchirà il suo soggiorno, qual è l’atmosfera unica di cui si innamorerà e che non vedrà l’ora di rivivere.

Come si fa un buon social media marketing per hotel

I social media sono lo strumento più adatto per creare questo tipo di relazione.

Innanzitutto, però, serve una strategia definita, che si articola in diversi step.

Prima di tutto occorre determinare gli obiettivi concreti in termini di comunicazione

In un secondo momento si passa alla definizione del target, cioè del pubblico di potenziali clienti a cui andremo a rivolgersi. È importante capire a fondo chi sono, che desideri e aspettative hanno rispetto al soggiorno, come possiamo farli sentire dei veri e propri ospiti d’onore.

A questo punto si possono scegliere i canali di comunicazione, il tono di voce e gli argomenti di cui parlare.

In questa fase è importante capire la differenza tra i vari social network in modo da poterli utilizzare il più possibile a nostro favore.

Facebook, ad esempio, potrà essere il luogo in cui dare spazio al racconto, al dialogo con gli utenti, alla promozione dei servizi anche attraverso l’advertising. 
Instagram, invece, è per antonomasia il social delle immagini: via libera a foto ben fatte, luminose, che raccontino davvero la realtà della nostra struttura e trasmettano l’atmosfera che si respira durante il soggiorno.

Le regole d’oro per la comunicazione sui social

Alcune regole d’oro, però, valgono per tutte le comunicazioni sui social:

  • innanzitutto attenzione alla proporzione tra le tipologie di contenuto: essere troppo promozionali è dannoso, meglio mantenere un rapporto di 80% di post di racconto e un 20% di post commerciali.
  • i video e le immagini devono essere sempre curati, no all’approssimazione;
  • attenzione alle interazioni: parlare con gli utenti, anche quando scrivono recensioni negative, può trasformarli da clienti scontenti a veri e propri brand ambassador;
  • i profili devono essere completi di tutte le informazioni utili, compreso indirizzo, numero di telefono, orari e tutto quanto serve per raggiungervi;
  • sfruttare i contenuti generati dagli utenti genera un doppio vantaggio: cogliere il loro punto di vista, che magari sarà diverso dal vostro, e premiarli dando loro visibilità.

SEO e SEM: come si lavora su Google

Oltre ai social, parlando di web marketing per hotel, è fondamentale tenere presente un altro grande attore protagonista: Google.

Tecnicamente SEM sta per Search Engine Marketing e indica quella parte del web marketing turistico che ha lo scopo di indirizzare gli utenti verso un sito utilizzando campagne a pagamento su Google mentre la SEO – Search Engine Optimization – si occupa del posizionamento in maniera organica, cioè senza adv.

Questi due strumenti lavorano molto bene in sinergia, ma è importante comprendere come farli funzionare insieme.

Innanzitutto si parte dalla keyword map: un buon mix tra parole chiave generiche del settore e parole chiave più specifiche inerenti alle peculiarità della struttura è l’ideale per un buon posizionamento sul principale motore di ricerca.

Esistono diversi mezzi per realizzare una keyword map completa ed efficace, confrontando anche le parole chiave utilizzate dai competitors. Google stesso mette a disposizione uno strumento che è Google Trends

Una volta che avremo a disposizione la nostra keyword map potremo procedere ad ottimizzare tag della pagina, meta tag e metadescription.
A questo punto si può ragionare su una strategia di adversiting su Google che miri a portare traffico in alcune pagine chiave del nostro sito attraverso le quali l’utente potrà facilmente arrivare alla prenotazione.

Ed una volta che i clienti atterrano nel sito del nostro hotel?

Una volta che i clienti sono atterrati sul nostro sito, l’obiettivo è quello di convertire le visite in prenotazioni

In questo step il ruolo fondamentale sarà rivestito dal booking engine, che dovrà essere in grado di completare il processo di prenotazione in pochi passaggi.

Innanzitutto il booking engine deve essere integrato nel sito della struttura attraverso una call to action molto efficace. 

Il booking engine deve permettere di completare il processo di prenotazione in maniera semplice, fornendo immediatamente informazioni di prima necessità sull’albergo come la disponibilità delle stanze e le promozioni attive.

Altro aspetto importante è legato ai sistemi di pagamento. Il booking engine ideale permette all’utente di pagare con più metodi possibili e – soprattutto – rispetta i più alti standard di sicurezza delle transazioni.
Ma soprattutto vanno resi evidenti i vantaggi ai visitatori che scelgono di prenotare direttamente da voi, così da aumentare il tasso di conversione e la fidelizzazione del cliente.

Upgrade vs Upsell: strumenti di brand reputation e revenue per un hotel

Upgrade vs Upsell in Hotel strategie

In questo articolo vogliamo entrare nel dettaglio e capire come un albergatore debba usare la strategia dell’Upgrade e quella degli Upsell per aumentare due aspetti fondamentali del proprio business: la customer satisfaction ed il revenue.

Come prima cosa andremo a spiegare la differenza tra upgrade ed upsell. Entrambi consistono nel proporre al cliente che ha prenotato il passaggio ad un alloggio di livello superiore.

Nel caso dell’upgrade questo passaggio viene fatto in maniera gratuita, nel caso dell’upsell si richiede il pagamento di un importo di denaro.

La differenza principale tra le due strategie è quindi quella del richiedere o meno un pagamento al cliente per un servizio di livello più alto, è differente anche la modalità con cui questa offerta viene avanzata al cliente.
Anche se il risultato finale è il medesimo, ossia quello di offrire al cliente un’esperienza di soggiorno “migliore”, l’upsell e l’upgrade hanno due finalità diverse.

1 – Upsell come strumento di revenue

L’upsell è quindi uno strumento che permette di aumentare il revenue della propria azienda alberghiera. Poiché il passaggio di alloggio viene offerto previo pagamento si comprende facilmente che di per sé questo è già una sorgente di fatturato, ma oltre a questo, quando si libera una camera di livello più basso e la si rimette in vendita su tutti i propri canali di distribuzione, aumenta notevolmente la probabilità di rivenderla (camere di livello più basso sono più facili da vendere in genere).

La combinazione del costo di upsell e il revenue generato dalla vendita di un’ulteriore unità compone quello che è il guadagno portato alla struttura dalla strategia di upsell.

2 – Upgrade come strumento di brand reputation

L’upgrade è un servizio gratuito che viene offerto al cliente, questo si trova a soggiornare in un alloggio migliore rispetto a quello che aveva prenotato (più ampio, vista migliore o con un allestimento più confortevole) e per questa ragione si sentirà speciale ed esclusivo, aumentando quella che è la soddisfazione nei confronti della nostra struttura e la nostra reputazione.

Come e quando fare Upsell e Upgrade in Hotel

Upsell e Upgrade possono essere fatti in due momenti temporali differenti, se prendiamo come riferimento il customer journey del cliente (ne abbiamo parlato in questo articolo), il momento in cui si può proporre un upgrade è contestuale al check in del cliente.

Quindi quando il cliente arriva in struttura e sta fornendo i suoi dati e documenti, a quel punto si può comunicare l’avvenuto passaggio di livello della camera.

Non è detto tuttavia che il cambio di camera debba essere fatto in quel momento, l’upgrade può essere stato fatto dal receptionist anche uno o due giorni prima, questo dipende dal livello di confidenza che si ha di vendere le camere di livello superiore o meno.

Capire quand’è il momento giusto di fare lo spostamento della prenotazione è quindi variabile e dipende dalla stagione e dallo storico dell’hotel
Prima liberiamo una camera di livello più basso e maggiore è la probabilità di rivendere la camera, allo stesso tempo però se occupiamo tutte le camere di livello superiore molto tempo prima allora rischiamo di perdere del revenue.

In questo contesto il nostro consiglio è quello di leggere i dati storici e la reportistica, così fare la scelta basandosi sull’esperienza e sulla conoscenza dell’andamento del vostro hotel.

In ogni caso la comunicazione del passaggio di camera viene fatta al cliente sempre in fase di check in, magari spiegando la differenza tra le due tipologie di alloggio per evidenziare l’esclusività del trattamento riservato al cliente.
È evidente che proporre un upgrade è semplice ed aiuta ad accrescere il brand della struttura, difficilmente un cliente rifiuterà un aumento del livello della camera a costo zero. 

Discorso diverso per l’upsell che non può essere fatto contestualmente al check in; proporre di passare ad una camera “suite” per soli “100€ in più” è un’offerta indelicata che può mettere in difficoltà alcuni clienti.
Per questa ragione è preferibile delegare il compito di proporre l’upsell a strumenti informatici

Tra le 24 e le 48 ore precedenti all’inizio del soggiorno invieremo alla casella di posta del cliente una mail di pre soggiorno. In questa email ci saranno le indicazioni su come raggiungere la nostra struttura ricettiva, informazioni utili e probabilmente il form per il check in online. Oltre a questo possiamo proporre al cliente la possibilità di acquistare il passaggio di tipologia di camera evidenziando che questo è scontato di un X%.

Gli strumenti software per gestire correttamente upsell e upgrade

Diversi sono gli strumenti software che aiutano l’albergatore ad automatizzare upsell e upgrade: primo tra tutti il pms gestionale che permette di spostare facilmente le prenotazioni senza commettere errori.  

Importante è anche il ruolo svolto dal channel manager che evita di andare in overbooking ed automatizza la riapertura delle camere in caso di una cancellazione sotto data. 


Prova il gestionale Slope per 30 giorni

Slope, software gestionale per hotel, permette di automatizzare upsell e upgrade aiutandoti a massimizzare il revenue e facendo accrescere il brand della tua struttura. 
Contattaci per richiedere un test account.

Booking Engine WordPress: come installare il plugin nel sito dell’hotel

Come installare plugin Wordpress nel sito dell'hotel WordPress

Alcuni software gestionali per hotel come Slope mettono a disposizione dell’albergatore un plugin che permette un semplice collegamento del proprio sito (realizzato con WordPress) al booking engine

L’obiettivo del plugin è quindi quello di facilitare l’interazione tra il sito della struttura e il proprio booking engine, semplificando l’esperienza utente e di conseguenza aumentare le prenotazioni dirette che si ottengono tramite il sistema di prenotazione.

In alternativa a questi tipi di plugin si possono trovare dei moduli che danno possibilità al viaggiatore che naviga sul vostro sito di prenotare direttamente dal sito WordPress della struttura senza la necessità di acquistare un booking engine. 
Questi tipi di moduli permettono la prenotazione da sito, ma richiedono una serie di operazioni manuali di configurazione non da poco.

La differenza tra un booking engine professionale ed un semplice plugin WordPress

Sia un booking engine professionale che un plugin WordPress permettono di ricevere prenotazioni dirette dal proprio sito web. 

Tuttavia un semplice plugin WordPress non essendo collegato con gli altri strumenti software come gestionali, CRS o fogli di calcolo, non effettua una sincronizzazione automatica dei dati come per esempio: prenotazioni, tariffe, prezzi e disponibilità.

Questo comporta molto lavoro manuale necessario da parte dell’albergatore che va tenuto in considerazione. 

Erroneamente nel processo di comparazione ci si sofferma solo sulla valutazione del layout grafico del modulo, dimenticandosi che con un semplice plugin WordPress l’albergatore si deve preoccupare di tenerlo aggiornato e tenuto in sincronizzazione con quelle che sono le prenotazioni provenienti dagli altri canali.

Un booking engine professionale è quasi sempre collegato direttamente con il PMS (gestionale dell’hotel). Grazie a questa integrazione l’albergatore non deve curarsi di aggiornare prezzi e disponibilità dei propri alloggi, proprio perché questa operazione sarà del tutto automatica e farà risparmiare molto tempo all’albergatore.

Un altro aspetto molto importate è quello legato alla possibilità di collezionare carte di credito a garanzia delle prenotazioni, un booking engine professionale vi permetterà infatti di gestire sia gateway di pagamento (come PayPal o Stripe) o scegliere di collezionare carte di credito a garanzia delle proprie prenotazioni per processarle poi in un secondo momento.

Booking Engine professionaleSemplice Plugin WordPress
Ricevere prenotazioni dirette dal sito della struttura ✔️ ✔️
Personalizzare il layout grafico ✔️ ✔️
Inviare i dati delle prenotazioni al gestionale  ✔️
Sincronizzare le disponibilità degli alloggi con gli altri canali di vendita ✔️
Processare i pagamenti  ✔️

Come installare il booking engine nel sito web

Una volta scelto il booking engine da utilizzare per la vendita dei propri alloggi è importante che questo sia facilmente configurabile da parte del vostro webmaster

Per questo motivo è importante che vengano messi a disposizione dei plugin che favoriscano l’implementazione all’interno del sito. Allo stesso tempo questo deve essere:

  • personalizzabile nello stile e nei colori;
  • essere responsive (e quindi essere in grado di adattarsi a qualsiasi schermo o dispositivo);
  • facile da usare ed installare.

Plugin WordPress – Booking Engine Slope

Uno dei maggiori vantaggi di avere un sito web su cui installare il proprio booking engine attraverso un plugin, è quello di ottenere prenotazioni dirette senza dover pagare alcuna commissione ad altri portali.

Il plugin WordPress del Booking Engine di Slope è stato ideato con lo scopo di mettere nelle mani dell’albergatore uno strumento con cui vendere facilmente le proprie camere ed aumentare le prenotazioni dirette.

Essendo il booking engine di Slope collegato con il pms gestionale, è possibile: 

  • creare tariffe e promozioni personalizzabili ed in base al periodo;
  • scaricare automaticamente le prenotazioni nel planning; 
  • gestire automaticamente disponibilità e chiusure con canali OTA; 
  • impostare durata minima e durata massima del soggiorno; 
  • mettere in vendita solo determinati alloggi in determinati giorni; 
  • gestire i pagamenti online; 
  • e molto altro ancora.

Cosa sono e a cosa servono i Widget?

I widget, sviluppati appositamente per WordPress, sono dei moduli semplici da installare nel sito web della struttura che permettono di semplificare ulteriormente l’integrazione con il booking engine.

Widget Date Booking Engine

Widget prenotazioni Slope mobile e laptop con colore di accento azzurro

Il widget date permette ai potenziali visitatori del sito web di aprire il calendario e andare selezionare un intervallo di date per cui intendono soggiornare. Il widget date è posizionato solitamente nella parte alta del sito e viene messo ben in evidenza, così che il cliente possa effettuare una prenotazione in maniera rapida e veloce.
Un aspetto importante del widget date è che deve essere responsive, adattandosi alla navigazione di qualsiasi dispositivo.

Widget Promozioni Booking Engine

Widget promozioni Slope mobile e laptop con colore di accento magenta

Il Widget Promozioni permette di mostrare in determinate sezioni del sito quei pacchetti promozionali che sono stati creati all’interno del gestionale.
Le promozioni messe in evidenza si aggiornano in automatico e permettono all’albergatore di creare promo all’interno del sito, senza dover aggiornarlo manualmente. 

È possibile creare promozioni che siano visibili in determinati intervalli di date e che siano prenotabili solo in determinati giorni della settimana

Il Widget Promozioni permette di creare combinazioni infinite in cui è possibile specificare: 

  • Condizioni e descrizione dell’offerta; 
  • Intervallo di date in cui è prenotabile il soggiorno; 
  • Intervallo di date in cui è visibile la promozione all’interno del booking engine; 
  • Scegliere in quali giorni è prenotabile il soggiorno (lun,mar,merc ecc);
  • Determinare soggiorno minimo e soggiorno massimo;
  • Selezionare quali alloggi e trattamenti mettere in vendita;
  • Decidere se mostrare il prezzo per notte o il prezzo totale.

Gestionale B&B Gratis? Scopriamo l’applicazione gratuita Mole

Gestionale B&B Gratis? Come scegliere gestionale bed and breakfast

Appena si apre una piccola struttura ricettiva come un agriturismo o un bed and breakfast si cerca di contenere i costi e molto spesso si cerca un gestionale B&B gratis

Oggi vi vogliamo parlare di un progetto molto smart e intuitivo che può fare al caso di quelle strutture ricettive (come bed and breakfast, agriturismi o country house) che hanno bisogno di un programma semplice e gratuito per la gestione della propria struttura.

Vi parliamo dell’applicazione Mole. 

Scopriamo MOLE, l’app per smartphone e tablet

Un’applicazione come Mole permette all’agriturismo o al bed and breakfast di registrare prenotazioni attraverso un calendario semplice ed estremamente intuitivo, pensato per gestire comodamente anche una decina di camere o appartamenti.

Mole è un’applicazione disponibile sia per cellulari smartphone iOS che Android, ottima per chi cerca un app gratuita per gestire il proprio bed and breakfast.

La funzionalità principale di Mole è di offrire all’albergatore una visione d’insieme dello stato delle prenotazioni attraverso un calendario che mette in evidenza quelli che sono gli ospiti che soggiorneranno presso la propria struttura, permettendo di etichettare ciascun cliente ed inserire note nella prenotazione.  

Vantaggi di Mole, app bed and breakfast gratis

Dotarsi di un’applicazione come Mole porta una serie di vantaggi per chi è alle prime armi con la gestione di una piccola struttura ricettiva:

  1. Facile nella configurazione iniziale
  2. Semplicità d’utilizzo nella registrazione di prenotazioni
  3. Fruibile da smartphone e tablet

Come funziona Mole, gestionale bed and breakfast

Quando si apre l’applicazione per la prima volta viene chiesto all’utente di indicare il numero di alloggi che si desidera gestire. Inserito il numero viene subito presentato un calendario che mette in relazione ciascuna camera con le date sia nel futuro che nel passato (per avere uno storico di chi ha soggiornato).

Prima di inserire le prenotazioni vi suggeriamo di configurare l’applicazione andando nella sezione impostazioni e dando un nome a ciascun alloggio (camera o appartamento) della vostra struttura.

Dare un nome alle camere vi permette di gestire in modo facile l’inserimento delle prenotazioni sul giusto alloggio, evitando così errori di assegnazione.

Planning di Mole (vista smartphone)

Inserimento di una prenotazione

Per inserire una nuova prenotazione è sufficiente fare tap con il dito su una cella del calendario, si aprirà una schermata in cui inserire le generalità della prenotazione come ad esempio:

  • intervallo di date del soggiorno
  • camera o appartamento
  • prezzo
  • eventuale importo della caparra
  • numero di ospiti (suddivisi in adulti, bambini e neonati)
  • note
  • nominativo del prenotante
  • recapito telefonico del prenotante
  • email
  • e… un codice colore

Il codice colore (o tag) è uno strumento che rende l’applicazione molto flessibile perché vi permette di distinguere le prenotazioni in base al colore facendo riferimento ad una convenzione a vostra scelta.
Ad esempio alcuni utenti possono decidere di cambiare il colore della prenotazione in base allo stato del pagamento, alla tariffa scelta (Bed and Breakfast, Mezza Pensione o Pensione Completa) oppure in base al canale di provenienza della prenotazione stessa (per discriminare una prenotazione ricevuta direttamente tramite email, telefono oppure tramite i portali di distribuzione online come Booking.com, Expedia, AirBnb o BedAndBreakfast.it ).


Effettua l’upgrade, acquista Slope e fai decollare il tuo hotel!

Tuttavia essendo Mole un’applicazione gratuita ha delle limitazioni, e non può essere considerata un sostituto ad un PMS o CRS specialmente se la struttura a dover utilizzare questo tipo di software gestionale è un albergo. 

Un’applicazione come Mole non permette infatti di gestire alcuni aspetti fondamentali della gestione come: 

Un errore comune commesso da alcuni gestori è quello di vedere il software come poco più di uno strumento per inserire prenotazioni e registrare check-in. 

Se ritieni che la tua struttura abbia bisogno di una soluzione software completa da cui gestire i diversi aspetti, perché non provi Slope? 

La demo è gratuita per 30 giorni, basta compilare il seguente modulo.

Abilita i cookie per vedere questo contenuto.

Stai vedendo questo avviso perché il servizio “YouTube” utilizza cookie di terze parti. Per visualizzare questo contenuto, abilita i cookie cliccando su “Ok” nella barra dei cookie oppure apri le preferenze.